Guide: Så använder du AI smartare i kommunikationsarbetet

AI har på kort tid blivit ett vardagligt verktyg för den som arbetar med PR och kommunikation. Men för att AI ska skapa verklig nytta gäller det att använda tekniken både på relevanta och strategiska sätt. Här går vi igenom hur du kan vässa din AI-användning för att skapa värde i hela organisationen.

AI:s potential inom PR och kommunikation handlar om mer än att producera innehåll snabbare. Rätt använt kan tekniken hjälpa kommunikatörer att dessutom upptäcka samband, utmana invanda perspektiv och ta tillvara kunskap som annars riskerar att gå förlorad. Det handlar om att använda AI för att utveckla analys och beslutsfattande och därmed skapa bättre förutsättningar att ta fram kommunikation som faktiskt gör skillnad.

Men hur går man från enstaka AI-projekt till arbetssätt som faktiskt förbättrar kommunikationsarbetet? Här nedan följer fem områden där tekniken kan bidra, tillsammans med konkreta tips på hur du kommer i gång.

1. Hitta nyhetsvinklar och upptäck trender tidigare

En viktig del av PR-arbetet är att förstå vad som händer i omvärlden och identifiera vilka frågor som är relevanta för organisationen. Det kräver research och förmågan att se samband mellan olika händelser, rapporter och perspektiv. Här kan AI hjälpa dig att hitta mönster som annars kan vara svåra att upptäcka.

AI kan också bidra till att utveckla en nyhetsvinkel på något som organisationen redan planerar att kommunicera. En produktlansering kan till exempel få ökat nyhetsvärde om den kopplas till en aktuell samhällsförändring eller ett problem som många försöker lösa, och därmed kan berättelsen få större relevans.

Ta hjälp av AI-verktyg för att:

• Samla in relevanta artiklar, rapporter, undersökningar och annat underlag.

• Identifiera återkommande teman, förändringar över tid och perspektiv som skiljer sig från den etablerade bilden.

• Testa att formulera en konkret fråga, exempelvis: ”Vilka resultat i det här materialet skulle kunna vara relevanta för en journalist och varför? Skilj mellan belagda fynd och möjliga tolkningar.”

• Hitta alternativa nyhetsvinklar och undersöka vad som gör varje vinkel relevant just nu.

AI kan hjälpa dig att hitta möjliga samband, men du behöver alltid kontrollera underlaget och bedöma om slutsatserna håller. Det är också du som avgör om en vinkel är tillräckligt ny, relevant och intressant för den tänkta målgruppen.

2. Förbered research, mediepitchar och talespersoner

Inför en mediepitch, intervju eller debattartikel behöver du ofta sätta dig in i ett ämne, förstå den aktuella diskussionen och hitta argument som håller. AI kan hjälpa dig att snabbt få överblick över omfattande material, jämföra olika ståndpunkter och identifiera frågor som behöver undersökas närmare.

AI kan också användas för att utmana ett budskap innan det möter omvärlden. Genom att låta AI inta olika perspektiv kan du upptäcka svaga argument, otydliga formuleringar eller invändningar som du behöver förbereda dig på.

Ta hjälp av AI-verktyg för att: 

• Sortera information, data och bakgrundsmaterial och be om en sammanfattning med de viktigaste fakta, argumenten och eventuella kunskapsluckorna.

• Testa en vinkel inför en intervju: ”Utifrån det här underlaget, vilka fem kritiska frågor är mest sannolika? Vilka påståenden behöver vi kunna belägga?”

• Granska en mediepitch med fokus på nyhetsvärde: ”Vad är nytt i den här pitchen, varför är det relevant nu och vad skulle kunna få en journalist att tacka nej?”

• Stresstesta ett viktigt budskap genom att be AI granska det ur exempelvis en journalists, kunds, medarbetares eller kritikers perspektiv. Be verktyget peka ut möjliga feltolkningar och frågor som behöver besvaras.

AI ersätter inte kunskap om medierna eller personliga relationer med journalister. Däremot kan det ge ett bättre underlag inför kontakten och hjälpa dig att upptäcka brister innan materialet skickas. Kontrollera alltid fakta mot originalkällor, AI-verktyg kan återge felaktiga uppgifter eller dra slutsatser som inte stöds av underlaget.

3. Effektivisera det löpande arbetet utan att tappa kvalitet

Mycket av kommunikationsarbetet består av uppgifter som inte alltid kräver strategisk bedömning, men som ändå tar tid; att sammanställa information, hantera återkoppling, förbereda möten och hålla reda på vad som ska göras härnäst. Här kan AI förenkla återkommande arbetsmoment. Nyttan blir störst när du utgår från ett konkret problem i arbetsflödet, snarare än att använda AI bara för att tekniken finns tillgänglig.

