Bilfrakt kör med dokumenthantering

Bilfrakt har nyligen expanderat kraftigt genom att överta all logistik för Ica och Coop i Norr- och Västerbotten. Det skapade behovet av ett nytt dokumenthanteringssystem. 

– Den här stora expansionen på kort tid gjorde att vi kände behovet av att börja om med ett nytt dokumenthanteringssystem och vi valde AM Dokument, säger Hans-Gunnar Ånger, kvalitets- och miljösamordnare på Bilfrakt.

Bilfrakt är ett företag som ägs av de 260 åkeri- och entreprenadföretag som ingår i organisationen. Med sina nästan 100 anställda är uppgiften att sköta logistikplaneringen och transporter åt kunder som exempelvis Ica, Coop, Beijer, Boliden och Setra. Bilfrakt arbetar även med transporter och entreprenadtjänster inom entreprenad-, industri- och byggområdet. Där är de stora kunderna NCC, Skanska och Svevia.

Nyligen tecknade Bilfrakt avtal med Coop Logistik AB om övertagande av transport- och terminalverksamheten i Umeå och Luleå. Det innebär att Bilfrakt tar över all driftsverksamhet för Coops multifunktionella omlastningsterminaler. Några månader tidigare hade Bilfrakt skrivit avtal med Ica om att distribuera Icas varor till butiker i Norr- och Västerbotten och överta driften av Icas terminal i Umeå, som är en spridningspunkt för Icas flöden i Norr- och Västerbotten.

Den kraftiga expansionen på kort tid skapade behov av att börja om med ett nytt dokumenthanteringssystem.

– Det har varit väldigt enkelt och smidigt att implementera AM Dokument, säger Hans-Gunnar Ånger på Bilfrakt. 

Bilfrakt har valt att strukturera systemet utifrån fyra olika grafiska processkartor som organisatoriskt speglar fyra olika affärsområden. 

– Processkartorna leder sedan vidare till delprocesser. Det kan handla om upp till 50 olika processer, berättar Hans-Gunnar Ånger.

Varje delprocess har också fått egna genvägar till stödprocesser. Det kan exempelvis handla om dokument för rutiner, tillstånd, instruktioner eller mål.

– Jag tycker att processkartorna ger oss en mycket bättre helhetsförståelse för verksamheten och en bättre överblick över systemet, säger han.