10 tips för effektiv e-posthantering

Informationstressen har aldrig varit högre ute på arbetsplatser än vad den är idag och tendensen är lika oavsett om jag hjälper företag i Sverige eller utanför Sverige. Numer finns det mängder av olika sätt för att få till sig ny information oavsett om man vill eller inte. Du går på fysiska möten både internt och externt, du deltar i telefonmöten, du deltar i videomöten, du får sms, ni har ett internt chattprogram på företaget, du har en telefon som ringer ibland, du kanske använder Facebook för privata meddelanden, andra människor pratar med dig samt så får du garanterat ett antal mail varje dag. Gällande just e-post och hanteringen av nya mail samt ditt ansvar som avsändare av e-post finns det en hel del smarta tricks att ta till. Därför har jag i min ambition att hjälpa dig en bit på vägen sammanställt mina bästa tips! 

1. Sträva efter en tom inkorg – varje dag

Hemma tömmer du brevlådan, postfacket eller dörrmattan varje dag. Du lägger inte tillbaka räkningar som ska betalas, tidningar som ska läsas eller reklam som ska slängas i brevlådan utan du har ett system för hur du hanterar allt ovan. Varför gör vi då inte på samma sätt på kontoret? Metoden för att lyckas med ”tom inkorg” kommer i tips nr 2.

2. Öppnar du så beslutar du

Vi tar det en gång för alla; din inkorg är inte rätt plats för saker du ska göra, följa upp eller spara. Det är en plats för ny post som du inte tagit beslut om ännu.

Första gången du öppnar ett nytt mail gäller det att fatta ett beslut om nästa åtgärd. Svara på det du kan svara på direkt. Kasta det du kan kasta och spara det du ska spara på rätt ställe vilket inte är din inkorg. Kräver informationen i mailet att du ska göra något så ska du planera in detta i din att-göra lista eller i din kalender. På sätt kan du ”släppa uppgiften” just nu och fokusera på det du ska göra just nu. 

Dit mål och din ambition bör vara att varje dag ha en tom inkorg vilket innebär att du tagit ett beslut om alla nya mail. Detta är INTE detsamma som att du gjort alla nya uppgifter för allt ska och bör garanterat inte göras samma dag som de trillar in.  Om jag ger mig på att summera upp vad som kan hända med ett nytt mail blir det följande:

Göra direkt: uppgiften måste göras direkt och du gör också uppgiften direkt. 

Göra men inte nu: alla uppgifter måste inte göras nu utan ska göras i ”framtiden”. Då räcker det inte att tänka jag ”gör det sen” utan planera NÄR i din att-göra lista eller i din kalender beroende på hur lång tid uppgiften tar. Min tumregel är att allt som tar mer än 20 min hamnar i min kalender och allt som tar mindre tid hamnar i att-göra listan. 

Delegera: skicka vidare direkt och notera när du ska följa upp detta som ett att-göra uppgift eller i din kalender på rätt datum. 

Spara: spara materialet på rätt plats direkt. 

Kasta: vad väntar du på? Kasta bort det du inte behöver eller kan hitta någon annanstans. 

3. Gör din e-post i block

Många människor öppnar och titta på mailen mellan 40-50 gånger under en dag för man vill inte missa något. Detta blir ett otroligt ineffektivt och tidskrävande beteende som ofta ger en känsla över att man inte får något gjort. Förmodligen är det också sant då enormt mycket tid kommer att förloras och läggas på att göra samma sak om och om igen.

Jag anser att det räcker att öppna inkorgen mellan 2-5 gånger per dag för de flesta. Vissa undantag för vissa jobb finns så klart men jag vill att du ser på din e-posthantering som vilken annan arbetsuppgift som helst. När du gör ett av dina block under dagen handlar det om att fatta beslut om nästa åtgärd enligt punkten ovan.  

4. Ta bort alla signaler för att ny post anlänt

Tjänstemän blir i snitt avbrutna var 11:e minut under en arbetsdag och det sorgliga är att vi, ofta, avbryter oss själva genom att hoppa mellan arbetsuppgifter. Signalen för att ny e-post har anlänt är en stor tids-/energitjuv som definitivt inte hjälper dig att fokusera. Stäng av dina signaler och du kommer få en omedelbar effekt av mer lugn och färre avbrott.

