Ta med dig kontoret ut i skogen!

På bussen, i väntrummet, från din vardagsrumssoffa. Eller varför inte på jaktpasset i skogen? Dagens teknik med smarta mobila molnlösningar har lett till att möjligheterna att själv välja var och när du vill jobba är närmast oändliga. Inom personaladministration innebär det att tidrapporter, reseräkningar och en mängd andra uppgifter numera kan skötas från surfplattan eller mobilen när du får en stund över. Resultatet: en enklare och effektivare vardag för såväl chefer som medarbetare.

Dropbox och OneDrive för dokument och bilder, Spotify och Netflix för musik och film. För att inte tala om alla olika appar för mejl, chatt och sociala medier. Olika molnlösningar som vi har tillgång till via nätet, närsomhelst och varsomhelst, är numera en självklar del av de flestas vardag. Marknaden för denna typ av tjänster växer explosionsartat och tillväxten ser inte ut att avta på många år framöver.

Även inom arbetslivet blir molnlösningar allt mer populära och öppnar för helt nya sätt att jobba. Du slipper vara låst till kontorsdatorn när de flesta arbetsuppgifter kan utföras var du än befinner dig, från vilken enhet som helst. Inte minst inom den yngre generationen som vuxit upp med internet och smartphones är mobilitet och flexibilitet på jobbet något som närmast tas för givet. Dagens arbetsgivare har därmed en utmaning i att hänga med i utvecklingen och kunna erbjuda verktyg som stödjer ett mobilt arbetssätt.

Ett av de områden där allt fler företag inser fördelarna med en molnlösning är system för personaladministration. Men vad kan det innebära rent praktiskt för chefer och medarbetare när de har snabb och enkel tillgång till systemet var de än befinner sig? Låt oss titta närmare på fördelarna med personalsystemet på fickan!

Han tar med sig systemet på älgjakten

Anders Karlsson har alltid gillat friluftsliv och som ung tränade och tävlade han i skytte.

– Jag är med i ett jaktlag där vi jagar med löshund. Vi samlas tidig morgon, innan solen gått upp, i jaktstugan och jaktledaren går då igenom det område/såt där vi ska jaga, berättar han.

Anders arbetar som konsult, ett spännande och varierande arbete där han dagligen har kontakt med många olika människor i varierande branscher. Varje höst tar han dock ledigt ett par veckor för att delta i älgjakten. Anders berättar vidare hur en typisk jaktdag kan se ut:

– När alla är på plats drar jakten igång genom att jaktledaren talar om för hundföraren att släppa hunden. Då kan det gå fort. Ibland får hunden tidigt upp ett spår och börjar skälla. Har du tur går det rakt mot ditt pass, och börjar det knaka i skogen så är det till att vara beredd. Andra gånger släpper hundföraren och sen får du snällt sitta och vänta. Vanligtvis sitter vi mellan 3 och 4 timmar om vi inte har fällt en älg. Det är ungefär den tid det tar för hundföraren att ta sig igenom såten.

En liten portion spänning och action. En stor portion väntan och tålamod. Så skulle nog de flesta jägare sammanfatta ett typiskt jaktpass. Så vad gör man då med all väntetid? Anders berättar att han passar på att njuta av lugnet och tystnaden, plockar fram sin matsäck och kaffetermos. Men det händer även att han tar fram mobilen för att snabbt uppdatera sig om läget på jobbet, ett bra sätt att både slå ihjäl lite tid och hålla lite koll så att inget viktigt missas.

Vad praktiskt att ha allt du behöver i mobilen, då kan du panga lite och jobba lite.

– Det är ovärderligt att kunna ta med sig kontoret ut i skogen. Numera är ju täckningen heller inget större bekymmer. På jobbet sade kollegorna skämtsamt ”Vad praktiskt att ha allt du behöver i mobilen, då kan du panga lite och jobba lite”, säger han och skrattar.

Anders och hans kollegor använder Flex HRM, ett komplett webbaserat personalsystem, där chefer och medarbetare enkelt kan hantera scheman, tidrapporter och reseräkningar varsomhelst och närsomhelst, bara de har tillgång till internet eller appen HRM Mobile i sin smartphone.

