5 tips till dig som ska köpa in digitala tjänster

Behovet av en välplanerad inköpsstrategi för IT-tjänster har blivit ännu större.
Många system måste fungera ihop, lagstiftning som till exempel lagring av personuppgifter måste följas, och det måste vara enkelt att onboarda nya användare.

E-signering och e-legitimering är exempel på tjänster som kräver en hög grad av säkerhet och anpassning efter ny lagstiftning som GDPR. För att hjälpa dig välja rätt leverantör för digitala produkter med liknande krav har vi satt ihop en praktisk checklista att utgå ifrån:

1. Identifiera vilka behov som finns
Fundera på om ni är ute efter ett större paket av lösningar som ersätter en del av era nuvarande processer, eller om ni vill göra oberoende punktinsatser för att till exempel digitalisera er dokumenthantering? Har er verksamhet speciella krav på säkerhet eller finns det kanske formkrav när det kommer till signering av avtal?

2. Räkna på kostnader och vinster
Att börja använda en ny produkt innebär en kostnad för själva tjänsten och antagligen extra administration i uppstartsfasen. Det måste ställas mot andra återkommande administrativa kostnader samt material-, transport- och arbetskostnader. Viktigt är också att ta hänsyn till konverteringsgrad och räkna på hur mycket den behöver öka för att det nya systemet ska löna sig.

3. Gör dina behov och krav tydliga för leverantörerna
Din leverantör måste kunna garantera säker tillgång, lagring och hantering av data. Se till att ställa rätt frågor för att säkerställa att du skaffar en leverantör du kan känna dig trygg med! Frågor som dessa nedan är viktiga att checka av innan du gör ditt val:

Uppfylls tillämpliga krav i eIDAS-förordningen?
Tar leverantören ansvar för att GDPR efterlevs?
Kan dokumentens autenticitet kontrolleras av en tredje part?
Finns servrarna där informationen lagras inom EU?
Är all relevant kommunikation krypterad?

4. Ta hjälp av utsedd personal för implementering och onboarding
Ha en grupp ansvariga för implementation och administration av digitala underskrifter är praktiskt av flera anledningar. Dels blir det enklare att ha en kontaktperson så kommunikationen med leverantören går så smidigt som möjligt. Här är det såklart en fördel att välja en leverantör med lång erfarenhet av onboarding som kan stötta er process.

5. Ta ett steg i taget och följ upp och utvärdera kontinuerligt
Om du ska implementera elektroniska underskrifter i en större organisation finns det mycket att vinna på att börja testa på ett mindre område. Då får ni möjlighet att utvärdera och göra eventuella förändringar innan ni skalar upp lösningen för att täcka andra delar av verksamheten. Det gör processen smidigare för alla i längden.

Vi på Assently är stolta över att ha hjälpt så många företag digitalisera och modernisera sin verksamhet. Vill du veta mer om hur våra lösningar kan förbättra din organisation är du varmt välkommen att kontakta oss!