Microsoft Search – en guide om nya sökfunktionen i Microsoft 365

Det senaste året har Microsoft gjort en kraftig satsning på sök i Microsoft 365. Hur man söker i olika applikationer har skiljt sig ganska mycket åt men nu gör man ett omtag och försöker få till en enhetlig upplevelse oavsett vart man befinner sig.

För SharePoint är det inte en ”ett till ett”-uppdatering utan både klassiskt sök, som vi haft sedan länge, och Microsoft Search lever sida vid sida. Dock har Microsoft gjort det väldigt tydligt att den klassiska söken är legacy, vilket visar sig i att man inte gjort någon större investering de senaste 5+ åren. Dock används den mycket fortfarande då många organisationer gjort stora investeringar i diverse anpassningar.

Microsoft Search har utvecklats väldigt mycket och är i dag ett starkare val för organisationen. Nu finns det en sökfunktion i Microsoft 365 som ser ut och fungerar på samma sätt över hela plattformen. Oavsett om du sitter och arbetar i Word eller på en SharePoint-site har du direkt från programmet tillgång till sökfunktionen.

Fördelarna just nu med Microsoft Search är:

• Den fungerar ”out of the box” med SharePoint Online, du behöver inte installera eller konfigurera något för att få den att fungera.
• Det är en modern och smart sökupplevelse.
• Den uppdateras kontinuerligt med nya funktioner.

Det finns några viktiga saker som man behöver känna till:

• Allt är personaliserat. Alla förslag och resultat kommer från Microsoft Graph, vilken utgår från vem du är, vad har du arbetat med nyligen, vem är du kopplad till eller vilka du har samarbetat med.
• Allt som visas baseras på dina behörigheter. Om du inte har åtkomst till dokumentet får du inte heller träff på det när du söker.
• Maskininlärning och framförallt naturlig språkinlärning är något som kommit stort den sista tiden och detta kommer bli allt viktigare funktion för att ge oss det vi faktiskt letar efter. När vi gör en sökning är vi inte alltid säkra på hur vi bäst formulerar den för att få det vi letar efter. Vi kanske inte vet det rätta ordet eller hur det stavas. Ofta när vi gör en sökning är det för att lära oss något, det är inte alls säkert att vi har kunskapen. Kärnan i sök är att förstå språk, det är sökapplikationens arbete att ta reda på vad du letar efter och ge dig som användare svaret oavsett hur du stavar eller kombinerar orden i din fråga.

Något som jag personligen tycker blivit mycket bättre, är att man kan arbeta aktivt med innehållet som presenteras i Microsoft Search. Speciellt verksamheten kommer att få det mycket lättare att skapa och underhålla innehållet, vilket i slutändan gör att sökupplevelsen blir bättre för användarna.

Tänk på att sök inte är något man bara sätter upp vid ett tillfälle och lämnar därhän utan något man arbetar med kontinuerligt på samma sätt som annat innehåll. Det innebär att man hela tiden tittar på sökhistoriken för att anpassa och förbättra. Detta kräver dedikerade resurser från organisationen som både förstår hur sök fungerar, och vad organisationen har för mål, för att göra sökupplevelsen bättre och mer korrekt. Detta innebär i slutändan en besparing om några få arbetar dedikerat med informationen, i stället för att alla ska behöva lägga ner mer tid på att söka efter det som de behöver för att göra sitt arbete.

Funktioner i Microsoft Search

För att underlätta sökbarheten kan sökteamet skapa Akronymer, Planritningar, Bokmärken, samt Frågor & Svar. Sök använder även AI och Microsoft Graph för att underlätta sökningen, detta märks speciellt när man söker efter personer. Det är inte något man behöver underhålla utan det görs helt per automatik.

Sök efter personer och filer

Att söka efter personer och filer är bland de vanligaste sökningarna, och eftersom Microsoft Graph hjälper kring detta så får man både personer och deras kontaktinformation, organisationsschema, kommande möten, grupper med mera.

Du får resultat både från dina egna filer och filer skapade av medarbetare som du har access till. För att ytterligare minska antalet träffar som inte är relevanta, och öka de som är relevanta, får man resultatet i den kontext man söker i. Om du till exempel befinner dig på en Teamsite görs sökningen i den specifika Siten, och befinner du dig på SharePoints startsida kommer du att söka i samtliga SharePoint-siter som du har access till.

Om du till exempel vet att en viss person har skapat ett dokument som letar efter kan du bara söka efter personens namn, och när du sedan öppnar personens kontaktkort kan du under ”Files” se alla filer som denne skapat och som du har access till.

Acronyms/Akronymer

Alla företag har sina egna förkortningar och akronymer och ofta har man skapat någon wiki eller lista där man beskriver förkortningarna. Det finns nu möjlighet att hantera även detta i sök, det betyder att jag som användare till exempel kan skriva ”define mm” (se bild nedan)

I dagsläget är det engelska som stöds, och de varianter som stöds just nu är:

• What is mm
• Define mm
• mm definition
• Expand mm
• mm expansion
• Meaning of mm
• mm means

Locations/Platser

Sök efter byggnader eller andra platser, dessa visas sedan via Bing Maps.

