Tokmannis framgångssaga

Tokmanni är Finlands största och enda rikstäckande lågpriskedja. Tokmanni har över 190 butiker, mer än 4000 anställda och intäkter på en miljard euro.

Tokmanni är den största rikstäckande lågprisvaruhus-kedjan i Finland. Även med den påverkan som covid-19 har haft på marknaden växer Tokmanni både med sina fysiska butiker och sin näthandel så mycket att intäkterna passerade en miljard euro år 2020. De första butikerna som nu är en del av Tokmanni-kedjan öppnade på 70-talet, och tillväxten har varit stadig sedan dess. Då företaget har en mer än 30 år lång IT-historia har Tokmanni många äldre system, och lösningar för att integrera dem sinsemellan har framtagits allt eftersom.

Legacy är alltid en börda. Under en period gick 80% av Tokmannis resurser, egna och externa, till att lösa problem som uppstod på grund av att integrationen mellan systemen hade gjorts ett i taget, utan något helhetstänk. Med deras nya molnorienterade strategi bestämde sig Tokmanni för att ändra det – med hjälp av Frends.

– 80% av våra IT-resurser gick till att utföra och kontrollera integrationsarbete. Bara 20% av tiden gick till att utveckla något nytt. Med Frends har vi skiftat det till 80% utvecklingsarbete, och bara 20% behövs för underhåll, säger Tony Eriksson, IT-chef på Tokmanni.

Som man kan ana har en butikskedja med decennier av historia bakom sig många lokalt baserade system som sammanfogar olika typer av lösningar från olika epoker. Utmaningen i att överföra dem till Frends iPaas var rent teknisk, det grundades i när de gjorts, hur långt IT-utvecklingen hade kommit samt medarbetarnas kunskaper. Hur skulle man hitta medarbetare som visste hur de här systemen fungerade? Hur kunde man omarbeta processerna till att bli mer anpassningsbara och lättare att återanvända?

Kombinerbara processer och affärsfunktioner

Tokmannis nya integrationsprocesser är kombinerbara eller – på IT-språk – komponerbara. En komponerbar process kan till exempel vara sammansatt av delar som ”Order to WMS”-processen, som nu är en återanvändningsbar komponent som parametriseras i processutförandet. Förutom att använda återanvändningsbara processedelar började Tokmanni också att implementera återanvändningsbara affärsfunktioner, även kallade interna och externa affärs-API:er. Frends iPaaS stöder återanvändningsbara affärsdelar, visuell lowcode-strategi och API-hantering. Allt det här är nödvändiga funktioner för att öka produktionen i enlighet med planen.

Med Frends kunde Tokmanni också göra det möjligt för IT-administratörer att integrera och – viktigast av allt – att övervaka och se allt som händer i deras kritiska affärsprocesser. Transparensen kommer från Frends lowcode-strategi och ”kodspråk”, som är ett standardiserat och välkänt språk för processdefinition från Microsoft Visio och andra produkter med BPMN2.0-stöd.

Hybridarkitektur banar väg till molnet

Tokmannis nya strategi är molnorienterad. Därför väljer Tokmanni enbart cloudsystem för nya affärsapplikationer. Som för alla företag av den här storleken så kan inte alla systemen bytas ut på en och samma gång. Därför är Frends förmåga att stödja hybridarkitektur avgörande. Systemen kan ingå i en övergripande processintegration och automatisering lokalt eller i molnet utan att krångla till det så att brandväggen ser ut som en ”Schweizerost”.

Resultat

Återanvändningsbara komponenter, API:er och återanvändningsbara processdelar minskar implementationskostnaderna.
Problemlösningstiden för produktionen är 12 gånger kortare (från 6 timmar till 30 min).
80% drift och 20% utveckling har förvandlats till 80 % utveckling och 20 % drift.
Frends ger Tokmanni sinnesro; de kan lita på att Frends fungerar, och även när något går fel med deras system så kan de lita på plattformen. Ett problem är bara ett kortvarigt hinder med en snabb lösning.
200+ butiker med integration
60% mer utveckling utan ökade kostnader
60% lägre driftskostnad
12x snabbare problemlösning

Sammanfattningsvis: med den kostnadseffektivisering som digitalisering och automatisering innebär så ser Tokmanni till att vara före sina konkurrenter när det gäller priset för slutkunden.

Resultaten i siffror

Projekt IT-landskap