Digitala skyltar ger koll på mötesrummen

På många arbetsplatser ‒ stora som små ‒ är det ofta besvärligt att få tag på konferensrum. Svårigheten att överblicka möteslokalerna på kontoret och att utnyttja dem optimalt är ett problem som Cygate nu löser tillsammans med danska Pronestor.

Administratörer och medarbetare på kontor lägger ner mycket tid på att jaga konferensrum, boka luncher och fika, administrera utrustning och bokningar av möten och lokaler. Cygate kommer nu med en IT-lösning som hjälper företag och myndigheter att hantera sina rumsbokningar centralt.

Lösningen har två viktiga delar: ett system för att hantera bokning och administration av mötesrum, vilket är integrerat med kalendern i Microsoft Outlook. Vidare utrustas varje mötesrum med en pekskärm (en läsplatta monterad i en särskild ram) som visar rummets bokningsstatus. Systemet kan också uppdatera andra digitala skyltar på företaget, som hänvisningstavlor i receptionen.

‒ Många arbetsplatser har dålig koll på sina mötesrum och upplever att det kräver för mycket tid att administrera dem. Vår lösning effektiviserar hanteringen av lokalbokning och ger även stöd för att utveckla en god möteskultur, berättar Karin Olovsson, produktansvarig för tjänsten på Cygate.

Vem känner inte igen situationen där ett redan bokat mötesrum i verkligheten står tomt? Men också det omvända, att rummen är upptagna av personer som inte har bokat det, är en källa till irritation och förlorad mötestid på många arbetsplatser.

Den digitala skylten vid varje mötesrum visar aktuell bokning och kan även användas för att ändra och söka information. Om till exempel mötet slutar tidigare än planerat kan man checka ut och anmäla rummet som ledigt direkt.

En annan vinst är att man kan studera möteskulturen på arbetsplatsen och se hur länge möten pågår i genomsnitt. Det finns dessutom extrautrustning som kan mäta antal deltagare i rummet så att man får statistik och utifrån den kan optimera mötesrummens storlek. Bokningssystemet kan även kopplas samman med passerkort och fysiska lås, så att bara den person som bokat rummet får tillgång till det en viss tid.

Cygates lösning bygger på en produkt från danska Pronestor. Systemet är centraliserat och gör det möjligt att boka både rum, teknik och catering via Outlook och via mobilen. Systemet upprättar även underlag automatiskt till ekonomiavdelningen för eventuella kostnader, för att på så sätt minska administrationen.

Mer om lösningen finns på: www.pronestor.com

För frågor och mer information kontakta:

Karin Olovsson, produktchef DMD, 010 87 87 108, karin.olovsson@cygate.se
Katrin Buhre, produktchef DMD, 010 87 87 089, katrin.buhre@cygate.se