Så lyckas du nå målen i ditt byggprojekt – sju tips från det prisade projektet

- Så fort något hände var arbetsgången otroligt snabb. Hade det läckt in – inom två sekunder hade någon lyft på luren, folk kom på plats direkt, konstruktören var där dagen därpå och plåtslagaren kom en dag senare och fixade problemet. Nyckeln var den goda stämningen i projektet. Som individ prioriterar man ett projekt där det är kul att gå till jobbet och engagerade människor gör ett bra jobb. Detta säger Kristina Widegren, projektledare från Akuro, för Vasakronans projekt Ombyggnad NTI-gymnasiet i Göteborg, som tilldelades kvalitetsutmärkelsen ”PQi – Utmärkt Projektkvalitet” 2024.

Värdet av engagemang, samt betydelsen av gemensamma motiverande mål för att skapa engagemang, är en del av en gemensam berättelse som hörs från många framgångsrika byggprojekt. När Vasakronan planerade att bygga om NTI-gymnasiet i Göteborg var målen för hur projektet skulle genomföras centrala – redan från start. Och det gemensamma målarbetet visade sig ge väldigt goda resultat.

Projektets sju råd för lyckat målarbetet

Projektets råd för hur man ska lyckas med ett framgångsrikt målarbete i projektet kan sammanfattas i följande punkter:

1. STARTA TIDIGT. Beställare bör tidigt skapa sig en bild av HUR man vill att projektet ska genomföras, inte bara av VAD projektet ska leverera. Frågor som ”hur gör vi för att få till ett bra samarbete i projektet, hur skapar vi engagemang” etc. behöver lyftas tidigt. Man bör även ha en plan för hur målen skall bli en del av kontraktet, vilket även kan vara en hjälp till att välja rätt leverantörer för projektet.

2. UPPHANDLING I VARJE LED. Byggherren bör skriva in målen i kontrakt med huvudentreprenören, samt säkerställa att de också skrivs in i dennes kontrakt med underentreprenörer och konsulter. Detta för att förebygga att målen inte bara blir en överenskommelse mellan byggherren och huvudentreprenören.

3. BRYT NER OCH GÖR DEM MÄTBARA. Risken finns att byggherrens mål för projekten upplevs som just ”beställarmål” som flyter lite ovanför det dagliga arbetet i projektet och ingen riktigt vet vad de innebär. Bryt ner målen och gör dem mätbara i varje led så att även underentreprenörer kan styra på dem.

4. ETT TYDLIGT VARFÖR. För att målen ska skapa engagemang måste de upplevas som meningsfulla. Varje mål måste kunna kopplas till ett tydligt ”varför” och detta behöver kommuniceras till alla i projektet.

5. INVOLVERA ALLA I MÅLARBETET. Har projektet kommunicerat tydliga mål – med ett tydligt ”varför”, brutit ner dem, gjort dem mätbara och möjliga att styra på för alla i projektet – då har man lagt grunden för att kunna involvera alla i ett gemensam meningsfullt målarbete.

6. FÖLJ UPP. Ha tät och strukturerad uppföljning av målen som också dokumenteras. Då riskerar man inte överraskningar eller att hamna ”ur kurs”. Det blir också ett utmärkt tillfälle för parterna i projektet att ge varandra feedback.

7. FIRA DELMÅL. Ett projekt pågår oftast länge. Det är viktigt att man satt delmål och att alla i projektet får vara med och fira när dessa nås. Det sporrar och stärker teamkänslan.

Prestationsbaserat arvode kopplat till måluppfyllnad

- Vi diskuterade väldigt tidigt vilka mål vi ville ha för samarbete och för genomförande i projektet. Målen delades in i fyra områden; Ekonomi, Miljö, Arbetsmiljö och Samverkan. Dessa arbetades in i vårt kontrakt med Vestia Construction Group, som vi handlade upp som totalentreprenör i samverkan. Vestia har en del av sitt arvode kopplat till prestation inom dessa områden, ett upplägg som man varit helt transparent med i projektet. Vestia la i sin tur in projektens mål i kontrakten med sina underentreprenörer och konsulter, berättar Amanda Höjer, projektchef på Vasakronan, och fortsätter:

Målen nedbrutna på varje disciplin

- Sedan har vi brutit ner målen på olika discipliner och till och med på individnivå. Ta exempelvis mål gällande återbruk i projektet. Där har alla discipliner fått satt egna mål för något de ska återbruka. Det skapade medvetenhet om vad de behövde göra för att nå målet. De visste också att måluppfyllnaden mättes. De följdes sedan upp varje månad så att de visste hur de presterade och en gång i halvåret firade vi delmålen. Det blev väldigt tydligt. Och jag som beställare tvingades att ge konkret feedback till entreprenörerna varje månad. Något som gjorde att vi inte drabbades av tråkiga överraskningar i efterhand, menar Amanda.

