Hantera scheman och arbetspass i Microsoft Shifts

En utmaning som många organisationer ställs inför är att hantera antalet olika system som finns inom företaget. Det gör att medarbetarna spenderar mycket tid på administration och på att växla mellan de olika systemen.

Microsoft har satsat mycket de senaste åren på att göra Teams till ett nav, en central plats för olika avdelningar inom organisationen att mötas. Vi vill lyfta en applikation i Teams som stödjer det här tänket, nämligen ”Shifts”, som är ett schemahanteringsverktyg som underlättar vardagen både för chefer och medarbetare.

Vad är Shifts?

”Shifts” hjälper dig som chef att strukturera och hantera arbetspass för dina medarbetare. Applikationen innehåller allt du behöver och är anpassad för att medarbetare lätt ska komma åt sina pass direkt i mobilen. Genom ”Shifts” kan du skapa eller importera scheman, genomföra passbyten, hantera ledighetsansökningar och mycket mer. Nedan lyfter vi ett par funktioner som är värda att känna till.

Scheman

Med ”Shifts” kan du skapa scheman från grunden eller importera befintliga scheman från exempelvis Excel-filer. Du får en strukturerad översikt för ditt Teams schema med veckans alla dagar och dina medarbetare på vänster sida kopplat till deras Microsoft 365-konto. Är du chef för flera personalgrupper? Inga problem, bläddra mellan dina olika team direkt i appen.

Gruppera utifrån rollerna i organisationen eller varför inte utifrån ort? Koppla sedan grupperingen till dina medarbetare.

Skift i Shifts

”Shifts” gör det så klart möjligt att skapa skift anpassade för just din organisation oavsett vilken bransch du befinner dig i. Kopiera från befintliga skift eller skapa dem direkt från grunden, eller varför inte skapa lediga skift som dina medarbetare själva kan boka upp sig på?

Möjligheten att sortera efter personer eller skift finns även för att underlätta navigeringen.

För medarbetare i rörelse

Applikationen ”Shifts” i Teams är mobilanpassad, allt för att underlätta för medarbetare på språng. Se dina pass i mobilen, skicka in en ledighetsansökan eller byt pass med en kollega. Dessa är några av alla funktioner du kommer åt mobilt.

Stämpelklocka i mobilen

Datorer på väggen för stämpelklocka? Det behövs inte längre. Slå på funktionen i ”Shifts” och använd stämpelklockan som gör det möjligt för dina medarbetare att stämpla in och ut direkt från mobilen. Genom platsinformation säkerställer du att in- och utcheckningen sker från avsedd plats.

Nå ut till dina medarbetare

I applikationen kan du även kommunicera med ditt Team. Skicka ut nyheter, informationsbrev eller påminnelser för att lättare följa upp deadlines. Allt samlat under samma tak utan att behöva växla mellan olika system eller navigera runt i andra kanaler.

Låter ”Shifts” som något för er organisation?
Tveka inte att kontakta oss på DQC – vi hjälper er gärna med er digitala arbetsplats!

Isabelle Malmvall
Business Advisory Consultant på DQC