Redo att lämna månadsvis arbetsgivardeklaration på individnivå?

Införandet av Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) är den mest omfattande förändringen Skatteverket genomför på flera år. Här berättar två av Hogias mest rutinerade experter på HR-frågor, Erik Douglasson och Sara Janson, om hur företag och organisationer berörs av den nya lagregleringen som börjar gälla stegvis under 2018 och fullt ut från januari 2019.

Snart införs Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) och alla som arbetar inom lön och HR funderar nu på hur införandet kommer att fungera i praktiken när den delvis ersätter årlig kontrolluppgift. Vid årsskiftet införs reglerna för samtliga arbetsgivare men redan från juli i år börjar lagen gälla företag med fler än 15 anställda och som ingår i branscher med krav på personalliggare.

Införandet innebär att företag ska rapportera arbetsgivardeklaration med uppgifter om skatt, lön och förmåner på individnivå varje månad till Skatteverket. Det är en stor förändring för alla arbetsgivare men vår uppfattning är att regleringen kommer att leda till en mer effektiv löneadministration.

Till skillnad från årlig kontrolluppgift följer rapporteringen av AGI löneprocessen naturligt vilket ger arbetsgivare en jämnare arbetsbelastning över året istället för resurskrävande arbetstoppar vid årsskiftet. Redan idag rapporterar hela 92 procent av alla arbetsgivare årlig kontrolluppgift elektroniskt vilket inte gör steget till månadsvis rapportering stort. Flera arbetsmoment på löneavdelningen kommer i och med AGI att försvinna då informationsflödet till myndigheter underlättas genom att vissa myndigheter får direktåtkomst till anställdas uppgifter via Skatteverkets portal och den anställde kan hämta intyg för exempelvis bolån direkt via Skatteverkets Mina Sidor.

För den anställde blir det lönespecifikationen som ersätter årlig kontrolluppgift. Detta innebär ett större ansvar på den enskilde att läsa lönespecifikationen men det ger också en ökad medvetenhet då lönespecifikationen kommer varje månad samt kommer att vara mer detaljerad. Den anställde får en ökad insyn av vad arbetsgivaren rapporterar in och eventuella fel kan upptäckas tidigare samt korrigeras i kommande löneutbetalningar.

Implementeringen av AGI kräver dock att löneprocessen inom organisationen säkras upp. Avdragen skatt som redovisats för en anställd och betalats in till Skatteverket kan inte återbetalas. Så när nu arbetsgivardeklarationen sker på individnivå är det extra viktigt att rapporteringen blir korrekt från början. Behörigheter inom organisationen måste struktureras upp, från upplägg av anställda till attestering och utbetalning av lön.

Som medlem av branschorganisationen Srf konsulterna – den ledande branschorganisationen inom redovisning och lön - deltar vi i flera arbetsgrupper med fokus att hitta bra lösningar för programvaruleverantörerna som i sin tur leder till enkla och väl avvägda användargränssnitt för våra kunder. För oss som programvaruföretag är det en självklarhet att vi skall kunna hantera API lösning för Arbetsgivardeklaration på individnivå när Skatteverket har en sådan möjlighet på plats hos sig från och med 1 januari 2019. API innebär direktåtkomst från lönesystemet till Skatteverket.

Behovet av en lagreglering kommer av att vi har en allt mer rörlig arbetsmarknad med olika anställningsformer. Regleringen ska ge både arbetsgivare och arbetstagare bättre koll på att redovisad lön och skatteavdrag blir korrekt. Genom att använda digitaliseringens möjligheter på rätt sätt kan vi förenkla och kvalitetssäkra organisationers och myndigheters arbetsprocesser, vilket i sin tur leder till högre kvalitet för den enskilde.

Erik Douglasson och Sara Janson