Regelefterlevnad som standard: hantera säkerhet och överensstämmelse med informationshantering

Regelefterlevnad för information har blivit ett bekymmersamt område – något som företagen inte längre har råd att ignorera. När nya regelverk träder i kraft kommer informationshantering att vara nyckeln för att bevisa att lagstiftning följs.

Nya rättsliga ramverk introduceras och kräver mer av företagen, som till exempel EU:s Network and Information Security 2 Directive (NIS2). Sådana åtgärder kommer att utöka den befintliga lagstiftningen, kräva att fler branscher visar högre standard för regelefterlevnad och tar itu med det ständiga hotet inom cyberbrottslighet.

Men att upprätthålla överensstämmelse med direktiven har blivit mer komplicerat än någonsin tidigare. IT-beslutsfattare kämpar för att avväga skydd för en ständigt växande datamängd mot de utmaningar som följer med pågående digital transformation. Inom EU ålades enbart under 2023 böter för cirka 2,1 miljarder euro, på grund av överträdelser mot GDPR (General Data Protection Regulation).^[1]

Trots att IT-beslutsledarna vet hur viktig den här utmaningen är, så ställs de inför betydande hinder för att kunna bemöta sina nya skyldigheter. Att vidta åtgärder för att förbättra informationshantering och introducera högre automatiseringsnivåer kan stötta efterlevnadshanteringen genom att strömlinjeforma dokument och datahantering och förbättra synligheten.

Inriktning på synlighetsutmaningen

Övergången till hybridarbetsmiljöer innebär att mer känsliga data hamnar på ett allt större antal olika enheter. Nu finns det många fler ställen för potentiella intrång än någonsin tidigare – från maskiner på kontoren till anställda med fjärråtkomst till nätverk. För att bemöta den här växande utmaningen måste IT-teamen jobba hårdare. Canons undersökning visar att 60 % av IT-beslutsfattarna placerar säkerhet bland sina tre främsta utmaningar.^[2]

Endast med tydlig synlighet kan IT-beslutsfattarna identifiera och ta itu med luckor i sitt informationsskydd – det är där som informationshanteringen är avgörande. Verktyg för informationshantering kan öka kontrollen över dokument och ge en ökad synlighet över hur data hanteras. Och att reducera ”blinda fläckar” i informationssäkerheten genom effektiv informationshantering räcker långt för att stärka förtroendet.

Automatisera processen för regelverksefterlevnad

Övervakning av efterlevnad är en tids- och resurskrävande uppgift. IT-beslutsfattare som måste hantera många olika affärskritiska farhågor och samtidigt hänga med i innovationstakten, kan få det kämpigt att avsätta tillräcklig tid för hanteringen av regelefterlevnad. Canons undersökning visar faktiskt att en femtedel av IT-beslutsfattarna rapporterar att de inte har resurser för att hantera efterlevnad effektivt.[3] Det här förhindrar dem från att avsätta tid till strategiska prioriteringar och framtida planering som skulle göra att verksamheten kunde dra nytta av nya tekniker.

Genom att automatisera processen för regelefterlevnad kan organisationerna öka tillväxten, stärka effektiviteten och minska riskerna. Det sker eftersom automatiserade lösningar minskar den tid som behövs för att övervaka och hantera hur data lagras, nås och används – och frigör de anställda som kan ägna tid åt uppgifter som driver affärsmässigt värde.

Automatiserade processer kan också hjälpa till att upprätta ett starkare och mer tillförlitligt sätt för informationssäkerhet, och ge IT-beslutsfattarna trygghet genom att reducera fallen av mänskliga misstag. Det här, tillsammans med bättre synlighet och kontroll genom informationshantering, innebär att IT-beslutsfattarna får mycket mindre att jonglera med när det gäller att tillgodose efterlevnadskrav.

Göra efterlevnad till tvingande standard

Av IT-beslutsfattarna är det överraskande nog 78 % som tycker att deras organisation redan är mogen vad gäller processen för informationshantering.^[4] Canons undersökning visar att endast 53 % har infört automatiska åtkomsträttigheter,^[5] den mest grundläggande formen av automatisering för regelefterlevnad. Det här är en avvikelse som kan göra organisationerna sårbara – speciellt när uppfattningsklyftan leder till att de känner sig ‘skyddade’ innan de verkligen är det.

De anställdas beteende är en kritisk del i det här pusslet. Att säkerställa att de hanterar data i enlighet med riktlinjer för efterlevnad är en utmaning – eftersom vissa, antingen medvetet eller omedvetet, inte följer förfaranden för efterlevnad. 36 % av IT-beslutsfattarna berättar att de misstänker eller är medvetna om att anställda inte alltid följer direktiven.^[6]

Men att automatisera regelverksefterlevnad kan hjälpa till att få en kultur med ‘efterlevnad som standard’, minska mänskliga misstag och risk för oavsiktliga överträdelser. Genom att säkerställa att lösningar för informationshantering, processer och system redan från grunden har utformats med tanke på efterlevnad, så minskar trycket på de anställda att agera på ett sätt som skyddar efterlevnaden.

Komma igång

I en allt mer digital värld kommer troligen fler regelverk att uppstå om hur vi ska hantera och lagra data. När det händer blir det företagen med automatiserade processer för regelverksefterlevnad som enkelt kan klättra uppåt och utvecklas i framtiden.

En robust lösning för informationshantering kan stärka IT-beslutsfattarnas förtroende och ge dem förbättrad insyn i hur data används och säkerställa att efterlevnad är en tvingande standard.