Dramatisk nedgang i sykefraværet: Studentsamskipnadens grep ga imponerende resultater

Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge tok tak i sykefraværet blant de ansatte. Det endte med reduksjon i langtidsfravær fra 9,2 til 2,9 prosent. 

- Vi så at mange var syke over lang tid, og det var viktig å ta tak i det. En ting er den økonomiske kostnaden, men vi gjorde ikke nok for de ansatte som var syke. Den oppfølgingen var det viktig å gjøre noe med, sier Kristin Tandberg-Hemsøe, direktør for forretningsstøtte i Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge (SSN).

Med 13 spisesteder, en barnehage og en stor drifts- og renholdsavdeling, har SSN mange ansatte i såkalte sliteyrker. Vinteren 2019/20 nådde sykefraværet en topp på 11,4 prosent. Det var tid for å ta grep.

Gode råd på veien

- Det første vi gjorde var å hente inspirasjon og kunnskap fra andre bedrifter. Andre har lykkes godt med dette tidligere, og vi fikk gode råd. Et av rådene var å starte med de tunge sakene, samtidig som vi begynte å kartlegge og analysere sykefraværet. Vi fikk ganske raskt et bilde av hvor det var viktig å sette inn tiltak, sier Tandberg-Hemsøe.

Tidlig i prosessen hadde Tandberg-Hemsøe et møte med NAV hvor hun ba om hjelp til å lære opp ansatte og ledere.

- NAV sitter på verdifull kompetanse på området, og de sa ja til å jobbe sammen med oss i prosjektperioden. Dette ga oss et veldig godt grunnlag å jobbe ut fra, og det har gitt oss stor trygghet i hele prosjektet å samarbeide tett med noen som kjenner godt til alt rundt sykefravær og oppfølging.

Skepsis i starten

SSN gjennomførte et pilotprosjekt som tydeliggjorde betydningen av god lederopplæring. Jevnlige møter med ledere ble viktig for å trygge dem på alt de kan og skal gjøre i forbindelse med sykefravær. Det ble også gjennomført obligatoriske allmøter sammen med NAV hvor alle ansatte fikk god informasjon om plikter og rettigheter knyttet til sykefravær.

- Det at alle fikk denne informasjonen samtidig la et viktig grunnlag og skapte en felles forståelse, sier Tandberg-Hemsøe.

Flere var skeptiske i starten. «Er det ikke lov å være syk i SSN lenger, nå da?» spurte de. Men systematisk arbeid med kommunikasjon og lederoppfølging fungerte: god informasjon gjennom jevnlige saker i nyhetsbrev, presentasjoner i allmøter, veiledning en til en, kompetansemøter og kurs gjorde at måten SSN håndterte sykefravær på sakte, men sikkert ble endret.

- HR-avdelingen har gjort en formidabel innsats, sier Tandberg-Hemsøe.

- Tidligere var HR-avdelingen en rådgiver ved forespørsel, men med større fagkompetanse har medarbeiderne i HR tatt en mer aktiv rolle og er nå i større grad initiativtakere.

Veien videre

- Hvordan skal dere jobbe med dette videre?

- Frem til nå har vi jobbet først og fremst med det pågående sykefraværet, men det ligger store muligheter i arbeidsmiljø, kultur, fysisk og psykisk god helse, og det å forebygge sykefravær er noe vi skal jobbe aktivt med i 2022. For øyeblikket ser vi at pandemien gir en økning i korttidsfraværet, derfor har vi ekstra fokus på langtidsfraværet akkurat nå.

- Og hvordan ser sykefraværet ut nå?

- Det er veldig bra. Tallene for langtidsfravær er mest imponerende, på det høyeste lå det på 9,2, mens ved utgangen av 2021 var det nede på 2,9. Det totale sykefraværet ligger nå på 5-6 prosent. Det er en fantastisk nedgang som kommer som et resultat av at vi har brydd oss om de sykmeldte. Det lønner seg. Så nå er det bare å fortsette det gode arbeidet.

Suksessfaktorer for sykefraværsarbeidet i SSN:

• Bistand, erfaringer og råd fra NAV og andre virksomheter som har lykkes.

• Obligatoriske allmøter og god informasjon som bygget en grunnleggende forståelse i organisasjonen.

• Grundig opplæring og tett oppfølging av ledere.

• Tidlig fokus på å løse fastlåste langtidsfravær.

• Omsorg og oppfølging: det lønner seg å bry seg om de sykmeldte.

Anslag kostnadsbesparelser:

Dette er ikke presise tall, men et anslag over bruttokostnader knyttet til sykefravær i SSN i løpet av et år.

2019: 8,5 millioner kroner

2021: 3,5 millioner kroner