Här gömmer sig dina tidstjuvar!

De flesta marknadsförare vet att det finns en potential att jobba mer tidseffektivt på deras avdelning. Men av olika anledningar har många faktiskt svårt att ställa krav på att få investera pengar i processutveckling eller stödsystem i syfte att spara tid.

Att ställa krav på tidsbesparande förbättringar innebär att visa både sig själv och sitt företag respekt. Tid är en bristvara – både för dig och företaget. Ingen av er har råd att göra av med tid i onödan. Därför är jakten på tidstjuvar central för både dig själv och företaget.

Att spara tid är inte samma sak som att skära ner avdelningens resurser. Jag upplever att detta är en mycket vanlig rädsla på marknadsavdelningen. Det handlar snarare om att få tid och kraft att kunna göra fler och bättre uppdrag – inte om att göra sig av med budget eller personal.

Ta ansvar för era tidstjuvar

Trycket på marknadsavdelningen har nog aldrig varit högre. Kravet på mer kommunikation i fler kanaler ökar. Men ni får inte fler resurser eller mer tid till avdelningen, eller hur? Det innebär att ni måste jobba smartare genom att eliminera tidstjuvar och ta befintlig teknik till hjälp.

Vem ska då sätta ner foten och säga: ”Stopp, vi behöver se över hur marknadsavdelningen kan jobba smartare för att hinna med allt”?

Jag hör några som väntar att IT ska hjälpa dem, andra kämpar tappert på i motvinden. Tyvärr kan ingen annan än ni själva ställa krav, jaga tidstjuvar och utveckla effektiva arbetsmetoder.

Vi hittar så gott som alltid tidstjuvar gömda på marknadsavdelningar där vi går in och gör en översyn av befintliga processer och stödsystem. Och jag lovar, det finns åtminstone en tidstjuv gömd i din närhet. Någonstans på ditt kontor.

Fem gömställen för tidstjuvar

Här är fem vanliga områden där tidstjuvarna brukar gömma sig:

1. Onödigt manuellt arbetet

Vi ser ofta ett onödigt klipp-och-klistrande av information mellan olika system. Detta kan du undvika genom att få rätt stödsystem eller verktyg på plats, eller bygga en koppling mellan olika system så att du kan återanvända befintlig information. Vi kapade till exempel produktionstiden på DR från 3 dagar till 1,5 timmar på ett företag. De fick därmed 5 arbetsdagar per månad över att göra annat på. Verktyg som kan avlasta är exempelvis MRM-system, mediadatabas (bildbank), PIM-system webb-to-print – beroende på behovet.

2. Otydliga processer

Detta är en stor fråga som kan omfatta alltifrån samarbete med sälj och produktchefer till avdelningens sätt att genomföra sitt uppdrag. Symptomet är att hjulet uppfinns om och om igen. Och att tiden rinner iväg för att alla får göra som de vill, inte på det sätt som är mest effektivt. Detta omfattar till exempel projektledning, hantering av bilder och texter, korrekturhantering och uppföljning.

3. Spretigt uppdrag

Många försöker hjälpa alla med allt (och lite till) istället för att fokusera på strategiskt viktiga aktiviteter/kampanjer som bidrar till ökad omsättning direkt eller indirekt… Men att springa på alla bollar samtidigt kräver mycket tid. Och en spretig vardag innebär ofta ett stort tidsläckage.

4. Letande efter digitalt material

Ingen tänker på det, men många gör det. Letar efter saker, såsom bilder, tidigare produktblad, inbjudningar, mässmaterial etc. De flesta tar det för givet. Detta beror ofta på att man försöker att spara allt material i en (på sikt ohållbar) mappstruktur. Våra kalkyler visar att en mediadatabas kan bespara sälj- och marknadsavdelningen minst en månad per år på ett medelstort företag. En månad, som bara ligger och väntar på att bli hittad.

5. Brist på kontroll och överblick

Många har svårt att få kontroll och överblick när det gäller pågående projekt och avdelningens resurser. Det är tidskrävande och nästan omöjligt att manuellt hålla koll på beläggningen, status i projekten samt upparbetade timmar och budget. Risken är stor att ni tappar tempo, överbokar resurser eller måste gå runt runt och fråga för att få den efterlängtade överblicken. Detta påverkar både produktiviteten och kvaliteten.

Hur skulle du känna om du fick 1 timme extra per dag?

Vill du veta var dina tidstjuvar gömmer sig? Börja här!