Floor plans/Planritningar är något man har stor nytta av i större byggnader, det gör att man exempelvis kan söka efter personer och förutom att få upp kontaktkortet kan man också få upp var personen i fråga sitter, eller var ett mötesrum finns.

Här blir en naturlig samarbetspart de som har hand om organisationens anläggningar, de har med största sannolikhet tillgång till ritningarna. Samarbete är nyckeln till rätt och uppdaterat innehåll, och här behöver exempelvis Sök-teamet jobba ihop med de som underhåller Active Directory, HR och de som förvaltar anläggningen eller byggnaden.

Bookmarks/Bokmärken är något som kommunikatörerna bör vara med och underhålla, för relevant och uppdaterat innehåll, det är ju de som vet vilka resultat som bör visas. Det kan ju också vara träffar som bara är relevanta under en viss tid, som exempelvis senaste kvartalsrapporten. Det bör med andra ord vara ett lika naturligt arbete som att lägga upp en nyhet eller annan artikel. Det finns adminroller i Microsoft 365 för att hantera detta samt verktyg som underlättar arbetet för de som underhåller innehållet.

Man kan också numera styra resultaten baserat på fler faktorer, exempelvis:

• Vilket land befinner jag mig i
• Söker jag på datorn eller mobilen
• Koppla direkt mot en Power APP
• AD-grupper

Kopplingen mot en PowerApp är en väldigt intressant funktion, för att ofta när du gör en sökning är det för att du vill utföra något men du vet inte hur du ska navigera för att göra det.

Säg att du behöver ansöka om ledighet. När du söker får du i bästa fall upp länken direkt till där du kan ansöka om ledighet, men oftast får du en länk till mer information och policys om olika typer av ledighet med mera. Det kan med andra ord röra sig om cirka 2–4 klick innan du kommer igång med själva ansökan. Om du i stället kopplar en sökning till en PowerApp kan du direkt i sökresultatet presentera möjligheten att initiera processen för en ledighetsansökan.

Q&A/Frågor och svar

Fungerar liknande som bookmarks, så i stället för att bara visa en länk kan man lägga in ett svar direkt till användaren, eller annan information man kan tänkas vilja ge. Här har man också möjlighet till enklare ”rich text”-formatering. Något att tänka på är att om man har samma sökord i både bookmarks och Q&A så kommer alltid bookmarks visas först.

Med rätt inställningar kan man på ett smidigt sätt säkerställa att användarna får snabb och relevant information. Några exempel:

Ett internationellt företag håller på att införa ett nytt resebokningssystem, vilket kommer att införas land för land, och man kommer också ha olika system och regler för vissa länder. Då kan Q&A tillsammans med möjligheten att koppla mot vilket land man söker ifrån, eller mot en AD-grupp, skapa riktad information och ge statusinformation samt givetvis hjälpa användaren att hitta det hen eftersöker.

I det här fallet är den person som har bäst information kring detta troligtvis projektledaren, så det är viktigt att skapa bra rutiner så att man smidigt kan underhålla detta.

Ett annat exempel kan vara att man väljer att lägga in vanliga frågor som kommer till HR-avdelningen i Q&A. Det hjälper användarna att snabbare hitta det man söker och minskar arbetsbelastningen för HR.

Här skulle man också kunna använda användarens geografiska placering för att presentera ett anpassat sökresultat och lokal information.

Connectors/Anslutningar

Denna funktion är just nu i preview. För att få tillgång till den måste man vara med i Targeted release eller så får man vänta tills Microsoft släppt den publikt. Det innebär också att funktioner kan ändras.

Microsoft Graph Connectors gör det möjligt att visa externa data som resultat vid sökning. Med hjälp av Micrsoft Graph Connectors API kommer det vara möjligt att antingen själv utveckla en koppling eller använda de inbyggda kopplingarna. Detta är ett bra steg mot en Enterprise Search, exempelvis finns redan nu en koppling mot system som Service Now. Det kommer att göra det så mycket enklare att hitta FAQ eller annan information som man tidigare behövde gå in i ett annat system för att hitta.

Det finns redan massor av kopplingar skapade av olika partners. Har ni fortfarande kvar mycket information i exempelvis Lotus Notes, eller ni kanske använder Documentum för arkivering, kan ni när den här funktionen släpps publikt få in det i sökresultaten.

Är ni nyfikna på om det redan finns kopplingar till ett system ni har stort behov av att få med i sökresultaten finns det mer information hos Microsoft:

• Anslutningar från Microsoft
• Anslutningar från Partners
• Bygg din egen anslutning

Behöver ni hjälp att komma igång, eller vill få mer information, har vi många duktiga konsulter på DQC som gärna hjälper er med detta. Vi har i den här artikeln bara tittat övergripande på de nyheter och funktioner som finns. Framförallt har vi fokuserat på områden där vi ser att man med mindre insatser får störst värde, och därmed också kan skapa en grund och bättre förståelse för hur man sedan arbetar vidare med sök i organisationen.

Kunskap är inte något som organiserar sig självt. Att lagra, organisera och hantera kunskap behöver – och kommer alltid behöva – mänsklig medverkan, även med kraftfulla verktyg.

Michael Svensson
Information Architect DQC