Med alt på ett brett

Det vanskelige for Vy Buss AS har ikke vært å gi 7 000 bussjåfører eget nettbrett, men å få på plass alt av digitalisering, apper og prosessforbedringer i bakkant. – Det er alt dette som skaper resultatene i organisasjonen, forteller Kristine Eiken Sortland i Vy buss.

Hvis det noensinne har vært sånn at et visst humør var alt som skulle til for å bli bussjåfør, er den tid for lengst forbi – i hvert fall i Vy buss.

Selskapet står midt i et prosjekt som skal utstyre samtlige av selskapets rundt 7 000 bussjåfører i Norge og Sverige med nettbrett. Dette skal forbedre arbeidsflyten, gi dem direkte tilgang til flere interne systemer og åpne for mer digitalisert kommunikasjon i selskapet.

– Organisasjonen begynte for noen år siden å kjenne et veldig sterkt behov for å skape en felles, digital plattform. Bussektoren har endret seg veldig, og det finnes nå mange ulike systemer en bussjåfør kan behøve tilgang til, sier Kristine Eiken Sortland, kvalitets- og miljødirektør i Vy buss.

Sjåførene har mail og timelister, e-læringsverktøy, og en app som kommuniserer med bussen og registrerer hvordan sjåføren kjører på sitt Samsung nettbrett.

– Vi har hatt et intranett lenge, men det var ikke så greit for sjåførene å følge med der. Det stod noen skjermer fremme på pauserom på bussdepotene, og de som hadde smarttelefon kunne logge seg på om de ønsket. Sjåførene trengte imidlertid en litt mer personlig plattform som både kunne gi dem tilgang til virksomhetens systemer og mulighet for enklere, åpnere kommunikasjon mot resten av organisasjonen, sier hun.

Hun forteller videre at selskapet tidligere har hatt en sjåførhåndbok som «alle» skjønte at de måtte få bort fra papir og over på et digitalt medium. Ordningen ble å utstyre sjåførene med hvert sitt Samsung-nettbrett til bruk både før og etter arbeidsdagen.

– På nettbrettet har sjåførene ulike applikasjoner som gjør det enklere å rapportere feil og avvik ved kjøretøyet, og det innrapporterte kommuniseres elektronisk videre. Videre har sjåførene mail og timelister, e-læringsverktøy, og en app som kommuniserer med bussen og registrerer hvordan sjåføren kjører. Denne er populær, ikke minst i sammenheng med det årlige Vy-mesterskapet som arrangeres for å fremme en økonomisk, miljøvennlig, kundevennlig og sikker kjørestil.

Engasjement fra toppen

Techstep har vært leveransepartner for nettbrettene og rådgiver for blant annet administrasjonsløsningen – en såkalt EMM (Enterprise Mobility Management) fra VMware. Oppsett og distribusjon er en viktig side i dette prosjektet, men prosessen for å få på plass riktige arbeidsprosesser og et velfungerende lagspill mellom systemene bak nettbrettene og appene som sjåførene har fått i hende, ble enda mer kompleks.

Prosjektet har vært direkte underlagt ledergruppen i Vy buss, som blant annet har hatt progresjonsrapporter i prosjektet som et fast agendapunkt i alle ledermøter.

– Ledergruppen har viet dette arbeidet stor prioritet, og det har vært veldig nyttig å kunne diskutere bekymringer og utfordringer. I tillegg gir en slik jevnlig rapporteringssyklus en rytme i prosjektet som er veldig viktig, det er i det hele tatt veldig viktig med deadlines, sier Sortland.

– Eierskapet fra så mange sentrale deltagere i Vy buss sin organisasjon har vært en viktig suksessfaktor for dette arbeidet. I slike prosjekter er det mange beslutninger som skal fattes, og da er det viktig med god involvering, sier Erik Haugen, Chief Commercial Officer, i Techstep.

– Etter vår mening har Vy buss gjort mange gode valg. Blant annet gir Samsungs nettbrettet mye verdi for pengene, og Enterprise Mobility Management-plattformen WorkspaceONE fra VMware er en løsning som vi har svært gode erfaringer med, sier han videre.

Tilbakemeldinger og læringspunkter

Prosjektet har pågått i Vy buss en god stund. Sortland deler gjerne de fem viktigste læringspunktene fra prosjektet hittil:

• Dette er kanskje selskapets største organisasjonsutviklingsprosjekt på lang tid