Säkra utskrifter och digital fakturahantering

Det snickras på lösningar som aldrig förr. Det är bråda dagar för XL BYGG i Norrköping. Volymen av utgående fakturor och leverantörsfakturor växer hela tiden. XL BYGG gick över till digital fakturahantering och sparar upp till 20 timmar i veckan. Tidskrävande letande i arkiv efter dokument är som historia, liksom kopiering och arkivering. Så har digitaliseringsresan förbättrat deras vardag. 

VIDEO: En och en halv minut med VD, Marie Vejkabo, XL BYGG 

Kunderna ställer krav på proffsigt bemötande i butik. Medarbetare, leverantörer och andra samarbetspartners ställer krav på smidiga och effektiva arbetsprocesser. ”Under en period växte vi så snabbt att vi inte riktigt hängde med i den snabba tekniska utvecklingen och beslöt då att vi behövde uppdatera vår skrivarmiljö. Nu fungerar det ännu bättre, nu när vi har digitaliserat flera processer här på ekonomiavdelningen. Vårt fokus har varit på lösningar för säkra utskrifter och effektiv och trygg hantering av fakturor såväl ingående som utgående” berättar Linda Svensson, ekonomiansvarig XL BYGG, Norrköping.

Lösning

”Digital fakturahantering underlättar för oss alla, den lösningen är så mycket smidigare. Eftersom lösningen ligger i molnet är den lättare att komma åt samtidigt som den alltid är uppdaterad och aktuell. På papperstiden tog det längre tid att hitta fakturorna, man fick leta i arkiv och pärmar. Nu är fakturorna alltid tillgängliga i din mobil, padda eller dator. För att effektivisera ytterligare har vi även ersatt samtliga gamla skrivare med en ny enhetlig skrivarpark. Vi har valt Canons lösning secure print för att möta GDPR och andra föreskrifter”, berättar Linda Svensson.

Fördelar

• Lätthanterlig och effektiv fakturahantering
• Bättre koll, inget hamnar mellan stolarna
  
• Spar tid och pengar
  
• Bättre cashflow
• Säkra utskrifter enligt GDPR
  

Resultatet

”Smarta lösningar har resulterat i att vi kan arbeta smartare, prestera mer utan att arbeta mer. Det är svårt att mäta och uppskatta alla fördelar men här på ekonomiavdelningen kan vi se besparingar på minst 20 timmar per vecka. Tidskrävande letande i arkiv efter dokument är som historia, liksom kopiering och arkivering. Med den elektroniska fakturahanteringen är det som att komma till himmelriket från en mörk grotta. Det som tidigare slukade massor av arbetstid sker nu per automatik. Alla leverantörsfakturor och relevanta uppgifter sparas i molnet och är tillgängliga för alla behöriga" säger Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping.

Att jobba digitalt spar så mycket tid och vi får så mycket bättre kontroll på hela flödet. Samtidigt är det mycket enklare och effektivare att arbeta digitalt än att manuellt hantera lösa papper. Det är vi alla glada över, inte minst säljarna som noterar att tiden kortats från försäljning till att kunden betalat utgående faktura. Sammantaget är resultatet att vi spar tid, spar pengar och får bättre cashflow”, säger Linda Svensson.

”Man ska alltid vara försiktig med personuppgifter och annan känslig data. Genom secure print säkerställer vi att ingen känslig information kommer i fel händer. Endast behöriga medarbetare kan skriva ut och med hjälp av en personlig kodad tagg kan vi hämta utskrifterna.

"I den digitala skrivarkön kan vi lägga utskrifterna på vänt i upp till 24 timmar. Det ger oss flexibilitet och möjlighet att styra utskriftsflödet på bästa sätt, inte bara för varje enskild medarbetare utan för hela avdelningen. Vi skriver ut exakt det som behövs och hämtar utskrifterna när det passar. Tidigare var vi tvungna att springa till skrivaren i tid och otid. Förr kunde det också hända att skrivaren blockerades för andra när 200 sidor leverantörsfakturor skrevs ut. Det kunde skapa viss irritation. Tack vare det smarta och effektiva kösystemet händer inte det längre" berättar Linda.

Nu kan vi också skriva ut från valfri enhet; mobil, padda eller dator. Det är en annan fördel. Sammantaget handlar det om avancerad teknik i grunden som underlättar för mig och mina kollegor. Ny teknik och förbättrade arbetsprocesser gör det också lättare att arbeta på distans, vilket alltid är värdefullt men särskilt under svåra tider som en pandemi”, säger Linda Svensson

Samarbetet

”Teamet på Canon har hjälpt oss att modernisera både vår maskinpark och vårt arbetssätt. Och det har dom gjort genom att agera mer som rådgivare och mindre som säljare. På så vis har vi kunnat påverka och få ut det vi önskat. Teamet har lyssnat och analyserat, förstått vår verksamhet och våra behov och anpassat lösningar därefter. Sen är det förstås ett extra plus att Canon finns i Norrköping och att rådgivningen och servicen är nära till hands”, konstaterar Linda Svensson, XL BYGG, Norrköping.