Läsplattor ska ersätta tryckta handlingar

Allt fler kommuner börjar använda läsplattor för att skicka ut och hantera sammanträdeshandlingar, istället för att kopiera och skicka ut tryckta handlingar till de förtroendevalda.

Sen i höstas har en pilotgrupp av politiskt förtroendevalda och tjänstemän i Arvika kommun testat att använda läsplattor istället för tryckta sammanträdeshandlingar inför och under sina sammanträden.

Pilotgruppen – som bestått av Kommunledningsutskottet och dess tjänstemän - har under hösten haft två utbildningstillfällen och efter det andra utbildningstillfället har gruppen enbart hanterat handlingarna i digital form.

De fyra månadernas testperiod med varsin iPad är nu till ända och utvärderingen visar att de allra flesta förtroendevalda är positivt inställda till läsplattan och ser många utvecklingsmöjligheter. En fördel är att handlingarna - liksom anteckningsdelen - är lättillgängliga och att man alltid har dem med sig. Tillgång till e-post och e-postadresser var man än finns, så länge det finns täckning, är också en fördel. Under testperioden har man gjort en del förbättringar i hur materialet presenteras på läsplattan och man har också lagt till bokmärken och beskrivande ord för att göra det enklare att hitta i filerna.

Saker som upplevts som mindre positivt är;

• Det upplevs ta lång tid att ladda ner och öppna filerna i "bokhyllan".
• Läsplattan tar lång tid att ladda och ett fulladdat batteri tappar kraft alltför snabbt.
• Några tycker att det behövs mer utbildning/fortbildning.

De största fördelarna med läsplattorna är att administrationen kring sammanträdeshandlingarna blir enklare och snabbare, liksom att kommun och bolag sparar på papper, tryck- och portokostnader.

Processen med att införa digital distribution av möteshandlingar inom hela kommunkoncernen kommer nu att gå vidare.

Mer information:
Utredningssekreterare Marika Olsson, Kansliet, tfn 0570-816 20.