Microsoft Office 365 – Är det något för mig? Fördelar och nackdelar

En ersättare till Small Business Server

Många av våra befintliga kunder kör i dagsläget Small Business Server som är en komplett serverlösning från Microsoft inkl. Windows Server och Exchange. Denna serverlösning slutade Microsoft att sälja redan i slutet av 2012 och tanken är då i istället att de flesta kunder succesivt ska gå över till Office 365 eller annan hostad lösning. Office 365 erbjuder en modernare lösning för samarbetsytor och fildelning samt hostad e-post. Affärssystem och dylikt installeras istället på Windows Server (i molnet eller lokalt).

I tjänsten Office 365 ingår

• Exchange Online (mail)
• Sharepoint Online (samarbetsytor och dokumenthantering)
• Lync Online (företagsversionen av Skype)
• Office Mobile (mobilapp för IPhone och Android)
• Officepaketet (ingår för 5 olika enheter)

Fördelar Office 365

• Office 365 erbjuder en bra tjänst till ett bra pris
• Tjänsten uppdateras löpande med den senaste funktionaliteten
• Höga säkerhetsrutiner för backup mm
• Webbaserad tjänst där du kan jobba plats och plattformsoberoende

Nackdelar Office 365

• Både kunden och vi som partner saknar kontroll över driften och får förlita oss på Microsoft
• Som kund vet man ej var datat befinner sig (kan vara olika länder)
• Microsoft tar inget juridiskt ansvar för dataförlust
• Microsoft tar inget ansvar för att kundens unika kundanpassningar ska fungera vid uppgradering av tjänsten (som sker löpande)

Exchange Online

Exchange Online är Microsofts molnbaserade version av Exchange (mail i Outlook) som tidigare var en del av Small Business Server. Att flytta från en lokal mailserver till Exchange Online i Office 365 ser vi inte som något stort ingrepp i IT-miljön. En mailmigrering kommer inte heller att skapa  några märkbara skillnader för användarna.

Den stora fördelen som vi kan se det är att mailen blir säkrare, får en högre upptid och mailen blir ej längre beroende av att nätverket på kontoret är uppe.
För mer info om tjänsten se Microsofts produktinfo Exchange Online >>.

Sharepoint Online

Sharepoint Online är en webbaserad tjänst i från Microsoft där du kan samarbeta och kommunicera med dina kollegor oavsett var någonstans du befinner dig. Samla företagets gemensamma information såsom dokument, kontaktlistor, kalendrar och gemensamma arbetsytor på ett och samma ställe.
Se exempel på vad som går att åstadkomma med Sharepoint >>

Sharepoint är plats och plattformsoberoende, vilket innebär att lösningen passar perfekt för mobilt arbete. Inbyggda kopplingar och integrationer finns för Officepaketet, Mail, Lync och Skydrive Pro.
För mer info om tjänsten se Microsofts produktinfo Sharepoint Online >>.

Lync Online

Lync Online är företagssidans motsvarighet till Skype. Lync ger en konsekvent upplevelse med en klient för närvaro, snabbmeddelanden, röst, video och en bra mötesupplevelse. Lync-användare kan ansluta till vem som helst på Skype och kommunicera med hundratals miljoner människor världen över. Den stora fördelen med Lync är att den är integrerad med övriga tjänster från Office 365.
För mer info om tjänsten se Microsofts produktinfo Lync Online >>.

Viktigt att tänka på innan man ger sig in i Office 365

Vid ingående av avtal med Microsoft och dess molntjänster är det viktigt att förstå och acceptera Microsofts riktlinjer för molntjänster.

 Cloud principles:

1.  Highly Configurable, Not customizable (Det är en standardlösning och Microsoft kan ej ta ansvar för specialanpassade lösningar, man bör från partners sida då synka inför releaser)
2.  Services under Microsoft Security policy
3. Data Location and Transfers (Viktigt att tänka på som partner är att kunden måste informeras om vilka servrar som kan tänkas användas (Irland, USA) Microsoft har lista på underleverantör och uppfyller EU’s direktiv för säkerhet kring dataskydd (Typ PUL).
4.  No Customer right to audit on premises (egen hostade lösningar)
5.  Capped Liability (Vad är Microsofts ansvar vid skada? Microsoft har begränsat sitt eget ansvar och Microsofts skadeståndsskyldighet mot slutkund kan sträcka sig upp till max 12 månaders serviceavgifter per incident)
6.  Customer must remain current (Kunden måste hålla tjänsten uppdaterad)
7.  Comfortable with our roadmap (Kunden måste kunna känna sig komfortabel med en tjänst som ständigt uppdateras)
8.  Comfortable with deployment lifecycle

Sammanfattningsvis så friskriver sig Microsoft helt från indirekta skador och den maximala ersättningen för avtalsbrott kan uppgå till max 12 månaders inbetalningar av tjänsten per incident. Microsoft tar inget ansvar och friskriver sig helt ifrån förlust av data.

Val av licens

Vid ingående av Office 365 så rekommenderar vi på Atrox nästan uteslutande att man håller sig till E-planen, då man annars riskerar att måla in sig i ett hörn.

För mer info om vad som ingår i resp. Licens nedan se jämförelsetabell.

http://office.microsoft.com/sv-se/business/jamfor-alla-office-365-abonnemang-for-foretag-FX104051403.aspx

/Katinka Nyberg, Atrox