​“Äntligen slipper vi uppdatera en hemsida ingen besöker” i Vallentuna är appen esset i rockärmen

Bostadsrättsföreningen Tallbacken ligger fint och naturnära i Vallentuna och med nära 35 år på nacken är föreningen ett typexempel där alla generationer finns representerade, alltifrån studenter till 90-plussare. Att kunna modernisera och hitta effektiva digitala lösningar är enligt ledamoten Maria Sundesten inte hindrat av de äldre medlemmarna, snarare skapar det en ökad möjlighet för människor att mötas. Själv älskar hon att kunna påverka föreningen och skapa en smidigare vardag för alla, så när möjligheten om att ersätta den gamla, obesökta hemsidan till en interaktiv app var hon inte sen att hoppa på Boappa-tåget.

Det är en pigg och glad Maria Sundesten som svarar i telefonen och det råder inga tvivel om att föreningen Tallbacken ska vara glada över att ha Maria som ledamot. Med erfarenhet från styrelsearbete i jobbet har hon vanan inne och motiveras av att hitta effektiva lösningar som underlättar styrelsearbetet och samtidigt skapar ökat engagemang i föreningen. Tipset om Boappa fick Maria från Bostadsrätterna och som medlemsförening där fick Tallbacken möjlighet att prova Boappas premiumversion gratis. Maria spontana tanke var därför “vi har inget att förlora”, men det skulle senare visa sig att föreningen hade allt att vinna!

“Vi hade förväntat oss de boende skulle komma med både klagomål och ett hav av frågor i samband med uppstarten. Nu har en månad gått och vi har fortfarande inte fått in en enda klagan och frågorna har inte haft med appen att göra utan har bara rört själva föreningen i sig. Jag måste säga att det är ganska imponerande med tanke på att vi är en förening med 151 lägenheter! Det vi istället kunnat se är hur boende börjat publicera inlägg i flödet; häromdagen sökte en förälder lekkompis och en annan sålde en möbel. Grannarna acklimatiserade sig visst betydligt snabbare än vi kunnat tro.” säger Maria och skrattar.

Minimerat administrationsarbete för styrelsen

Tidigare hade föreningen en egen hemsida med information riktad till medlemmarna, men Maria beskriver hur den snarare innebar administrativ huvudvärk för styrelsen än hjälp till de boende. Det krävdes både tid och engagemang att hålla den uppdaterad, samtidigt som det var relativt få i föreningen som överhuvudtaget besökte den. Maria, som värderar föreningens positiva klimat högt och vill möjliggöra för de boende att själva ta initiativ till aktiviteter, blev därför väldigt glad när Boappa dök upp som alternativ. Helt plötsligt blev det mycket enklare att skapa en dialog i föreningen och medlemmarna emellan kunde kommunicera med varandra. De boende blev därmed både involverade och engagerade på ett nytt och bättre sätt. 

“Vårt mål är att skapa en med levande förening och vi ser fram emot möjligheten att 'ta tempen'  på vad medlemmarna tycker i vissa frågor. Redan nu har vi märkt hur kommunikationen blivit enklare, exempelvis har vi i styrelsen fått frågor genom chattfunktionen och det går då snabbt och enkelt att besvara. Eftersom man redan är inne i appen när man svarar är det sen väldigt enkelt att lägga in frågan i FAQ:n direkt och man slipper på så sätt krångla med uppdateringar av hemsidan.” förklarar Maria.

Styrelsen fick vara testpilot

När Maria först hörde talas om Boappa ville hon börja med att testa appen själv, att släppa den vilt för våg bland 151 lägenheter kände hon inte var rätt väg att gå. Istället började de testa appen internt och kunde på så sätt avgöra om den var användbar och även själva hitta svar på frågor som de boende eventuellt skulle komma med. Detta tillvägagångssätt är något hon rekommenderar alla föreningar att göra och hon vill även tipsa om att man som styrelse lägger in all information om trivselregler, bokning av faciliteter och viktiga dokument innan resten av medlemmarna bjuds in. Det gjorde nämligen att de boende fick ett mycket positivt intryck när de i sin tur skapade konton och loggade in första gången.

Marias 1-5 guide för en smidig uppstart av Boappa:

1. Testa i styrelsen först - lek runt och förstå hur appen funkar
2. Lägg in alla dokument i tydliga mappstrukturer såsom årsredovisning och energideklaration
3. Sätt upp bokningssystem för faciliteter, exempelvis tvättstuga, uthyrningslägenhet eller bastu
4. Bjud in alla boende via “en sista lapp i lådan” och sätt ett datum för övergången
5. Boka in ett fysiskt tillfälle för personlig handledning, speciellt uppskattat av de äldre

BoStore är det nya sättet att sköta underhåll

Slutligen vill Maria slå ett slag för BoStore, en tjänst hon menar verkligen ligger i tiden för hur föreningar är uppbyggda idag.

“Eftersom vi är en relativt gammal förening har vi haft en fin tradition där styrelsemedlemmar och boende kunnat lösa det mesta av underhållet själva, men idag ser situationen annorlunda ut. Vi har varken kunskap eller tid att meka med avlopp eller trädfällning, så att hitta skickliga och välrenommerade partners är därför av största vikt. Boappas BoStore känns därav kanon och något jag tror vi kommer få stor användning av.” avslutar Maria Sundesten