Även om det bara är en liten del av alla funktioner Anders nyttjar just under jaktpasset har han stor användning av att kunna jobba mobilt när han är ute hos kund på annan ort eller på annat sätt är på språng.

– Jag använder mobiltelefonen för att löpande rapportera min tid på olika projekt och för att registrera mina reseräkningar. Jag använder också dagligen Mina kollegor, en slags närvarotablå, för att se att den jag söker är på plats, berättar han.

Tillgängligheten och smidigheten för användaren är något Anders flera gånger återkommer till vad det gäller vinsterna med ett mobilt system som Flex HRM. Men det är också ett smart sätt att effektivisera hela kedjan kring tidrapporter och reseräkningar, för alla parter. Anders förklarar närmare:

– För mig är det ett enkelt och snabbt sätt att rapportera in min tid och mina utlägg. Sen snabbar det upp hela flödet eftersom min chef löpande får underlag för analys och även vidarefakturering. Vi kapar en massa ledtider, vilket gynnar både mig och företaget.

Tre vanliga tidstjuvar – och hur du kan sätta stopp för dem

De finns på de flesta företag oavsett bransch – tidstjuvarna som orsakar frustration bland medarbetarna och tjat från cheferna och löneadministratörerna. Men som tur är finns det smarta sätt att bemästra dem – genom att välja ett systemstöd som är användarvänligt och mobilt.

1. Tidrapporteringen släpar efter
   En typisk tidstjuv i många verksamheter är den dagliga tidrapporteringen. Lägg till detta att du jobbar i flera olika projekt under en och samma dag, eller ute hos flera olika kunder. Inte sällan behöver du som anställd då själv hålla reda på vilka timmar du har jobbat och var, och har du då inte tillgång till tidssystemet på din dator behöver du lägga in allt detta i efterhand. Vi kan nog alla känna igen oss i att sådana detaljer lätt faller i glömska. Och om vi behöver tänka efter är risken att vi skjuter upp uppgiften till nästa dag, och kanske nästa igen – tills det plötsligt blir ny månad och chefen påminner om att det är dags att klarmarkera.
   I en mobilapp som HRM Mobile slipper du det bekymret. Eftersom du alltid har mobilen på dig ute på jobb är tidrapporten bara en knapptryckning bort och du slipper vänta tills du kommer in till kontoret. Du stämplar din tid direkt när jobbet utförs och behöver du byta kontering gör du bara det med ytterligare en knapptryckning. Du kan till och med låta systemet känna av var du befinner dig med hjälp av din GPS-position. Då blir det ännu smidigare att rapportera rätt, eftersom appen föreslår kund eller projekt utifrån positionen när du stämplar.
2. Kvittotrassel
   Tjat om kvitton brukar vara ett stående inslag för alla de som reser och har utlägg i jobbet. Då är en digital kvittotjänst, som HRM Travel, din bästa vän. Fota kvittot med din smartphone och bifoga det direkt till din reseräkning, till exempel när du sitter på tåget hem efter kundbesöket. Det sparar mycket tid och huvudvärk för dig som användare – och gör dig populär hos löneavdelningen som får in allt underlag snyggt och komplett.
3. Svårt att få tag på personal till arbetspassen
   Jobbar du med schemaläggning? Då har du säkert upplevt att en stor del av arbetsdagen går ut på att jaga personal när någon har blivit sjuk eller det har uppstått någon annan hastig förändring i planeringen. Med en app som kan skicka förfrågningar via sms och e-post maximerar du chanserna att få tag på rätt personer i rätt tid. När en förfrågan har skickats ut är det bara för den anställde att svara på e-postmeddelandet eller sms:et och på så sätt tacka ja eller nej till det erbjudna arbetspasset. Ett smart sätt att lösa bemanningen utan onödigt tidsspill.

Nyfiken på ett personalsystem som hjälper er att bli mer mobila och förenkla er vardag? Här kan du läsa mer om Flex HRM – ditt personalsystem i molnet