Digitalisering – Vad innebär det egentligen för dig?

Det går nästan inte att läsa en artikel i IT-pressen längre utan att man springer på ordet digitalisering. Det skall digitaliseras hit och dit. Man måste hänga med i digitaliseringsresan för att inte bli i frånsprungen. Och var och vartannat företag erbjuder sig att gå in och hjälpa till med din digitalisering.

Men vad innebär egentligen digitalisering?

Skall man tänka rent krasst så handlar det om att flytta ditt arbete till en digital plattform. Istället för block och penna skall du använda dig av en dator. Helst skall du inte heller skriva ut dina dokument utan istället använda någon form av dokumenthanteringssystem för att alla viktiga dokument skall bli sök och spårbara.

Så långt känns det ändå ganska tryggt. I många branscher så har man ju faktiskt jobbat med datorer i många och det finns det väl princip ingen som sitter med böcker och bokför längre till exempel. Så vad är då skillnaden?

I mina ögon är det en gigantisk skillnad när man börjar prata om att digitalisera företagen helt och hållet. Att ge sig ut på en digitaliseringsresa. Det är verkligen en resa för vi pratar inte längre om några dokument eller en databas med ekonomiska transaktioner.

För att digitalisera sin verksamhet så talar vi ofta om att lyfta samtliga rutiner och processer för att anpassa dem till ett digitalt format.

Och? Kanske någon säger. Det är ju bara att jobba med sin dator.
Visst. Det är ”bara” att göra det. Men är du förberedd på vad det kommer att innebära för dig?

Det finns några steg jag skulle rekommendera alla att gå igenom innan man sätter igång. Detta är absolut ingen vetenskap utan grundar sig framför allt på att jag rört mig i branschen i 20 år och tycker mig förstå lite av vad vi sysslar med och vart vi är på väg.

1: Behovsanalys.

Visst, alla pratar om digitalisering. Men vad innebär det för mig och ger det mig verkligen något mervärde för mina produkter och kunder? Jag tror att alla förr eller senare kommer att beröras av digitalisering, men att, beroende på bransch och arbetssätt, så behöver man ha olika bråttom dit. Gå igenom din verksamhet. Vad skulle du kunna tjäna på att jobba mer digitalt, ha mer direkta kontakter med dina kunder eller ge dina kunder tillgång till dig och dina produkter dygnet runt? Har du behovet av att vara ständigt närvarande och dessutom har en önskan om att ligga i framkant. Då finns väl ingen tvekan. Gå vidare till nästa steg.

2: Riskanalys

Vilka risker kommer det att innebära för mig som företagare och för mina kunder att jag digitaliserar mig? Kommer riskerna överväga fördelarna? Tänk på att du, i princip, alltid är uppkopplad mot något nätverk. Lägger du alla dina ägg i den digitala korgen, vad händer då om någon illvillig hackare kommer åt dina affärshemligheter? Ditt jättehemliga recept på bullar som gör dig unik i bagerinäringen eller ditt sätt att kostnadsoptimera din leverans för att kunna ge dina kunder de bästa offerterna. Ännu värre. Tänk om dina livsviktiga system för att upprätthålla kunders liv (läs sjukvård etc.) skulle bli drabbade och ligga nere. Vad händer då?

I samband med att du tittar igenom riskerna så ta även fram en plan för hur du skall minimera dem. Det finns alltid en risk, men om du är medveten om den så har du redan kraftigt minskat den.

3: Konsekvensanalys

Vad händer, när jag trots all riskmedvetenhet, faktiskt blir hackad och mina hemligheter avslöjade? Om allt ligger nere och det tar mig flera dagar att komma på plats med allt igen. Kommer detta innebära slutet för företaget? Kommer det innebära en fara för liv och hälsa? Eller innebär det mindre konsekvenser? Det är nog så viktigt att förstå innan du sätter igång. Om svaret är att du riskerar ditt och anställdas uppehälle eller någons livs så kanske det är smart att tänka en gång till och ta en vända med steg 1 och 2 igen.

4: Planera

Det spelar ingen roll hur många experter du tar in. De kommer alltid vara beroende av dig som kan verksamheten innan och utan och du kommer få massor av frågor. Många goda råd också, men allt hänger ändå på dig själv. Så planera din tid, avsätt tid och låt din digitalisering få ta längre tid än du egentligen skulle vilja. På det sättet kommer du inte att bli tvungen att göra alltför stora avsteg på ditt vanliga liv. Du kommer kunna sköta ditt jobb, umgås med familjen och ändå bli digital – på lite längre sikt.

5: Gör

Sätt igång och gör det du har planerat. Försök att hålla dig till planen och gör hela tiden fortsatta analyser av risker och konsekvenser. Är du på rätt spår så kör på. Om inte – Dra hellre i handbromsen en gång för mycket än en gång för lite.

Och sedan då?

Det är väl bara att inse att även om du idag tar steget ”hela vägen” som du tycker du gjort. Så är det du gjort idag gammalt redan imorgon och det är dags att ta nya tag. Bli därför aldrig bekväm i det du gjort. Tyck aldrig att ”nu är jag klar” för det är du inte. Precis som du inte kan låta bli att momsredovisa ett kvartal eller en månad för att du gjorde det förra. Precis som du ständigt utvecklar tjänsterna till dina kunder för att framstå som en leverantör i framkant. På samma sätt måste du hänga med i den digitala utvecklingen för att inte plötsligt upptäcka att alla andra sprungit om dig.

Så det är en ständig resa. Den digitala resan tar aldrig slut. Men det är väl det som gör den så spännande?

/Håkan Lundgren, Senior presale Architect