Hur väl förberedda är svenska skolor och arbetsplatser för en kris?

Av Gillis Nordin, utbildare och föreläsare inom krishantering, hot och våld, brandskydd och första hjälpen på Brandfast Sverige AB.

Som utbildare inom krishantering har jag fått en tydlig inblick i hur både svenska skolor och arbetsplatser kan sakna beredskap för att hantera allvarliga händelser. Krisberedskap är inte bara en formalitet - den kan vara skillnaden mellan att snabbt återgå till en säker vardag och att drabbas av stor förlust och förvirring.

Idag är hot som PDV (pågående dödligt våld) inte längre enbart något vi hör om på nyheterna. Därför är det viktigare än någonsin att både skolor och arbetsplatser är förberedda på kriser. Det gäller att ha en krisplan och en handlingskraftig krisgrupp på plats som snabbt kan agera om något skulle hända. Hur väl rustade är då våra skolor och arbetsplatser för att möta en kris?

Krisplaneringens betydelse för skolor och företag

Det är omöjligt att förebygga om man inte vet vad man ska förebygga. Det är viktigt att löpande identifiera vilka risker som finns i verksamheten och vilken beredskap organisationen behöver ha.

En genomtänkt krisplan kan bidra till att rädda liv, skydda egendom och minska den totala effekten av en kris. För skolor är krisberedskap särskilt viktigt, eftersom det är fråga om att skydda både barn och unga. Skolpersonal behöver kunna agera snabbt och effektivt vid alla typer av händelser, från sjukdomsfall till allvarliga säkerhetshot. På samma sätt behöver arbetsplatser ha beredskap för att skydda de anställda och verksamheten.

För företag kan en bra krisplan också skapa trygghet bland personalen. Genom att vara medvetna om hur de ska agera vid en kris, minskar stress och oro. Regelbunden övning och kunskapsspridning stärker dessutom den interna säkerhetskulturen, vilket är en viktig del av ett sunt arbetsklimat.

En krisgrupp är kärnan i en verksamhets krisberedskap. En välorganiserad krisgrupp med tydliga roller och ansvar är avgörande för att hantera olika kriser.

Här är en checklista för att skapa en effektiv krisgrupp:

1. Sätt ihop en krisgrupp med tydlig ansvarsfördelning - Skapa en grupp med representanter från olika delar av organisationen – t.ex. ledning, HR, kommunikation och säkerhet. Definiera tydligt vem som ansvarar för vad vid en kris, så att inga viktiga uppgifter faller mellan stolarna.
2. Identifiera och bedöm vilka risker som kan leda till kris - Gör en riskanalys: vilka händelser kan påverka verksamheten negativt? Det kan vara brand, IT-haveri, personalbrist, negativ publicitet, pandemi, hot eller olyckor. Bedöm sannolikhet och konsekvens för varje risk.
3. Planera hur ni ska gå tillväga om era “risker” inträffar - Ta fram handlingsplaner för de mest betydande riskerna. Vad ska göras, av vem, och i vilken ordning? Tänk både på omedelbara åtgärder och långsiktig återhämtning.
4. Bestäm hur, var och när krisgruppen aktiveras - Definiera tydliga kriterier för när krisgruppen ska träda in. Bestäm också var gruppen samlas – fysiskt eller digitalt – och hur snabbt det ska ske efter en situation.
5. Skaffa beredskap, kontakter och rutiner - Se till att ni har nödvändiga resurser: kontaktlistor, reservsystem, kommunikationsverktyg, backup-lösningar och avtal med externa aktörer som kan bistå vid kris.
6. Förbered krisstöd för medarbetare och ledning - Krisen påverkar människor. Ha rutiner för psykologiskt stöd, intern kommunikation och arbetsmiljö. Tänk på både praktiskt stöd och emotionellt stöd.
7. Bestäm hur planen kommuniceras - Alla i organisationen ska veta att det finns en krisplan – och var den finns. Kommunicera innehållet regelbundet, särskilt till nyanställda och chefer.
8. Öva och uppdatera planen regelbundet – fungerar den? - Genomför krisövningar minst en gång per år. Utvärdera vad som fungerade och vad som behöver förbättras. Uppdatera planen efter nya risker eller förändringar i organisationen.
9. När något har hänt - dokumentera åtgärder och beslut - Under och efter en kris är det viktigt att dokumentera vad som gjorts, vilka beslut som fattats och varför. Det underlättar utvärdering och ansvarsfördelning.
10. Ha en plan B om det som inträffar inte står i planen - Alla kriser går inte att förutse. Ha en flexibel struktur som gör det möjligt att improvisera och fatta snabba beslut även när något oväntat händer.

Ladda ner en färdig checklista för er krisgrupp.

Brandfast arbetar med att stärka skolor och företags förmåga att hantera kriser. Genom utbildning och stöd inom krisplanering hjälper vi verksamheter att skapa krisgrupper och utveckla handlingsplaner anpassade efter specifika risker, inklusive PDV. Vi ger verktyg för att identifiera och hantera risker, och genomför realistiska övningar för att förbereda personal och ledning på olika scenarion.

Genom att skräddarsy utbildningarna efter verksamhetens unika behov kan vi stärka förmågan att agera effektivt och säkert vid en kris. Att ha en krisplan är en viktig första del, men att verkligen känna sig trygg med planen är avgörande - och det är här Brandfast kan göra skillnad. Vårt mål är att alla ska känna sig förberedda och trygga, oavsett om de befinner sig i en skolmiljö eller på en arbetsplats.

När krisen slår till är det den förberedelse vi har gjort som kan visa sig vara avgörande.

Skrivet av:
gillis@brandfast.nu
070-783 32 02