Ny i bostadsrättsföreningens styrelse? Tips, ansvar och vanliga misstag att undvika

Att bli invald i styrelsen för en bostadsrättsförening innebär att kliva in i en viktig roll, både som representant för medlemmarna och som medförvaltare av en av de största investeringarna i många människors liv. För den som är ny i styrelsen kan det kännas överväldigande, men med rätt stöd, struktur och inställning blir arbetet inte bara hanterbart, det kan till och med bli roligt och utvecklande.

Varför engagera sig i brf-styrelsen?

Karolina Sandahl, fastighetsjurist på Fastighetsägarna Service, menar att styrelseuppdraget är ett sätt att ta ansvar för sin investering.

– Att sitta i styrelsen för en bostadsrättsförening ger en möjlighet att påverka sin boendemiljö och sin ekonomi. Det är ofta den största investeringen man gör i livet, så varför inte engagera sig i hur den förvaltas?

Ulrica Schröder, affärsutvecklare på Fastighetsägarna Service, instämmer.

– Många tror att de måste kunna allt från början, men det viktiga är att man är villig att lära sig.

Nya styrelser skapar nya förutsättningar

Ett generationsskifte pågår i många föreningar. De som suttit i styrelsen i 10–20 år lämnar över till en yngre generation med andra förväntningar.

– De nya ledamöterna vill ofta vara mer beslutande än operativa. Man vill ha insyn, men inte sköta detaljerna själv. Därför blir det också viktigare att ha fungerande rutiner, bra samarbete och tillit – både internt och gentemot de leverantörer man anlitar, säger Ulrica Schröder.

Struktur ger trygghet för bostadsrättsföreningen

En av de största utmaningarna för nya styrelser är att få koll på alla viktiga delar: från konstituerande möten och registrering hos Bolagsverket till ekonomi, avtal och underhållsplaner. För att undvika att viktiga saker tappas bort behövs ordning och tydliga arbetsformer.

Här är några konkreta tips för en bra start i styrelsearbetet:

Fem nycklar för nya styrelser

• Registrera styrelsen hos Bolagsverket direkt efter årsstämman annars ligger den gamla styrelsen kvar juridiskt.
• Kräv en ordentlig överlämning från avgående styrelse, vad är akut, vilka leverantörer finns, vilka avtal gäller?
• Sätt en fast agenda och använd förvaltningsrapporter – det gör möten kortare och tydligare.
• Fördela ansvar mellan ledamöterna. Ingen ska behöva bära hela lasset själv.
• Läs föreningens stadgar och avtal, de är grunden för allt arbete i styrelsen.

– Många missar att säga upp avtal i tid eller vet inte vad som står i dem. Det kan bli både kostsamt och krångligt, säger Ulrica Schröder.

Styrelsearbetet kräver tillit och ansvar

För att styrelsearbetet ska fungera krävs förtroende mellan ledamöterna och respekt för ansvarsgränserna.

– Det är inte ovanligt att en eller två personer tar på sig allt, särskilt ordföranden. Men det är viktigt att våga delegera och lita på varandra, säger Karolina Sandahl.

Hon påminner också om att styrelseuppdraget innebär ett juridiskt ansvar, särskilt för uppgifter som lägenhetsförteckningar och pantsättningar. Den typen av fel kan leda till både straffansvar och skadestånd.

– Även om man delegerar uppgifter till en förvaltare, så har styrelsen alltid det yttersta ansvaret.

Undvik personberoende

Det är inte ovanligt att viktig information "försvinner" när en långvarig styrelseledamot lämnar sitt uppdrag. För att undvika det behöver man tänka långsiktigt och bygga system som är oberoende av enskilda personer.

– All dokumentation ska finnas tillgänglig på en gemensam plats. Det får inte ligga på någons privata hårddisk, säger Ulrica Schröder.

Hon rekommenderar också att skapa standardiserade processer för t.ex. andrahandsuthyrningar och ombyggnadsärenden.

– Det ska inte spela någon roll vem som sitter i styrelsen. Besluten ska tas på samma sätt ändå.

Gör plats för gemenskap i brf:en

Det är lätt att fastna i ekonomi, ansvar och regler. Men ett fungerande styrelsearbete handlar också om relationer.

– Ordna något enkelt och trevligt. Bjud in till en fika eller en grillkväll där alla tar med sig egen korv. Att skapa gemenskap underlättar när svåra beslut behöver kommuniceras. Att känna medlemmarna i huset gör det enklare att vara styrelseledamot – och roligare, säger Ulrica Schröder.

Sammanfattning

Styrelsearbetet i en brf är både ett ansvar och en chans att påverka sitt boende. Med rätt förberedelser, struktur och stöd kan även nykomlingar bli trygga och effektiva i sina roller. Som Karolina Sandahl säger:

– Det är roligt att vara med och påverka och att få saker att bli bättre, både för sig själv och sina grannar.