Digital signering: Det här behöver du känna till

Efterfrågan på digitala tjänster för signering av dokument ökar. Samtidigt finns det vissa formkrav som är viktigt att känna till för att det ska vara juridiskt bindande, särskilt i samband med upprättandet av årsredovisning. Här berättar John Sjöberg som är före detta revisor och numera branschspecialist inom redovisning och revision på Hogia vad man behöver tänka på.

Digital signering av dokument är en modern och smidig lösning för att signera dokument som är juridiskt bindande, man slipper all pappershantering som tar tid från verksamheten. Det kan till exempel handla om signering av offerter, anställningsavtal, serviceavtal med mera. Även årsredovisning, revisionsberättelse samt styrelse- och stämmoprotokoll kan signeras digitalt enligt såväl aktiebolagslagen som årsredovisningslagen.

Enklare administration

Antalet dokument som ett företag, redovisningskonsult och en revisor hanterar i samband med redovisning och revision är omfattande och kräver mycket administration. Med digital signering slipper företag eller dess ombud till exempel skicka runt årsredovisningen per brev mellan styrelseledamöter. I stället är det smidigt att få rätt person att skriva under och i rätt ordning.

När jag var verksam som revisor hade jag gladeligen sett att digital signering var en standard. Det hade sparat tid och effektiviserat granskningsförfarandet. Om vi tittar på våra nordiska grannländer har digital signering av årsredovisningar och revisionsberättelser varit vanligt förekommande i flera år och de har kommit betydligt längre i sin utveckling, Nu ser vi äntligen att efterfrågan på digitala lösningar från svenska företag ökar.

Tillförlitligheten av elektroniska underskrifter 

För att företag ska kunna bli mer digitala är det viktigt att det är enkelt. De flesta dokument som ska signeras internt och externt mot kunder ska kunna undertecknas elektroniskt direkt från datorn eller telefonen.

Årsredovisning och revisionsberättelse är handlingar som hör till en särskild kategori av dokument och som kräver en avancerad nivå av såväl signering som försegling för att det ska vara juridiskt bindande. Det här tycker jag är värt att uppmärksamma lite extra då det ligger på företagen själva att säkerställa att den digitala signeringslösningen man använder håller rätt nivå. Det finns i dag flera lösningar för digital signering på marknaden, men för att uppnå avancerad nivå krävs att signering sker med någon av de e-legitimationer som används i Sverige, såsom BankID. Det är EU:s förordning om elektronisk identifiering, eIDAS, som styr vilka underskrifter som är giltiga.

Digitalt flöde från ax till limpa

Att lämna in årsredovisningen digitalt till Bolagsverket väntas bli obligatoriskt för aktiebolag som följer K2- och K3-regelverken från och med år 2021. För att företag och dess ombud ska kunna arbeta helt digitalt, från upprättandet av bokslut och årsredovisning till revision och signering, samt enkelt kunna lämna in handlingarna till Bolagsverket via deras e-tjänst behövs en smidig digital signeringsprocess direkt i boksluts- och revisionsprogrammet. Myndigheter som Tillväxtverket ser stora ekonomiska fördelar med att ha digital signering integrerat i processen.

På Hogia tar vi nu fram en signeringslösning som möter kraven från redovisning och revisionsbranschen. Målsättning är lansering under 2019. Redan idag stödjer vi digital inlämning av årsredovisning och revisionsberättelse till Bolagsverket, och med digital signering direkt i boksluts- och revisionsprogrammet behålls hela flödet digitalt, från ax till limpa.