Bli bättre på feedback! 9 steg för framgång

Feedback. Ordet som kan skapa rysningar längsmed ryggraden hos de bästa av medarbetare. Hur kommer det sig? Jo, för att sättet feedback ges på många gånger lämnar mycket att önska, om den överhuvudtaget ges. Många ledare är duktiga på att ge förstärkande feedback, men kan uppleva det som svårt när de behöver ge konstruktiv feedback på något. Man kanske undviker det helt och hoppas att medarbetaren själv ska inse att han/hon behöver ändra sina beteenden, eller så försöker man ge feedback men p.g.a. rädsla för relationen så blir feedbacken otydlig som bäst.

Att kunna ge förstärkande och konstruktiv feedback är en av de viktigaste ledarskapsförmågorna som finns då den kraftigt påverkar relationen med dina medarbetare och därav också engagemanget och prestationerna.

Här kommer våra bästa tips för mer framgångsrik feedback:

1. Fundera på om du ska ge feedbacken överhuvudtaget

Precis som det finns ledare som ger för lite feedback finns det också ledare som ger för mycket feedback. Fundera på hur viktigt det är för dig att din medarbetare får denna feedback just nu? Hur pass stor påverkan har hans/hennes beteenden på kulturen och resultaten? Det du inte vill göra är att ge feedback på allt du kommer på - särskilt inte konstruktiv feedback. Feedback syftar till att få till beteendeförändringar och det kan vara svårt för medarbetare att förändra saker om det blir för mycket på en gång. Dessutom, om du ger mycket konstruktiv feedback, se till att det är jämt fördelat mellan medarbetarna i teamet, i annat fall kan det starta en känsla av orättvisa och favorisering vilket verkligen kan skada engagemanget.

2. Välj en lämplig tid och plats

Om det är känslor involverade - se till att inte ge feedback direkt när de uppstår. Fundera igenom feedbacken och vad du ska säga, och välj ett annat tillfälle. Ge ALDRIG konstruktiv feedback framför andra medarbetare.

3. Be om tillåtelse att ge feedback

Att t.ex. säga "Jag har lite tankar om gårdagens möte - har du några minuter nu?" låter mer öppet än "Jag skulle vilja ge dig lite feedback på gårdagens möte".

4. Var konkret

Beskriv beteendet och påverkan det har t ex:
"Jag har lagt märke till att du på sistone ställt in flera möten i rad med kort varsel, vilket orsakat frustration i projektteamet då projektmedlemmarna inte kan komma vidare med sina uppgifter."

5. Lyssna empatiskt

När du levererat feedbacken - pausa lite för att läsa av reaktionen och för att ge medarbetaren en chans att förklara. Ställ öppna frågor för att hjälpa till t ex: "Vad tänker du om detta?" eller "Är det något som hänt?"

6. Justera eller tydliggör dina förväntningar

Det kan ofta visa sig att det finns en naturlig förklaring till din medarbetares beteende.
Om det gör det bemöt med något liknande "Okej, jag insåg inte det, kanske kan du framöver säga till om något liknande händer så löser vi det tillsammans." Om det inte finns någon klar förklaring, försök förstå varför beteendet uppstått och huruvida du och medarbetaren är överens om din syn på det eller inte.

7. Utveckla en action-plan tillsammans

Nyckelordet här är tillsammans. Ställ t ex en fråga såsom "Vad kan vi båda göra för att förbättra detta framåt?"

8. Tacka för feedback och uppmuntra mottagaren

Säg något som "Tack för att du lyssnade på feedbacken! Låt oss stämma av igen på vår nästa 1till1?"

9. Var tålmodig och stöttande

Det kan ta tid att ändra beteenden. Det är sannolikt att du kanske behöver ge samma feedback flera gånger. Så fort du ser steg mot förbättring, ge feedback på dem!

Av. Rebecca Cannerfelt

Innehåll hämtat ur FranklinCoveys ledarskapsprogram 6 framgångsfaktorer: Att lyckas som teamledare & Jhana.