5. Skriv tydliga mail

Vad då ett tydligt mail? Det är här som svårigheten tilltar. Bara för att något är både tydligt och självklart för mig själv så betyder det inte att någon annan förstår men det är här man, som sändare, har otroligt mycket att vinna. Ju tydligare, enklare och mer förståeligt ditt mail är desto större sannolikhet är det att det det som du vilk ska ske verkligen också sker.

Professor Albert Mehabarian har lanserat en kommunikationsmodell som innebär följande:

• 55% av all kommunikation sker genom kroppspråk & ansiktsuttryck
• 38% sker genom betoning & tonläge
• 7% sker genom själva budskapet

Ja, du ser ju själv att det missas en del saker i hans kommunikationsmodell när vi mailar till varandra. Mitt råd är att du använder kommunikationssättet e-post på ett smart sätt. E-post ersätter inte 1-1 samtal, som många tyvärr tror. Använd inte heller e-post när du kräver ett snabbt svar, behöver ge kritik, förklara en komplex situation, när du är arg eller behöver framföra dåliga nyheter. För alla dessa situationer som jag nämnt ovan finns det bättre sätt att kommunicera än via e-post. E-post kan vara ett komplement i kommunikationen men inte det enda sättet.

6. Håll dina mail korta och till ett och samma ämne

Tänk efter hur du själv fungerar. Vad händer om du får ett mail som innehåller mängder av text? Många jag frågar erkänner, ibland villigt och ibland skamset, att de stänger ner mailet så fort det går och sen låtsas som de inte sett det. Det är en stor risk att mailet blir förhalat av mottagaren. Ibland måste du skriva långa mail men tänk då på att mailet kanske ska kompletteras med ett telefonsamtal eller dylikt. 

7. Summera ditt budskap och ”actionpunkter” i början av ditt mail

Gör tvärtom mot vad de flesta gör. Börja med en summering av ditt budskap inklusive vad du vill att mottagaren eller mottagarna ska göra och till vilken deadline.

8. Slösa inte på mail

Alla behöver inte veta allting. Alla är säkert intresserade av allt som händer på företaget men det betyder inte att alla behöver få informationen du skickar. Jag brukar fråga hur folk gjorde innan mailen fanns. Kopierade du upp en massa extra kopior av din information, la dessa i kuvert och skickade till personer som kanske behövde få informationen? Svaret jag får av de flesta är nej, så mitt råd är att sluta skicka en massa onödiga cc/kopia mail internt i organisationen. ”Svara alla” är ytterligare en sak som du ska använda med stor försiktighet och kontentan är att om du vill få mindre antal mail ska du skicka mindre antal mail.

9. Skriv tydliga rubriker

I dagens intensiva informationssamhälle är rubrikerna viktigare än någonsin. De flesta människor gör inte sina mail i kronologisk ordning utan prioriterar ordningen efter rubrik och avsändare. Många företag som jag hjälper med träning i effektiv e-posthantering väljer också att skapa en intern mailpolicy. Där finns alltid rubriker med som en punkt och mer specifikt hur man ska starta varje mail. Det som jag vet fungerar bra av erfarenhet är följande:

Åtgärd:

Info:

Fråga:

Återkoppling:

Efter ditt första ord skriver du vad det handlar om så klart. Det du/ni behöver fundera på är om alla ”startord” behövs eller om det räcker med exempelvis Åtgärd och info.

Tänk också på att korta meddelande för plats i rubriken vilket underlättar ytterligare för den som ska hantera ditt mail.

10. Tänk på ditt språk

Återigen, bara för att du förstår alla förkortningar, symboler etc. betyder det inte att någon annan förstår.

Länk till inlägget: http://www.alphov.se/10-tips-effektiv-e-posthantering/ 

Slutord

Det var mina 10 bästa tips och du har säkert andra smarta lösningar & tips så kommentera gärna eller hör av dig till mig så diskuterar vi vidare!

Nu kör vi!

Michael Alphov

0768-610935 

michael@alphov.se

www.alphov.se

www.alphov.se/blogg