Fokus på kompetens och ARUBA leder Falköpings kommun framåt

För Kajsa Linnarsson och Ulrika Sanfridsson Fritz är ingen dag den andra lik i arbetet med rekrytering och kompetensförsörjning på Falköpings kommun. Att arbeta kompetensbaserat för att undvika den klassiska ”magkänslan” har blivit en självklarhet och Grade Varbi har underlättat kommunens rekryteringsprocesser.

Falköpings kommun har cirka 3000 anställda och gör över 400 rekryteringar under ett år. Kajsa Linnarsson och Ulrika Sanfridsson Fritz arbetar båda som HR-konsulter med olika fokusområden. Tillsammans jobbar de för att kommunens rekryteringar ska ske kompetensbaserat, ett arbete som underlättades mycket när de började använda Grade Varbis rekryteringssystem.

– KBR-modulen i Grade Varbi ger ett jättebra stöd för våra chefer, berättar Kajsa. I modulen får cheferna bestämma de egenskaper de vill att en kandidat ska ha och får utifrån dem ett frågebatteri som de använder i både intervju och referenstagning. Det gör att de kan undvika att gå på den klassiska ”magkänslan”.

– Att arbeta med kompetensbaserad rekrytering har blivit en kvalitetssäkring av våra intervjuer. Vi upplever att cheferna använder sig av underlagen i allt större utsträckning och att de berättar för varandra hur bra det funkar, säger Ulrika.

Ulrika och Kajsa är överens om att Grade Varbi är ett mycket användarvänligt system som gör det lätt för cheferna att göra rätt. De upplever också att cheferna gör proffsigare intervjuer och att man har fått en bättre hantering på uppföljning av annonser och för återkoppling till kandidaterna.

– De flesta av våra chefer är ju sällan-användare men de kan ändå hantera sina annonser på ett enkelt sätt i Grade Varbi. Det är också bra att vi kan lägga in steget kravprofil, då våra chefer förut har haft en tendens att hoppa över det steget i processen. Men i och med att det ligger i systemet blir det tydligare och vi får all dokumentation samlad på ett och samma ställe, säger Ulrika.

– Vi kan också följa status för kandidaterna och för chefernas arbete i systemet, vilket gör det enklare för oss att se när de kan behöva vårt stöd. De gånger man behöver hjälp finns det också bra kontaktvägar in till Grade Varbi. Man får nästan en familjär känsla när man pratar med supporten, berättar Kajsa.

Fokus på ARUBA hjälper till med kompetensutmaningar

Falköpings kommun fokuserar också på att arbeta aktivt med områdena inom hela ARUBA-hjulet, det vill säga Attrahera, Rekrytera, Utveckla, Behåll och Avveckla. Kajsa berättar att de i år har fört in begreppet ARUBA i den kommunövergripande flerårsplanen, vilket synliggör arbetet på en mer strategisk nivå och stärker kommunens arbete med de kompetensutmaningar som finns.

– För oss på HR har ARUBA varit en del av vårt arbetssätt sedan länge, berättar Ulrika. Just nu är det mer fokus på Utveckla och Behålla, genom att vi arbetar lite extra med arbetsmiljö och friskfaktorer till exempel. Men inom vissa yrkesområden, såsom vård och omsorg, ligger även fokus på Attrahera för att nå flera olika målgrupper.

Som de flesta andra arbetsgivare har Falköpings kommun utmaningar med kompetensförsörjning, särskilt inom vård och omsorg. Därför jobbar kommunen också aktivt för att stärka sitt arbetsgivarvarumärke, employer brand, så att de kan locka och rekrytera blivande medarbetare men även för att behålla den personal de har idag.

– Det görs olika insatser för att stärka vårt employer brand mot alla målgrupper. Vi försöker arbeta brett på alla nivåer och på olika sätt i våra olika förvaltningar, säger Kajsa.

– Vi erbjuder också kontinuerligt varierade former av kompetensutveckling för våra medarbetare för att vi ska använda våra resurser på bästa sätt, vi jobbar aktivt för att det ska vara rätt kompetens på rätt plats helt enkelt, kompletterar Ulrika.

Varierande arbetsuppgifter i en lagom stor organisation

Att Falköpings kommun är en ”lagom stor” organisation menar Ulrika har varit en fördel i ARUBA-arbetet. Olika organisationer har olika förutsättningar men att få in begreppet och de olika delarna i kommunens långsiktiga plan tror hon är ett måste för att skapa fokus och även för att få ekonomiska resurser för att arbeta med det.

– Det är väldigt roligt att vi har fått upp begreppet på en lednings- och politisk nivå, säger Kajsa. Det känns som att vi då fick ett större grepp och det blev lättare att se över vad hela kommunen och alla förvaltningar faktiskt gör inom de olika områdena, bara det känns attraktivt i sig.

Kajsas och Ulrikas jobb varierar mycket från dag till dag. Kajsa jobbar just nu mer aktivt tillsammans med kommunikationsavdelningen för att Falköpings kommun ska vara en Attraktiv arbetsgivare för alla åldrar. Ulrikas huvudfokus är kompetensförsörjning och när hon inte granskar och publicerar annonser så håller hon bland annat i utbildningar inom HR för både medarbetare och chefer.

– Vårt uppdrag innebär att arbeta både operativt och strategiskt inom vårt område, så det blir verkligen en mix av arbetsuppgifter. Den ena dagen är aldrig den andra lik och ett telefonsamtal på morgonen kan kullkasta hela dagens planering. Men det är det som är tjusningen och anledningen till att vi trivs så bra, avslutar Ulrika.