Kristina Widegren pekar på en annan viktig aspekt av Vasakronans systematiska målarbete i projektet.

- Det har varit väldigt roligt att se hur den systematiska måluppföljningen startade tävlingsmänniskan hos många projektmedlemmar. ”Vi ska se till att nå 100% återbrukat undertak” kunde man höra. Att nå målen har blivit en del av projektkulturen och bidragit till teamkänslan, menar hon.

Gemensam planering av konsulter och underentreprenörer

Projektet har bedrivits i partnering. Något som projektledningen pekar på som en förutsättning för projektets framgång. Ombyggnaden från kontorshotell i en väldigt gammal byggnad, innebar ofullständiga tekniska underlag och kvarvarande hyresgäster. Detta begränsade möjligheten till teknisk inventering och gjorde att mycket fick lösas allteftersom.

- Beställare, projektering och produktion har jobbat väldigt tätt tillsammans under projektets gång och varit mycket ute på plats. Det är viktigt att få till en bra dialog mellan de som ritar och de som ska bygga, mellan projektörer och underentreprenörer. I stället för att bara producera en mängd handlingar har vi vänt på frågan till ”vilka handlingar behöver jag för att bygga?”, berättar Ellen Bjurhem, projektledare på Vestia, som också trycker på vikten av en god projektkultur.

- När jag läser alla fina kommentarer i PQi-rapporterna om hur "vi är proaktiva, kommunicerar bra, att det är en positiv anda" etc., då tänker jag: Funkar vi så här i projektet kommer problemlösningen lite av sig själv. Kulturen sitter inte i väggarna utan i personerna och relationerna man skapar. Därför är det också viktigt att välja rätt personer för rätt projekt, menar Ellen.

Projektmätning genererade idéer till förbättring

Projektet har mätts löpande med PQi. Man har även använt en extern workshopledare som gått igenom resultatet med projektet efter varje mätning.

- Mätningarna har varit jätteviktiga för projektet. Det kanske inte alltid i stunden har känts prioriterat att mäta och ha workshop efteråt. Men man ser efteråt hur oerhört viktigt det varit. Även om vi haft fina mätresultat har det kommit fram väldigt många bra idéer när vi fördjupat oss i resultatet vid workshops. Engagerade personer nöjer sig inte med att det är bra, man vill göra det ännu bättre, säger Amanda.

Projektets framgångsfaktorer

Kvalificeringen till kvalitetsutmärkelsen baseras på extraordinärt höga mätresultat med PQi. Priset delades ut till projektet också med följande motivering:

”Detta är ett projekt som på ett strålande sätt visar vikten av ett genomtänkt och strukturerat målarbete för att nå framgång. Övergripande mål gjordes mätbara och kommunicerades med ett tydligt ”varför”. Varje disciplin involverades i att bryta ner och göra målen till sina egna. Därigenom skapades mening och förståelse för varje projektmedarbetare, med insikt om hur de kunde påverka måluppfyllelsen. Genom månatlig målavstämning fick alla en tydlig feedback på hur man presterade. Detta, tillsammans med att projektet var noga med att fira delmål, bidrog till ett starkt engagerat team som drev projektet framåt och tillsammans snabbt löste de problem som uppstod under resans gång.”

Fakta om projektet

Omfattande ombyggnad av ett kontorshotell till gymnasieskola. Projektbudget ca 75 MSEK. Totalentreprenad i samverkan. Byggherre Vasakronan och totalentreprenör Vestia Construction Group.

Fakta om utmärkelsen:

PQi är en framväxande branschstandard för att mäta projektkvalitet i byggprojekt – utvecklad tillsammans med forskare vid Luleå tekniska universitet. Kvalitetsutmärkelsen ”PQi – Utmärkt Projektkvalitet” tilldelas byggprojekt som uthålligt över tid presterat i nivå med Best Practice för branschen. Referensvärden för Best Practice baseras på alla mätta projekt och uppdateras löpande – fram till idag ca 550 projekt. Varje nominerat projekt genomgår en kontroll gällande kvalitet på mätresultat och andra kvalitetsparametrar för att säkerställa utmärkelsens relevans. Priset delas ut av Byggherrarna, Byggföretagen och Binosight AB tillsammans.