Ta hjälp av AI-verktyg för att: 

• Identifiera ett arbetsmoment som ofta återkommer och tar tid, exempelvis att sammanställa mötesanteckningar eller hantera synpunkter på ett utkast.

• Be AI strukturera mötesanteckningar i beslut, ansvariga och nästa steg, eller sammanställa återkoppling från flera personer och skilja mellan gemensamma synpunkter och motstridiga önskemål.

• Jämföra dokumentversioner, sammanställa underlag inför rapportering eller kontrollera att centrala uppgifter är konsekventa i olika texter.

• Testa arbetssättet i liten skala och jämför resultatet med hur uppgiften utfördes tidigare. Kontrollera både tidsåtgång och kvalitet innan du inför det permanent.

Det är samtidigt viktigt att skilja mellan att spara tid och att förbättra kommunikationen. Om den tid som frigörs bara används till att producera ännu mer innehåll har arbetet kanske inte blivit bättre i grunden. Den verkliga nyttan uppstår när du får mer utrymme för analys, idéutveckling, strategiska prioriteringar och relationer.

4. Ta tillvara på organisationens samlade kunskap

Viktiga insikter och beslut finns ofta utspridda i presentationer, dokument, mejltrådar och tidigare kommunikationsmaterial. Det kan göra det svårt att förstå varför ett budskap valdes, hur organisationens ståndpunkt har förändrats eller vilka erfarenheter som finns från tidigare insatser.

Här kan AI hjälpa till att göra organisationens samlade kunskap mer tillgänglig och användbar. I stället för att börja från noll inför varje ny uppgift kan du få hjälp att hitta relevant historik, sammanställa tidigare beslut och se hur olika delar av verksamheten hänger ihop.

Det kan exempelvis vara värdefullt när en ny medarbetare ska sätta sig in i ett ämne, när en talesperson behöver förberedas eller när organisationen ska kommunicera kring en fråga som har en lång historia.

Ta hjälp av AI-verktyg för att: 

• Samla och söka i kvalitetssäkrade dokument från organisationen via en godkänd AI-lösning.

• Sammanställa tidigare kommunikation, återkommande argument och hur budskapen har utvecklats över tid.

• Identifiera frågor som ännu inte har besvarats och få hänvisningar till originaldokument och datum för att kunna kontrollera uppgifterna och säkerställa att tidigare ståndpunkter inte förväxlas med dagens.

För att detta ska fungera behöver materialet vara relevant, uppdaterat och tillgängligt för verktyget. AI kan hjälpa till att hitta och sammanställa kunskap, men det krävs mänsklig bedömning för att avgöra vad som fortfarande gäller och hur tidigare erfarenheter ska användas.

5. Skapa ett ramverk för hur AI ska användas

När AI blir en del av det dagliga kommunikationsarbetet behövs tydliga rutiner för kvalitet, informationssäkerhet och ansvar. Det handlar inte bara om vilka verktyg medarbetarna får använda, utan också om vilka uppgifter som lämpar sig för AI och var mänsklig bedömning alltid måste finnas med.

Ett AI-genererat utkast kan vara en bra startpunkt, men ett svar till en journalist, ett uttalande i en känslig fråga eller en kommentar under en kris kräver förståelse för sammanhanget och hur budskapet kan uppfattas. AI kan bidra med underlag och hjälpa till att förbereda olika scenarier, men ansvaret för kommunikationen ligger kvar hos organisationen.

Ta hjälp av AI-verktyg för att: 

• Kartlägga vilka arbetsuppgifter AI används till i dag och vilka användningsområden som skulle kunna ge störst nytta.

• Bestäm vilka verktyg som är godkända och vilken typ av information som får delas. Var särskilt försiktig med personuppgifter, konfidentiellt material och känslig information.

• Definiera när fakta, källor och formuleringar alltid ska kontrolleras av en människa, exempelvis inför publicering eller extern kommunikation i känsliga frågor.

• Bestäm vem som ansvarar för granskning och godkännande, och följ upp hur arbetssätten fungerar i praktiken.

Riktlinjerna behöver inte vara komplicerade för att göra skillnad. Börja med några tydliga principer, testa dem i vardagen och uppdatera dem i takt med att både verktygen och organisationens behov förändras.

Vill du göra ditt kommunikationsarbete enklare?

Här kan du läsa mer om våra olika AI-baserade verktyg och funktioner för att bland annat utveckla dina pitchmail och PR-vinklar, mäta och analysera din synlighet samt bevaka media och journalister.