Upphandla sjöfrakt som ett proffs

Dags att upphandla sjöfrakt på nytt? Eller är det första gången? Oavsett så kan det vara nog så komplicerat. Här har vi listat det ni behöver ha koll på för att göra en så bra upphandling som möjligt. Och för att slippa otrevliga överraskningar när fakturan kommer.

1. Underlag till budgivare

För att ta fram en så träffsäker offert som möjligt behöver vi som speditör få tydlig insikt i era behov. Vi behöver svar på följande:

• Avsändningshamn och mottagarhamn?
• Avsändningsort och mottagarort?
• Årlig volym specificerat per avsändnings- och mottagarhamn
• Jämn volym över året eller säsongsbetonat?
• Önskade leveransvillkor?
  - Hamn-hamn
  - Dörr-hamn
  - Dörr-dörr
  - Hamn-dörr
• Vem betalar sjöfrakten?
  Säljaren i avsändarlandet eller köparen i mottagarlandet (sjöfrakt prepaid eller collect)?
• Containertyp?
  - 20 DV
  - 40 DV
  - 40 HC
  - Annat?
• Vilken typ av varor (varuslag) skickar ni?
• Ungefärlig lastvikt i containern?
  
• Kan ni lasta själva direkt i container eller behöver sändningen hämtas med lastbil?
  - Om ni lastar själva: Kan ni göra det på chassi (har lastbrygga) eller behöver containern ställas på marken (SIMA-lift)?
• Önskad giltighet på frakterna?
  Vid fraktpriser längre än tre månader behövs en BAF-klausul (BAF är bränslet man tankar båtarna med och det regleras av index).
• Känslighet i ledtider eller val av underleverantörer?
  
• Önskad fritid av containerhyra
  En utökad fritid av standardtariff innebär oftast en högre sjöfraktskostnad. Avväga värdet av att betala mer på alla sändningar eller ta kostnaden när den uppkommer?
• Vill ni ha hjälp med förtullning?
  

2. Ha koll på kostnadsposterna 

Sjöfraktspris består av tre delar: 

1. Origin (kostnader i avsändarland):
   - Terminalavgift
   - Varuhamn/farledsvaruavgift
   - ISPS (inkl. säkerhetsavgift)
   - Expeditionsavgift
   - VGM administrationsavgift
   - Exportförtullning
   - Speditionsarvode
   - Advanced manifest fee 
2. Sjöfrakt
   - O/F (Ocean Freight)
   - BAF (Bunker Adjustment Factor) 
3. Destination (kostnader i mottagarland):
   - Samma som origin, men med skillnad att det blir en importförtullning istället för en exportdeklaration. 

Övriga poster

• Hämtning av gods i Sverige
• Leverans till mottagare
• Stuffning (lastning i container)

3. Jämför offerter 

Säkerställ att alla budgivare offererar enligt era instruktioner
En egen utarbetad offertmall som specificerar poster enligt punkt ”2. Ha koll på kostnadsposterna” och besvarar frågorna i punkt ”1. Underlag till budgivare” minimerar risken för felaktiga jämförelser. 

Bestäm hur ni jämför de olika buden:

• Post för post?
• Total kostnad per container eller sändning?
• Vissa poster är per sändning och andra per container.
• Jämför endast sjöfraktsposterna?
• Hela offererade volymen som en totalsumma? 

Ha koll på offertens prisstruktur.
Frakter kan offereras enligt olika prisstrukturer:

• GIAI (Gate-in All-in): Terminalavgiften i origin inkluderas i sjöfrakten. Kostnad anges per container.
• GIGO (Gate in Gate Out): Terminalavgiften i både origin och destination inkluderas i sjöfrakten. Kostnad anges per container.

4. Oförutsedda tillägg 

Pandemin har medfört flera nya tillägg vilket kan skapa onödig huvudvärk för dig som upphandlare. Ha koll på de vanligaste sjöfraktstilläggen som kan aviseras med kort notis: 

• CIS: Corona Impact Surcharge 
• PSS: Peak Season Surcharge 
• CON: Congestion Surcharge 
• EIS: Equipment Imbalance Surcharge 
• WRS: War Risk Surcharge 
• LWS: Low Water Surcharge