Almega fortsätter att utveckla sin digitala tillgänglighet med Assently

Almega är Sveriges ledande arbetsgivarorganisation för tjänstesektorn och vill fortsatt vara ett självklart val för tjänsteföretagen, i en transformativ värld. För att möta omvärldens förväntningar arbetar organisationen ständigt med att utveckla sin digitala tillgänglighet – internt såväl som externt. Med sin nya digitala arbetsgivarguide, processer för digitala möten samt e-signering har Almega kommit en bra bit på vägen in i framtiden.

Tjänstesektorn är framtidens arbetsmarknad och Almegas syfte är att skapa de bästa förutsättningarna för sina medlemsföretag. Kärnverksamheten består av arbetsrättslig rådgivning, samt påverkanspolitiska och opinionsbildande insatser för att forma framtidens arbetsmarknad på ett, för medlemsföretagen, gynnsamt sätt. Organisationen arbetar ständigt för att på ett så tillgängligt sätt som möjligt bidra med kompetens som medlemsföretag behöver i sitt dagliga arbete.

— Tjänsteföretagen står för stora delar av Sveriges innovationskraft och ekonomiska utveckling. I den transformativa omvärld vi navigerar i, ska vi fortsatt vara ett självklart val för dem. Det innebär att vi måste möta företagens verklighet och samtidigt vara relevanta med våra tjänster. Vårt fokus ligger vid att vara en hjälpande hand i de frågor våra medlemsföretag varken har tid eller möjlighet att sätta sig in i. Fastän att många medlemsföretag uppskattar personlig kontakt med våra experter och jurister, som i sig är minst lika viktig, är digitalisering en betydelsefull del för att kontinuerligt utveckla vår tillgänglighet, berättar Emma Wallén, projektledare inom digital verksamhetsutveckling Almega.

Emma Wallén ansvarar för att samordna samtliga digitala projekt inom Almega. Det kan vara allt från att upphandla nya verktyg till att digitalisera och automatisera komplexa processer. Bland sina digitala projekt har Almega bland annat byggt en egen digital arbetsgivarguide, börjat med att erbjuda digitala möten och med att effektivisera den digitala inträdesprocessen för nya medlemmar samt förbättra protokollrutiner med e-signering.

— Vi har byggt en digital arbetsgivarguide som dygnet runt ger medlemsföretagen tillgång till nyttig information för att bli en bra arbetsgivare. Här kan företagen skapa egna mallar, och arbeta med relevanta lagar och regler på ett interaktivt sätt. Vi har också kommit långt i att hålla digitala möten med våra medlemsföretag runtom i hela Sverige, en tjänst som de framåt kommer att kunna boka via vår hemsida för snabbare rådgivning eller kortare avstämningar. 

-Parallellt driver vi ett stort arbete internt för att kontinuerligt effektivisera våra arbetssätt och rutiner. Det kan handla om att digitalisera processer, automatisera administrativa arbetsuppgifter till att bygga system anpassade efter vår verksamhet. 

- Ett praktexempel är Assentlys e-signeringstjänst som förbättrat våra protokollrutiner avsevärt. Almega sparar oceaner av tid tack vare Assentlys e-signeringstjänst, fortsätter Emma.

För att bli medlem hos Almega finns det en del obligatoriska steg. Medlemmarna behöver fylla i sin ansökan, ladda upp vissa bilagor samt signera med företagets firmatecknare. Tidigare var denna process till stor del analog och till väldigt liten del digital, med andra ord inte särskilt samordnad. Bilagor och blanketter skickades vid separata tillfällen på olika sätt, ibland via mail och ibland via post. Genom att länka samman hela inträdesprocessen i ett ärendehanteringssystem kan blivande medlemmar och Almegas administratörer följa ärendet från början till slut.

— I denna process har vi använt Assentlys API för att integrera e-signering av firmatecknare. Det gör hela förfarandet säkrare och smidigare jämfört med pappers/post-hantering. Genom att digitalisera vår inträdespocess har vi också sparat mycket tid, minskat personberoendet internt samt gjort det enklare för våra företag att bli medlemmar, förklarar Emma.

E-signering är också en viktig del av Almegas protokollrutiner. När organisationen förhandlar, lokalt eller centralt med motparter åt sina medlemsföretag, genereras flertalet protokoll dagligen. Dessa har ofta flera signerande parter och processen behöver gå snabbt. Med den gamla rutinen att posta protokollen fram och tillbaka till tio parter kunde det dröja veckor eller till och med år att få dem färdigsignerande. Med elektroniska underskrifter är genomsnittstiden en vecka för att få ett förhandlingsprotokoll signerat. Almega har även stor användning för elektronisk signering i sina egna anställningsavtal samt leverantörsavtal. 

- Jag skulle säga att Assently är unika i sin användarvänlighet. Verktyget är rent och avskalat på ett mycket positivt sätt, vilket är något som fick Assently att sticka ut från sina konkurrenter. En vanlig fråga jag ofta får när jag utbildar mina kollegor internt i e-signering är ”Jaha, är det allt? Behöver vi inte kunna mer?” 

I min roll är användarvänlighet en fråga som värmer, där en snabb genomgång innebär att alla (och då menar jag verkligen alla) förstår hur verktyget fungerar. Att därtill jobba med Assentlys API för att integrera med andra system har varit en fröjd. Assently har en god dokumentation och snabb support som underlättar enormt, berättar Emma.

Avslutningsvis ser Emma positivt på att digitalisera arbetsgivarorganisationer, inte minst för att de ska kunna lägga värdefull tid åt kärnverksamheten. Analoga rutiner och arbetssätt upptar dyrbar tid som medlemsföretagen behöver. Almega jobbar tätt tillsammans med arbetsgivarorganisationer inom Svenskt Näringsliv, både genom att dela med sig av lösningar och dela exempelvis CRM-system. Förhoppningen framåt är motparter (facken) kan möta Almega i det digitala arbetet och på så sätt bidra till att effektivisera förhandlingsförfarandet ännu mer.

Söker du en säker, betrodd premiumlösning för e-signering och e-identifiering?

Assently erbjuder säkra Plug and Play-lösningar för i stort sett vilken process som helst, oavsett bransch. Med e-signering kan du skicka kundavtal, anställnings- och HR-avtal bland andra affärsdokument, snabbt, enkelt och tryggt. Du kan även komplettera e-signering med e-identifiering. Med Assently CoreID kan dina kunder eller medarbetare logga in eller registrera sig säkert i ditt system med elektroniska legitimationer. Läs mer om oss på  www.assently.com