Blogginlägg -

Framtidens kontor kräver framtidens möten

– Ja, jag förstår att vi kan frigöra mycket tid om vi skapar en bättre möteskultur men vi hinner inte just nu. Det här är saxat ur verkligheten och säger en del om prioriteringen när det gäller möten. ITM Meeting Solutions bjöd, tillsammans med DicksonHartman AB, in till föreläsning om framtidens kontor och framtidens möten där arbetsplatsstrategen Annicka Dickson bjöd på både kunskap och klokskap.

ITM bygger 1 000 mötesrum per år och vd Johan Kinnerfors är enig med föreläsaren Annicka Dickson, arbetsplatsstrateg på DicksonHartman AB, att möten är ett extremt viktigt managementverktyg. Rätt möten vill säga.

– Bra möten syns i resultatrapporten och är givetvis även viktigt ur ett hållbarhetsperspektiv. Men möteskulturen måste fungera i organisationen, precis som tekniken. Funkar inte det ena funkar inte heller det andra.

Kan bli kostsamt

I dag pratar man mycket om att skapa framtidens kontor, med hjälp av tydliga mål och ambitioner. Det handlar om att ta fram syftet för kontoret och ge medarbetarna rätt förutsättningar för ett nytt arbetssätt.

– Samma beteenderesa måste göras kring möteskulturen, menar Annicka Dickson. Står man inför en förändring, om det så är en flytt eller om man ska göra om sin befintliga arbetsmiljö, finns det ännu större anledning att eliminera de meningslösa mötena. Det handlar om att våga förändra och ge även den här processen tid.

För framtidens kontor kräver också framtidens möten.

Kan man inte säkerställa att möteskulturen och strukturen fungerar väl kostar det massor av onödig tid och tar energi.

– Bygg inte en mötesdisposition utifrån den befintliga mötesstrukturen och mät inte hur ni brukar göra, speciellt inte om ni inte är nöjda med era möten. Vi ser, när vi mäter, hur viktigt det är att istället ta reda på vad man ska och vill utföra framöver och sedan investera utefter det. Mät och arbeta på en strategisk nivå istället för att göra punktinsatser.

Investera rätt

– Vårt dilemma är att vi ser att företag inte investerar fullt ut, menar Johan Kinnerfors. Många tycker att mötesteknik är en för stor investering men gör man de rätta satsningarna, utefter vad man vill uppnå med sina möten och sitt kontor, slipper man kostsamma problem framöver. Det läggs enorma pengar på framtidens kontor, men det är viktigt att gå hela vägen.

För dåliga möten kostar.

– I förlängningen kan man räkna hem den större investeringen. Säg att det tar fem minuter att komma igång inför varje möte. Det kan handla om ofantligt mycket pengar och är man en stor organisation blir investeringen i teknik istället en betydligt mindre kostnad. Och vi sitter inte i färre möten på framtidens kontor, snarare fler.

Och vi möts också på andra sätt. I dag måste våra kontor ha förutsättningar för många spontana möten. Exempelvis inbyggd teknik även i mindre mötesrum, inte bara i de stora konferensrummen.

– Lösningarna blir fler och fler så tekniken finns, menar Johan Kinnerfors. Men det gäller att den är användarvänlig och att personalen får veta hur den fungerar. Här är det bra att använda sig av en helhetsleverantör som har en övergripande koll och kunskap om systemen. Många köper istället in teknik pö om pö och lappar ihop själv. Till slut kan ingen ansvara för hur man ska använda det och hur det fungerar.

Ledningens fokus

Bra möten kan få medarbetare att arbeta mot samma mål, menar Annicka Dickson.

– Bra möten skapar tydligare gemensamma förväntningar, ger en ökad energi och förhoppningsvis tydliga aktiviteter mellan mötena. Men som med alla verktyg kan de brukas eller missbrukas. När de missbrukas ger det alldeles för ofta en motsatt effekt innan, under och efter mötena. Frustrationen blir påtaglig och utkomsten katastrofal.

Visionerna med möten är viktiga, menar hon och det är speciellt ledningens ansvar.

– Vi ser att ledningens fokus bör ligga på att mäta för att kunna sätta in rätt insatser för det man vill uppnå efter en förändring. Skapa också gärna en tvärfunktionell ledningsgrupp. Till syvende och sist handlar det ju om att inte bara skapa bättre möten utan också rätt möten. Och värdeskapande möten.

