5 kostnadsställen du ska vara glad att din ekonomichef inte har

Ekonomichefer är analytiska och bra på att identifiera lönsamma förbättringar. De gillar lyckade investeringar och besparingar. De ogillar utgifter. Men framförallt, de avskyr onödiga kostnader!

I vissa fall ligger du som marknadsförare lite illa till på ekonomiavdelningen. I ekonomichefens ögon är din avdelning nämligen främst en bärare av stora kostnader.

Det går att vända på det. Om du är duktig på uppföljning och rapportering och kan visa att investeringen i marknadsföring ger resultat – då kan du till och med ligga bra till. Som sagt, de är analytiska och tror på siffror.

Synliga och dolda kostnader

De kostnader som du och din ekonomichef enkelt kan se är de fakturor du får från reklambyrån, webbyrån, tryckeriet, PR-konsulten med mera. Tyvärr finns det också ett antal dolda och faktiskt onödiga kostnader.

Dessa osynliga kostnader ligger gömda i aktiviteter som vid första anblicken bara ser ut att vara vanliga kostnader, inte onödiga kostnader. Du hittar dem till exempel bland kostnader för textproduktion, foton, översättningar och repro eller i antalet timmar som ni lägger ner i projekten. De orsakas ofta av gamla rutiner eller att man saknar moderna teknikstöd, tydliga processer, struktur och rätt befogenheter.

Det finns så klart inga kostnadsställen som speglar onödiga kostnader. Tur är kanske det, för om det funnits det är risken är stor att många marknadsförare hade blivit jagade genom korridoren av sin ekonomichef. Hela 72% svarade nämligen i vår senaste undersökning att det finns en stor eller mycket stor effektiviseringspotential på deras marknadsavdelning. Och som sagt, onödiga kostnader är det värsta ekonomichefer vet.

Jag och Johan Boström från inRiver, som dagligen hjälper marknadsavdelningar öka effektiviteten med hjälp av PIM-system, identifierade häromdage:

5 kostnadsställen som du ska vara glad att din ekonomichef inte har:

#1. Tid spenderad på att leta efter bilder på servern eller jaga bilder från organisationen eller leverantörer.

Orsak: Bilder lagras överallt utan vettig struktur eller metadata samt hanteras utan en process.

#2. Kostnad för att ta om bilder som redan har tagits

Orsak: Samma som ovan

#3. Kostnader för att översätta samma text flera gånger, ofta varje gång de ska användas.

Orsak: Ingen kontroll på vilka texter som är översatta.

#4. Tid spenderad på att be om, ta emot och införa feedback i korrekturrundor från olika personer flera varv.

Orsak: Ingen tydlig process eller systemstöd för korrekturhantering.

#5. Tid spenderad på att utföra manuella uppgifter som kan elimineras av ett systemstöd

Exempelvis klipp och klistra mellan Excel och ett verktyg eller systemstöd, t ex InDesign, hemsidan och webshopen.

Orsak: Texter, dokument och bilder lagras och underhålls överallt där de används, inte på ett centralt ställe.

Utveckla och få guldstjärna

Tyvärr kommer din ekonomichef nog aldrig att hitta dessa onödiga kostnader om han inte är osedvanligt intresserad av hur ni jobbar på marknadsavdelningen. Jag säger tyvärr, för det innebär att ni kanske spenderar stora mängder tid och pengar i onödan.

Det är alltså upp till dig att utmana dina egna arbetsmetoder, rutiner och verktyg för att kunna öka produktiviteten och kvaliteten. Och om du identifierar förbättrings-områden och föreslår investeringar som syftar till att öka effektiviteten kommer du med stor sannolikhet att få en guldstjärna av ekonomichefen. De gillar nämligen inte bara besparingar och givande investeringar utan också begreppet ”ökad ROI”.

Tänk nytt – stoppa onödiga kostnader

Hur kommer man då tillrätta med dessa läckor, dessa onödiga kostnader? Anledning till att kostnaderna uppstår är oftast att det finns behov av att utveckla processer och stödsystem. Börja därför med att identifiera aktiviteter som du vill kunna göra snabbare, bättre eller billigare. Analysera sedan befintliga processer och stödsystem som påverkar dessa aktiviteter, och tänk sedan ett varv till: hur kan vi göra detta bättre?

Du kommer att bli förvånad över hur stor besparingspotential det finns i både tid och pengar. En ökning av effektiviteten innebär också att ni kan vinna time-to-market samt höja kvalitén och därigenom även öka försäljningen.

Så, var finns dina onödiga kostnader?