Förvandla grupper till team och lyckas med fler projekt

Inledning
Under de 15 år jag arbetat med test i små och stora organisationer, har jag medverkat i och drivit ett antal olika projekt. Projektformer har varierat och på senare år följt trenden från traditionellt vattenfall mot mer agilt (dock sällan fullt ut agilt). Projektledarskap, metoder och verktyg för planering och uppföljning har verkligen varit olika från projekt till projekt.

Något som alltid intresserat mig är att se mönster i de projekt som lyckas bra jämfört med de projekt som misslyckas. I början analyserade jag olika projektmodeller, vilka verktyg för projektledning som användes och vilka metoder för tid- och kostnadsskattning man använde. Dessa faktorer är givetvis viktiga men vad jag sett inte det som avgör om projekt blir lyckade.

Det tydligaste mönster jag sett i de lyckade projekt jag deltagit i är istället att projektmedlemmarna arbetar i dedikerade team och inte enbart i grupp. Detta är betydligt viktigare än vilken projektmodell och vilka verktyg man använder! 

Vad är då skillnaden mellan en grupp och ett team och hur gör man transformationen? Först några definitioner:

Grupp
En arbetsgrupp är, enligt min mening, en samling människor, relativt löst sammankopplade, som arbetar tillsammans, inom samma område, mot relativt otydliga eller individuellt satta mål. Beroendet mellan människorna i gruppen är lågt. Hur väl jag utför och lyckas med mina arbetsuppgifter påverkar inte hur väl övriga i gruppen uppnår sina mål.

En parallell jämförelse är en grupp maraton-löpare. Det är en samling människor som arbetar tillsammans, mot löst satta eller individuella mål (att ta sig i mål, att slå personbästa, att vinna). Hur snabbt jag springer påverkar inte andras prestation eller sluttid. Detta är alltså en grupp, men ingen skulle säga att en samling maraton-löpare är ett team.

Vad är då skillnaden mellan en grupp och ett team?

Team
För att kunna säga att vi jobbar i team måste vi lägga till några ytterst viktiga delar som ofta saknas i en grupp:

1.  Alla i teamet måste jobba mot gemensamma, tydliga mål
   Låter självklart men min erfarenhet är att målen ofta är oklara, individuella eller saknas.
2. Vi  måste skapa interna beroenden mellan människorna i teamet. 
   Övriga i teamet är beroende av mitt arbete och jag är beroende av vad andra gör.
3. Vi ansvarar gemensamt för att uppnå satta mål.
   Oavsett hur väl jag utför mina arbetsuppgifter är jag beroende av övriga i teamet för att vi ska uppnå målet.
         
       

Summan av en grupp är lika med summan av de ingående delarna. Summan av ett team kan vara betydligt större än de ingående delarna om man lyckas med ovanstående punkter!

Att skapa ett team
Att skapa ett dedikerat team är verkligen en utmaning för många företag idag. Min upplevelse är att man som medarbetare ofta medverkar i flera projekt åt gången samtidigt som man utför ”linjearbete” och andra lösryckta arbetsuppgifter. Nyckeln till framgång tror jag är följande:

1.  Ta omställningen från grupp till team på allvar!
    Ofta krävs en omorganisation och förändrade roller för att skapa team
2. Utbilda alla i agila arbetssätt och gruppdynamik
3. Frigör tid för team-medlemmarna
   Avsluta pågående projekt och minimera parallellarbete
4. Skapa tydliga mål
   Kör man SCRUM är produkt- och sprintmålen fantastiskt bra
5. Skapa interna beroenden mellan team-medlemmarna

Sammanfattning
Min erfarenhet är att det är en enorm skillnad att arbeta i grupp kontra team och att det är just väl fungerande team som är det avgörande för att lyckas med projekt!

Det är dock vanligt att man inför någon form av agilt arbetssätt (ofta SCRUM) utan att först skapa förutsättningar för team-arbete. Parallellarbete och beläggningsgrad får styra istället för flöde och fokus.

Jobbar du själv kanske i en testgrupp eller ett testteam, projektgrupp eller projektteam, produktutvecklingsgrupp eller produktutvecklingsteam, ledningsgrupp eller ledningsteam? Fundera på vilket och om det går att öka effektiviteten genom att transformera från grupp till team.

Daniel Olsson – AddQ Consulting