Vägen till en smart arbetsplats

Optimala, verksamhetsbaserade kontorslösningar skapar smarta arbetsplatser. Resultatet av en förstudieprocess och delar av förändringsprocessen där företagen utmanas att ”tänka nytt”, med fokus på ökad flexibilitet, kan resultera i olika lösningar beroende på funktioner och roller i företaget. Det är viktigt att lyfta blicken från färdiga lösningar och koncept till vad organisationen ska utförande för att hitta rätt. Landskap, cellkontor, aktivitetsbaserade ytor eller en kombination av flera lösningar kan vara slutresultat i det verksamhetsanpassade kontoret. Den gemensamma nämnaren är att miljön blir dynamisk och flexibel samtidigt som den stimulerar tillväxt, attraherar de bästa medarbetarna och stärker varumärket.

Syften med det nya kontoret

Men ska man nå de resultaten måste man ställa sig rätt frågor och ta sig igenom processen på rätt sätt. Det menar Annicka Dickson som jobbar inom Change Management och Workplace Strategy på Senab. Hennes fokus i början av en förändringsprocess ligger helt på ledningen.

– Det är alltid ledningen som måste ta ett ställningstagande, det arbetet ska inte läggas på någon annan, menar hon.

Innan en förstudie påbörjas måste man ställa frågan – varför?

– Vad är målet med förändringen, vilka vinster vill organisationen uppnå och vilka vinster finns för medarbetarna? Man måste hitta syften med det nya kontoret, det är jätteviktigt, konstaterar Annicka Dickson. Och titta på vad kontoret ska stödja innan man tittar på slutprodukten. Man har inte råd att investera i ett koncept som inte stödjer verksamheten utan måste istället hitta vad som är verksamhetsbaserat just för det specifika företaget. Det är då det nya kontoret kan bli helt skräddarsytt och bli ett organisatoriskt verktyg.

Utgå från faktiska behov

Allt utgår från människorna och deras faktiska behov av utförande. Att involvera just medarbetarna är A och O. Annicka Dickson menar att medarbetare som har blivit lyssnade på har lättare att utvecklas.

– Att få till en beteendeförändring är ju det allra viktigaste. Tidigare har vi inte anpassat miljön efter människorna som jobbar där, vi har gjort tvärtom. I dag handlar det om att organisationen ska välja rätt utifrån sina medarbetares behov, var de gör sina arbetsuppgifter bäst och vad de behöver för att göra dem. Och ledningen ska våga utmana och tänka annorlunda, det försöker vi alltid uppmuntra till.

Det nya kontoret ska stödja aktiviteterna, det kan inte nog betonas, menar Annicka Dickson.

– Man ska inte implementera exempelvis ett aktivitetsbaserat arbetssätt för att det är trendigt just nu utan att ha gjort en förstudie och vara beredd på att ge rätt förutsättningar. Det är också viktigt att se upp för hur lösningarna presenteras, vilken terminologi som används. Att säga att ingen ska ha en fast plats på det nya kontoret låter inte så positivt men pratar vi istället om att vi ska skapa en miljö som erbjuder massor av möjligheter till både koncentration, spontanmöten och kreativt arbete – vad händer då, hur upplevs det?

Gedigen förstudie

Förstudieprocessen ger svar på vilken typ av fysisk miljö som stödjer organisationens vision på bästa sätt. Den hjälper också till att identifiera vilken typ av IT-miljö och vilka servicetjänster som behövs som stöd. Efter förstudien kan man börja kartläggningen av nuläget.

– Vi har verktygen som mäter och ger insikt om hur det fungerar idag och vad man ska plocka med sig eller inte, förklarar Annicka Dickson. Det är viktigt att få in rena fakta såsom typ av möten, antal möten och koncentrationsbehov m m. Det behöver medarbetarna bistå med men lösningar arbetar experter med.

En gedigen förstudieprocess vars resultat appliceras ner i en zonindelning behöver inte ta mer än åtta veckor. Därefter startar den riktiga resan, förändringsresan.

– När man har satt en budget på zonindelningen som man tror på sätter man igång med själva implementeringen. Då ska olika projektgrupper med kunskap tillsättas, riktlinjer ska dras upp, riskanalyser ska göras m m. Underlaget man har tagit fram kan man även använda i en hyresförhandling. Det är smart och besparingar kan göras, tipsar Annicka Dickson.

Processen fortsätter

Vilken lösning en förstudie och förändringsprocess mynnar ut i är, som tidigare nämnts, olika för olika företag. Även hållbarhet och rätt nyttjande är viktigt. Men det slutar inte där.

– Vi lämnar inte kunden bara för att allt är levererat, installerat och alla vet hur de ska arbeta i den nya miljön. Då ställer vi in siktet på uppföljning, utveckling och förbättring. Genom workshops ser vi till att optimera investeringen och säkerställer att medarbetarna är delaktiga i den dynamiska processen som utgör arbetsplatsen idag, i morgon och i framtiden, konstaterar Annicka Dickson avslutningsvis.

Krönikan publicerades i Lokalguiden 11/5 2018