Laholms upphandling – en resa mot bättre kvalitet och effektivitet

DigitalTolk har haft förmånen att intervjua Josefin Hägg, upphandlare i Laholms Kommun, om hennes erfarenheter av att upphandla med fokus på kvalitet. Hennes insikter ger en inblick i upphandlingsprocessen och betoningen på kvalitet inom den offentliga sektorn.

I Laholms kommun upphandlas varor och tjänster enligt Lagen om Offentlig Upphandling. Detta är en process som varierar beroende på de specifika varor eller tjänster som behöver upphandlas. Josefin Hägg, upphandlare i kommunen, delar med sig av sina insikter från upphandlingsprocessen och hur den har förändrats när det gäller tolkförmedlingstjänster.

Användarinvolvering och uppföljning

När avtalet för tolkförmedlingstjänster närmade sig sitt slutdatum, tog Josefin initiativet att konsultera användarna av avtalet, såsom skola, socialtjänst och vård, för att utvärdera vad som fungerade bra och mindre bra under avtalsperioden. Detta är ett arbetssätt som upphandlingsenheten alltid följer när tidigare avtal är på väg att förnyas, vilket involverar att förstå användarnas behov och anpassa upphandlingsunderlaget och utvärderingskriterierna i enlighet därmed.

– Detta är ett arbetssätt jag alltid följer när vi har tidigare avtal. Det brukar hjälpa oss som arbetar med upphandling att förstå vad som behöver ändras i underlaget och om vi behöver justera vårt utvärderingssätt, förklarar Josefin Hägg.

Josefin förklarar att i områden som socialtjänst, skola och vård, där tid är en knapp resurs, är målet att ha ett beställningssystem som är enkelt och lätt att använda. Hon nämner att hennes egna erfarenheter som tidigare sjuksköterska har gett henne perspektiv på hur smidigt enkla system för tolkbeställningar skulle kunna vara och hur värdefullt det är för användarna.

– Jag har själv tidigare arbetat som sjuksköterska och har använt tolkförmedlingstjänster i viss utsträckning. Även om det var många år sedan nu, skulle det ha varit mycket mer effektivt med ett enkelt system för att boka tolkar, säger hon.

En upphandlingsprocess inriktad på kvalitet

I den tidigare tolkupphandlingen trodde många användare att de helst skulle vilja ringa och beställa tolk, men med tiden har digitaliseringen tagit över. I och med den nya upphandlingen såg Josefin att utvecklingen har gått framåt, inte minst genom de smarta lösningar som idag finns tillgängliga på marknaden.

Upphandlingsenheten i Laholm försöker att fokusera på leverantörsdialog i de fall det är möjligt. Exempelvis hålls möten med potentiella leverantörer i stället för att processen ska baseras på hur väl de kan formulera sig i text. Hela upphandlingsprocessen var därmed, i upphandlingen av tolktjänster, inriktad på kvalitet och poängsättning. Anbudsgivarna ombads beskriva hur de skulle öka tillgängligheten av tolkar och hantera avvikelser. Den leverantör som kunde visa på bäst kvalitetsarbete vann upphandlingen, vilket framhäver betydelsen av kvalitet i offentliga upphandlingar.

Utmaningar och framgångar

Josefin nämner att en av utmaningarna under upphandlingen var att användarna av tjänsterna, som skola, vård och omsorg, hade mycket att göra och det var svårt att hitta tid för konsultationer. Trots detta är hon tacksam för det engagemang som referensgruppen visade och deras insatser, vilket möjliggjorde upprättandet av ett välfungerande avtal.

Denna upphandling har visat sig vara en av de mest givande i Josefins karriär, främst på grund av dess tydliga inriktning på kvalitet och samarbetet med leverantörer. Processen gav möjlighet till en djupare interaktion med leverantörerna samt en ökad förståelse för deras arbete och hur de kan förbättra tjänsterna.

– Denna upphandling är en av de mest givande jag har varit med om, kanske för att vi fokuserade helt på kvalitet, berättar Josefin Hägg.

Råd till andra offentliga myndigheter

Josefin delar sina råd till andra offentliga myndigheter som strävar efter att förbättra sin upphandlingsprocess. Hon uppmanar till aktiv kommunikation med leverantörer och en nyfiken inställning. Eftersom Laholms Kommun upphandlar en mängd olika kategorier, från avfallsinsamling till blomsterarrangemang, lär de sig konstant och anammar lämpliga arbetssätt för att säkerställa effektiva och kvalitativa upphandlingar.

– Mitt råd till andra offentliga myndigheter, som vill förbättra sin upphandlingsprocess, är att aktivt kommunicera med leverantörerna och ha en nyfiken inställning, säger hon.

I Josefin Häggs berättelse ser vi tydligt vikten av användarinvolvering, betoningen på kvalitet och anpassning till digitala plattformar i den evigt föränderliga offentliga upphandlingsvärlden. Laholms Kommun har framgångsrikt navigerat denna utmanande resa, och deras erfarenheter kan vara en förebild för andra kommuner som strävar efter att förbättra sina upphandlingsprocesser.