Dags att premiera den viktiga HR-administratören

Den bortglömde medarbetaren i HR-funktionen

HR-funktioner har under de senaste femton åren ägnat mycket tid åt att fundera på HR-funktionens roll i organisationen. En önskan att inta en mer strategisk roll kombinerat med möjligheter att effektivisera HR-administration har skapat ett större fokus på roller inom HR-funktionen som är mer strategiska än administrativa.

HR-funktionen har givetvis en starkare historik och större kompetens inom personaladministration, så det är inte så konstigt att fokus lades på de nya strategiska utmaningarna som HR-funktionen stod inför hellre än administrationen där kompetensen var hög.

Resultatet av det skiftande fokus har dock skapat tre viktiga utmaningar för de flesta HR-funktioner att handskas med. Inte minst att vi har glömt bort hur viktig HR-administratören är för HR-funktionens framgång.

Vissa vill inte befatta sig med administration

HR-administration och HR-administratörens roll blev mindre uppmärksammade som en konsekvens av ett allt större fokus på HR-funktionens strategiska roll. Det var inte att HR-funktionen inte längre tyckte att HR-administration var viktigt, men det fanns andra saker som ansågs vara mer värdeskapande.

En tråkig konsekvens av detta är att vissa HR-medarbetare inte vill befatta sig med administrativa arbetsuppgifter. De vill ägna sig åt operativa eller mer strategiska arbetsuppgifter – det som anses vara mer värdeskapande. Detta är problematiskt eftersom alla roller inom HR-funktionen innehåller inslag av HR-administration. Det gäller även rollen som HR-Direktör.

Att knuffa ifrån sig administrativa arbetsuppgifter skapar klyftor mellan de olika rollerna inom HR-funktionen och leder till en splittrad funktion. Det blir allt svårare att säkra stödet som ges till chefer om HR-funktionen skapar två lag. En ”vi och dem” känsla kan skapas där HR-administratörer hamnar i underläge och risken finns att det blir allt svårare att attrahera och behålla duktiga administratörer, vilket i sin tur äventyrar möjligheten för HR-funktionen att arbeta med strategiska inslag då administrationen faller.

Fel signaler skickas till chefer

När HR-administration inte längre premieras finns det risk att man skickar fel signaler till chefer. En del av modernisering av HR-funktioner har varit att lägga ut en del administration på chefer. Chefer som redan är oerhört pressade.

Om de strategiska rollerna inom HR-funktionen inte vill befatta sig med administration (eftersom deras kompetens kan användas bättre i andra sammanhang för att skapa mervärde) måste HR-funktionen ställa sig frågan – Varför tror vi att chefers kompetens ska användas för administration men inte vår egen – är vi bättre eller viktigare än dem?

Risken finns att chefer irriterar sig på HR-funktionen och inte minst HR-administrationen, vilket i sin tur riskerar att göra HR-administration till ett irritationsmomentet i vardagen. Något som också skapar en dålig känsla för HR-administratörerna. Hur kul är mitt jobb om alla klaga om det?

Hur långt tror du att en ekonomifunktion skulle komma om de enbart ville jobba med uppföljning, rapportering, prognostisering och budgetering? Om ingen tycker att det är roligt eller värdefullt att arbeta med bokföring så finns det ingen ekonomifunktion.

Vad kan man då göra?

• HR-funktioner måste premiera rollen som HR-administratör samt duktiga HR-administratörer.
• HR-funktionen måste få alla HR-medarbetare att inse att HR-administration inte bara är viktigt men en del av deras arbete. Vill man inte jobba med sådant så kanske man har valt fel yrke.
• HR-funktionen måste fundera på om för mycket administration har lagts ut på chefer. Vore det kanske bättre att anställa flera HR-administratörer och frigöra chefers dyrbara tid till att fokusera på att skapa lönsamhet och motiverade medarbetare? Varför inte byter några HR Business Partners med HR Admin Partners?