Tre tips för framgångsrik migrering med användarna i fokus - Tips 1:Skapa förutsättningar redan i migreringsplanen

Inledning

Planerar ni att migrera till ett nytt operativsystem såsom Windows 7 eller kanske byta till en senare version av Officepaketet som exempelvis Office 2007 eller 2010? Teknik är en grundförutsättning för en lyckad migrering, medan förmågan att leda, lugna och stötta användarna på olika sätt med tydlig information inför, under och efter migreringen blir avgörande för om migreringen upplevs mer eller mindre lyckad.

När det har beslutats om att en migrering ska ske får ofta IT-avdelningen ansvaret att projektleda migreringen.

 IT-avdelningen ska även se till så att migreringen genomförs kostnadseffektivt och så snabbt som möjligt utan att störa den pågående verksamheten.

Ett vanligt scenario är att IT-avdelningen lyckas med den tekniska migreringen relativt bra, det vill säga att IT-avdelningen lyckats få över användarna i det nya systemet utan att tappa viktig data eller skapa driftstopp i verksamheten. En lyckad teknisk migrering är dock ingen garanti för att migreringsprojektet kommer att upplevas som ett lyckat projekt ute i verksamheten. Många gånger är det mjuka värden såsom rätt information, kunskap och ömsesidig förståelse som blir avgörande för om projektet upplevs som en framgång eller inte.

Om du är intresserad av hur ni kan genomföra ett "lyckat" migreringsprojekt bör du läsa detta whitepaper som ger konkreta tips på hur ni på rätt sätt möter dessa mjuka värden under en migrering och sannolikt ökar chanserna att få ett lyckat migreringsprojekt. Du kommer att bli överraskad över hur ni med bra planering, välriktad och välplanerad information samt rätt användarstöd kan se till att ert migreringsprojekt upplevs som ett lyckat projekt av hela organisationen. Hur din organisation bör arbeta med varje punkt nedan varierar därför beroende på vilket typ av mål och vilken ambition ni har med migreringen.

 Vi har delat upp dokumentet i tre kapitel.

I första kapitlet, Skapa förutsättningar redan i migreringsplanen resonerar vi kring och ger  rekommendationer på vad ni kan tänka på redan i planeringsfasen av migreringen för att lyckas genomföra en framgångsrik migrering med användarna i fokus. 

I andra kapitlet, Sälja in migreringen berättar vi bland annat om den positiva effekten av att användarna/verksamheten får rätt information om migreringen och känner sig delaktiga.

I tredje kapitlet, Supporta med rätt användarstöd diskuterar vi fördelar och nackdelar med olika typer av användarstöd vid en migrering, samt hur dessa kan anpassas och förändras under migreringens gång, beroende på ambitionsnivå och resurser. 

1. Skapa förutsättningar redan i migreringsplanen

En tydlig plan för migreringen med övergripande mål och delmål samt aktiviteter är en given förutsättning för ett lyckat migreringsprojekt. I framtagandet av en migreringsplan är det viktigt att redan i planen skapa förutsättningar för de mjuka delarna i projektet.

Ta hänsyn till verksamhetens behov

En utmaning förutom att följa de riktlinjer och ramar som IT-avdelningen fått från beslutsorgan eller själva tagit beslut om kring migreringen är att fånga in verksamhetens behov. Lyckas projektgruppen att ta reda på hur verksamhetens behov ser ut i samband med en migrering dels utifrån läget innan och ett önskat framtida läge så har det skapats bra förutsättningar att genomföra en migrering som upplevs som framgångsrik inte bara av ledningen utan även från verksamheten och användarna.

Verksamhetens behov bör ses över ur två perspektiv, dels ur ett tekniskt perspektiv, det vill säga vilka tekniska förutsättningar som finns att ta hänsyn till i migreringen och dels ur ett kompetensbehov som omfattar bland annat informations, utbildnings- och supportfrågor. Genom att göra en intern undersökning med olika delar av verksamheten får projektgruppen in värdefull information för att kunna möta verksamhetens behov under migreringen.

Analysera och planera utrullning efter verksamhetens kritiska faktorer

Ta med användarna tidigt i projektet. Ta reda på kritiska tidsperioder när och var migreringen inte får störas. Det kan bero på flera saker, till exempel produktionstekniskt, semestrar och annat. Undersök olika lösningar som underlättar för användarna och som minimerar risken för kaos. Varje verksamhet har sina kritiska faktorer. Här handlar det inte om att fråga alla användare utan representanter för olika användargrupper.

En supportavdelning har också ofta intressant...

Följ denna länk för att läsa hela artikeln på vår Wordpressblogg.