En digitaliserad HR-organisation lyfter hela företaget

Varför du bör använda e-signering i din rekrytering

Att ha en effektiv HR- och rekryteringsorganisation är essentiellt för att ett företag ska kunna växa och utvecklas. Trots det läggs mycket av de HR-anställda tid på repetitiv administration och dokumenthantering — tid som hade kunnat användas för att bygga upp bättre processer, se till framtiden och värna om anställda och potentiella rekryteringar. Hur kan vi med digitalisering stötta HR-organisationer så de kan utnyttja sin fulla potential och arbeta mer strategiskt?

2019 gjorde Edge HR en undersökning som visar att många HR-organisationer ligger efter i digitaliseringsprocessen. En anledning kan vara att HR inte alltid prioriteras eftersom en satsning inte direkt resulterar i ökad vinst för företaget. Därför är det viktigt att göra det tydligt för ledningen vilka vinster som kan göras genom att modernisera de interna processerna.

HR-organisationer har ofta ett brett ansvar för frågor som påverkar hela företaget. Man jobbar med allt från rekrytering till arbetsmiljö och löneadministration — arbete som involverar mycket dokumentation och avtal. Att digitalisera processer och dokumenthantering leder till att mindre tid behöver läggas på administration och man kan istället fokusera på större strategiska frågor.

Ta till exempel rekryteringsprocessen. När fysiska avtal ska signeras innebär det ofta långa ledtider, speciellt om det är fler än en person som ska skriva under. Felstavningar eller andra småmissar sker lätt, och i värsta fall behöver hela processen göras om på nytt. Och slutligen måste avtalen förvaras säkert och lättillgängligt.

Idag förväntar sig många att avtal ska kunna skrivas under digitalt, speciellt i den yngre generationen. När samhället blir mer och mer digitalt sätts nya förväntningar på alla områden, och rekryteringsprocessen påverkar vilken bild potentiella kandidater har av ett företag. Att ha en smidig och modern process för sökande hjälper att stärka ett företags varumärke, oavsett om personen blir anställd eller inte. Och på samma sätt kostar det att inte ha det — det ger helt enkelt inte ett professionellt intryck att be en rekryt skriva ut och posta ett anställningsavtal.

Genom enkla medel som e-signering och digital dokumenthantering kan vårt rekryteringsexempel se helt annorlunda ut. Avtal kan skickas och skrivas under på ett par minuter, och eventuella justeringar kan snabbt och enkelt genomföras. Avtalet kan också spåras eller dras tillbaka, man kan skicka påminnelser och se till att endast behöriga får åtkomst till dokumentet. Digitaliseringen medför en helt ny nivå av säkerhet och kontroll över processen.

Förutom att spara tid och minska risken att göra fel bidrar en digital dokumenthantering även till minskad miljöpåverkan, något som också hjälper att stärka ett företags varumärke och förtroende.

Med mindre administration och smidigare processer blir det mer tid över till annat, och HR får utrymme att leda resten av företaget i digitaliseringsarbetet. Samtidigt är vikten av nöjdare rekryter och anställda svår att överskatta. Oavsett om en potentiell rekryt blir anställd eller inte kommer en positiv användarupplevelse genom processen alltid vara bra reklam för företaget.

Har du frågor angående hur du bäst tillämpar Assently E-Sign för HR-organisationen eller i dina rekryteringsprocesser – tveka inte att kontakta oss på info@assently.com eller 020-51 00 00. Läs mer om e-signering på www.assently.com/sv/e-sign/