Och precis som när man ska förändra hela kontoret eller sitt arbetssätt – ge resan tid, menar Annicka Dickson avslutningsvis.

Krönikan publicerades i Lokalguiden den 11/4 2019


arbetsplatsen i fokus

Relaterade länkar

Ämnen

  • Arbetsliv

Kategorier

  • krönika

Kontakter

Relaterat innehåll

  • En väg till framtidens kontor

    Vill ni också förändra er arbetsplats och skapa framtidens kontor men tycker det är svårt att veta vilken väg ni ska gå? Ni har hittat en ny kontorslokal, eller beslutat er för att stanna kvar i er nuvarande? Ni kanske vill skapa den digitala arbetsplatsen där lokalen verkar som en mötesplats istället. Men nu då?

  • Skjut inte vilt med begreppen

    Överallt i olika forum, i olika typer av medier, skrivs det om hur de stackars människorna lider i de nya ”öppna kontoren”. Hur de nya kontorslösningarna får människor att må dåligt. Ni vet, i de ”aktivitetsbaserade kontoren”. Men vet man inte vad ett öppet kontor är eller är det hela en begreppsförvirring?

  • Satsa på en "Hole-in-one"

    Ska kulturen få äta upp strategin än en gång eller vill ni göra en ”hole in one” direkt? Hur många gånger har ni undrat varför inte den strategi ni har satt inte fungerade som ni hade tänkt? Självklart är svaren komplexa och orsakerna kan vara flera, men hur kan vi då jämföra detta med golf?

  • Rädsla eller mod som grund

    ”Vi kommer aldrig att få med medarbetarna på resan mot ett flexibelt kontor!” Kan denna farhåga kännas igen? Men är det verkligen medarbetarna som är hindret? Eller är det rent av en egen rädsla att inte lyckas med förändringen eller att själv inte vilja förändras?

  • Vad f-n gjorde jag där?

    Ineffektiva möten kostar skjortan men skjortor verkar vi har råd med! Eller? Landet kryllar av frustrerade mötesdeltagare som slösar sin tid i meningslösa möten. Och företagen slösar i sin tur pengar. Det är dags att kavla upp ärmarna och hitta rätt i mötesdjungeln.

  • Ledningen bör byta fokus

    När det är dags att förändra, flytta eller göra om sin fysiska arbetsmiljö står ledningen inför många utmaningar. Är den fysiska miljö en låsning eller lösning? Har man råd att investera miljoner i fysiska produkter utan att investera i beteendet? Låt inte ett gammalt beteende flytta in i en ny miljö.

  • Så blev arbetsplatsenifokus.se till

    ​Efter Annicka Dicksons år som arbetsplatsstrateg, kontorsförändringsledare med fokus på ledningsarbete och förändringsarbetet mot nya arbetssätt grundades arbetsplatsenifokus.se utifrån tre insikter ihop med kollegan Jonas Hartman.

  • Vägen till en smart arbetsplats

    Att nyttja ytan på rätt sätt i arbetsmiljön med fokus på att stödja organisationens uppdrag börjar bli attraktivt. Ett smart, skräddarsytt kontor skall vara ett organisatoriskt verktyg. Men för att nå dit måste man börja med att ställa sig frågan varför man vill förändra. Ledningen behöver utmanas och medarbetarnas faktiska behov av utförande av arbetsuppgifter behöver sättas i fokus.

Fyll i din epostadress för att följa arbetsplatsenifokus.se

När du väljer att skapa ett konto och följa ett nyhetsrum kommer dina personuppgifter behandlas av oss och av ägaren av nyhetsrummet för att du ska kunna motta nyheter och uppdateringar enligt dina bevakningsinställningar.

För att läsa mer om detta, var vänlig läs vår Integritetspolicy som berör vår behandling av dina personuppgifter, och Integritetspolicy för Contacts som berör behandlingen av dina personuppgifter från ägaren av nyhetsrummet du följer.

Vänligen notera att våra Användarvillkor gäller alla våra tjänster.

Du kan dra tillbaka ditt samtycke när som helst genom att avregistrera dig eller genom att ta bort ditt konto.
Kolla din inkorg

Mejl skickat till __email__. Klicka på länken i mejlet för att följa arbetsplatsenifokus.se.

Okej