Psiam hjälper Posten Norge att bli ännu effektivare: Underhållssystem ger ledningsstöd i förbättringsarbetet

Posten Norge visar att ett underhållssystem kan vara mycket mer än ett IT-stöd för avhjälpande och förebyggande underhåll. Post- och logistikkoncernen använder Infor EAM (Enterprise Asset Management) från Compare-företaget Psiam som ledningsstöd för att effektivisera sina drift- och underhållsprocesser. För Posten Norge är effektiviseringar en av förutsättningarna för att hantera 2,5 miljarder brev och 35 miljoner paket om året med lönsamhet och leveranskvalitet.

Posten Norge AS är en nordisk post- och logistikkoncern med mer än 20.000 anställda som hanterar brev, paket och andra logistiktjänster för privatkunder i Norge (under varumärket Posten) och för företagskunder i Norge och Sverige (under varumärket Bring).

I Norge har Posten ensamrätt på hantering av brev under50 gram- en verksamhet som 2009 svarade för cirka 13 procent av koncernens intäkter men med höga krav på leveranssäkerhet: 85 procent av A-posten ska levereras över natten. År 2009 var leveranskvaliteten 88,3 procent.

Samtidigt har Bring höga krav på kostnadseffektivitet och produktivitet på sina tjänster till företagskunder i Norge och Sverige - en verksamhet som 2009 svarade för 97 procent av koncernens intäkter (varav en del utgörs av brevhanteringen).

En marknad i snabb förändring

"Vi arbetar på en marknad i mycket snabb förändring och med allt tuffare konkurrens - därför måste vi arbeta med ständiga förbättringar för att öka produktiviteten och klara kraven på lönsamhet, leveranssäkerhet och HMS (hälsa, miljö och säkerhet)", förklarar Geir Araldsen som är ansvarig för Nasjonalt vedlikehold (nationellt underhåll) på Posten Norge.

Posten Norge var tidigt ute med att industrialisera sin hantering av post och paket. Och med mer automatisering i produktionen ökade behovet av mer enhetliga drifts- och underhållsprocesser. Därför var Posten Norge också tidigt ute med att välja ett gemensamt underhållssystem - Infor EAM från Psiam. Initialt (2001-2004) användes systemet för lagerstyrning, fakturakontroll och registrering av arbetsorder på åtta postterminaler över hela Norge kopplade till en gemensam databas.

"Det gav oss kontroll över våra anläggningar och resurser som hjälpte oss att förbättra produktiviteten genom att bli bättre på avhjälpande och förebyggande underhåll", berättar Geir Araldsen.

Samtidigt hade Posten Norge fått ett verktyg för att tillmötesgå ledningens och ekonomiavdelningens behov av nyckeltal för uppföljningar och beslutsunderlag i förbättringsarbetet.

"Vi såg tidigt den stora potentialen i att systematiskt förbättra våra drift- och underhållsprocesser genom att kontinuerligt mäta effekterna med hjälp av EAM-systemet - men det krävdes en hel del arbete för att nå dit", förklarar Geir Araldsen.

Från ”manuellt” till automatiserat företag

Den största förändringen var att omvandla Posten Norge från att vara ett ”manuellt” till ett automatiserat företag med mer centraliserade sorteringscenter där merparten av breven sorteras maskinellt. Idag sorteras över 80 procent av alla brev i sorteringsmaskiner varav omkring hälften i produktionsanläggningen Östlandsterminalen.

För att lyckas med denna omvandling har Posten Norge infört en ny koncernövergripande teknikorganisation, nya standardiserade rutiner och nya gemensamma stödsystem med fokus på tre områden – teknologi, underhåll och HMS (hälsa, miljö och säkerhet).

• Med en separat teknikorganisation – som levererar SLA-definierade tjänster till Post- och Logistik-divisionerna – kan automatiseringen drivas mer rationellt och kostnadseffektivt. ”Vi kan standardisera mera och utnyttja stordriftsfördelarna – och vi har fått större genomslagskraft i beslut och ekonomistyrning”, enligt Geir Araldsen.

• Med standardiserade rutiner kan drift- och underhållsprocesserna förbättras med stöd av tydliga och mätbara mål som är definierade i gemensamma Key Performance Indicators (KPI). ”Vi ska säkra högsta möjliga avkastning på koncernens anläggningsinvesteringar genom att optimera tillgängligheten (minst 98 procent) och minimera underhållskostnaderna”.

• Med gemensamma stödsystem har Posten Norge fått effektiva verktyg för att även följa upp och analysera utfallet utifrån de mål som är definierade. ”Att sätta upp tydliga och mätbara mål för drift och underhåll är bra och motiverande – men ännu bättre är det att kunna informera ledningen om aktuell status som underlag för analyser och beslut”, säger Geir Araldsen

Används på flera nivåer i koncernen

Idag använder ledningsgrupper på olika nivåer inom Posten Norge information ur stödsystemet Infor EAM som beslutsstöd. Den lokale tekniske ledaren får god översikt över pågående arbeten och resursutnyttjande – och kan se hur enheten ligger till jämfört med de uppställda målen (KPI:erna). Och på motsvarande sätt kan den centrala divisions- och koncernledningen läsa av det aktuella läget för hela verksamheten och göra jämförelser mellan olika anläggningar för att lära av goda exempel.

”Ju bättre och mer lättillgänglig information - desto fler använder det som beslutsstöd”, konstaterar Geir Araldsen: ”Vem vill arbeta med ett system som inte genererar någon output utan bara kräver tidsödande input”.

Och ju större nytta av systemstödet – desto mer motiverat är det att vidareutveckla och bygga ut EAM som styrverktyg: ”Med ledningens stöd har vi högsta prioritet för att få ett ännu bättre systemstöd”, säger Geir Araldsen och ger några exempel på förbättringsområden:

• Idag (2011) finns 654 system och 7.004 unika artiklar registrerade i EAM. Ambitionen är att få in fler enheter i systemet för mer detaljerad uppföljning som kan visa avvikelser och trender som därmed snabbare kan åtgärdas;

• Förra året (2010) registrerades 21.933 arbetsorder i EAM. I år räknar man med närmare 50.000 arbetsorder).

Ett systemstöd är inte bättre än den datainformation som finns inmatad – därför sätter Posten Norge stort fokus på att bredda användandet. ”Det ska vara enkelt och gå fort att registrera sina ärenden – därför satsar vi på mer automatisk generering av information från andra system och fler handterminaler och streckkoder”.

Och ett ledningsstöd är inte bättre än kvaliteten på den information som systemet erbjuder: ”Det ska vara enkelt för användarna att få fram den information som behövs som stöd för just det aktuella beslutet”.

Geir Araldsen summerar sina erfarenheter av systemstöd för drift och underhåll sedan början av 2000-talet: ”Inform EAM ger ett bra systemstöd – men den stora potentialen i förbättringsarbetet ligger i att ha en grundläggande underhållsstrategi, väl beskrivna processer med tydliga mätetal och rapporter som underlag för analyser och beslut om kontinuerliga förbättringar”.

Kontaktuppgifter:

Geir Peat Araldsen, Posten Norge AS, Leder Nasjonalt Vedlikehold, +47 90 58 53 64, Epost: geir.araldsen@posten.no

Einar Alexander Andersen,Psiam AS, Country Manager, +47 41 53 73 13, Epost: einar.alexander.andersen@psiam.no