Gamla lagfarter från 1930-talet och framåt blir digitala

Landsarkivet i Härnösand ligger i spetsen när det gäller att lagra arkivmaterialdigitalt i databaser för att säkrare bevara materialet och öka allmänhetens tillgänglighet. Med tre omfattande digitaliseringsprojekt har landsarkivet köpt in tre tyska Zeutschel "superskannrar".

- De underlättar och effektiviserar arbetet betydligt, samtidigt som allt går snabbare, säger arkivarien Lina Marklund.

Landsarkivets stora sandfärgade byggnad ligger vackert på en grönklädd kulle
i centrala Härnösand. Här ligger Sveriges största landsarkiv, med Västeuropas till ytan största arkivdistrikt.

Distriktet består av Gävleborgs, Västernorrlands, Västerbottens och Norrbottens län. Landsarkivets bestånd är totalt drygt 70 000 hyllmeter. Sedan 2001 förvaras även lagfartsböcker från hela Sverige vilket kraftigt ökat landsarkivets bestånd.
Teodor Georgopoulos arbetar med just lagfartsböckerna när han ljudlöst skannar in lagfartböcker på en av de stora ergonomiskt byggda Zeutschelskannrarna som köptes in i början av förra året. Den bedömdes av Riksarkivet vid en upphandling vara den bästa när det gäller ekonomi, ergonomi, teknik och utan skadlig UV-strålning.

- Tidigare kopierade vi materialet på vanlig kopiator vilket var tidsödande med dålig kvalitet. Nu går det mycket snabbare och skannern är enkel att sköta. Efter en dags kurs behärskar man tekniken, säger Teodor Georgopoulos.
I dag har även Riksarkivet, Landsarkivet i Göteborg och MKC (Mediekonverteringscentrum) i Fränsta i Ånge kommun de moderna Zeutschelskannrarna vars pris ligger runt 750 000 kronor per styck.

Framtidens digitala arkiv
De senaste åren har frågorna om framtidens arkiv diskuterats och debatterats intensivt. Hur ska system utvecklas för att kunna hantera dokument och handlingar som ska arkiveras? Och vilka krav måste ställas på systemen för att det som bevaras ska få så hög kvalitet som möjligt? Det handlar alltså om hur man ser till att informationen bevaras autentisk, tillförlitlig och användbar. Det är också viktigt att det går att lita på dess ursprung.

I dessa fall uppfyllerZeutschelskannrarna de krav som ställs.Men en svårighet med att utveckla beständiga system för informationshantering är att tekniken utvecklas hela tiden, vilket betyder att den mycket snabbt blir omodern.
- Zeutschelskannern är det absolut senaste på marknaden, den har många användningsområden vad gäller effektivisering av hantering av arkivmaterial i såväl offentlig som privat sektor, säger Sören Magnusson på ABM-Produkter Sverige AB som representerar Zeutschel i Sverige.

Ökad tillgänlighet

En prioriterad uppgift för Riksarkivet och landsarkiven är att öka allmänhetens tillgänglighet till arkiven. Inom Riksarkivet är det främst SVAR (Svensk Arkivinformation) som arbetar med att göra dokumenten ur arkiven tillgängliga via digitala medier.I maj 2001 beslutades att en nationell depå för inskrivningsmaterial skulle förläggas till Landsarkivet i Härnösand. Beslutet innebar att landets samtliga tingsrätter skulle leverera sitt inskrivningsmaterial till Härnösand före april 2003. Materialet är främst handlingar från 1933 till 2001.
Detta har lett till projektet "IM-vård" som reparerar och skannar lagfartsböcker för hela Sverige. Syftet är att minska slitaget på originalhandlingarna som i flera fall är i mycket dåligt skick. Projektet startade i november 2005 och beräknas hålla på i sex år. Det är finansierat av domstolsverket.

Från projekt- till avgiftsfinansiering

Nu är skanningen i Härnösand projektfinansierad, men om den ska kunna fortsätta kommer forskare och universitet att få betala för servicen. Forskare från Umeå och Örebro universitet (och i viss mån även privatpersoner) kan via Svensk Arkivinformation beställa material som de är intresserade av. SVAR förmedlar beställningen vidare till det landsarkiv där arkivmaterialet finns och volymen skannas på plats så att forskaren kan ta del av materialet på SVAR:s webbsida.- Det kostar att skanna. Universiteten eller forskarna får därför betala för beställningarna vilket ger oss en del intäkter. Det kan kanske leda till lönsam verksamhet i framtiden, säger Lina Marklund.
Regeringen har bestämt att verksamheten ska bära sina egna kostnader. Men
verksamheten går hittills med underskott. Riksarkivet ska försöka vända den
negativa trenden och där kan den ökade digitaliseringen spela roll. Den viktigaste regeln är att handlingarna hos Riksarkivet och landsarkiven är offentliga handlingar och därmed öppna för den som vill titta på dem. Detta står i tryckfrihetsförordningen. Undantag görs om handlingen omfattas av sekretess, eller, för vissa enskilda arkiv. När dokumenten bearbetats och läggs in i en databas, omfattas det skannade materialet enligt lagen om upphovsrätt. Det innebär att den som har skannat och skapat en databas har ensamrätt att lägga ut det på internet.

Text och bild
Tomas Skoglund

Fotnot: Mer information om Zeutschels bokskannrar finns på
www.abmprodukter.se och www.zeutschel.de