Fem tips för en bra offboarding

Ett snyggt avslut när den anställde ska lämna organisationen är lika viktigt som ett bra välkomnande. En tidigare medarbetare som pratar gott om arbetsplatsen även efter sin tid på företaget blir en värdefull ambassadör.

Under 2020 är det många företag som har tvingats säga upp personal till följd av coronapandemin, och därför är frågan om offboarding kanske mer aktuell än någonsin. Offboarding handlar om att få till ett bra avslut när en anställd ska lämna företaget.

Jenny Cedervall är ansvarig för Hogias rekryteringsverksamhet och vet hur viktigt det är att medarbetaren lämnar med en positiv känsla, oavsett om det handlar om en uppsägning eller om det är medarbetaren själv som har valt att lämna.

– Man vet aldrig om eller när vägarna kommer att korsas igen. Kanske som en framtida kund eller en återvändande medarbetare. Med en bra offboarding är man som arbetsgivare öppen för dessa tänkbara scenarion, säger Jenny.

Nyckeln till en välfungerande offboarding är ordning och reda, menar Jenny. På Hogia använder alla chefer en checklista för att skapa struktur kring processen. Jenny trycker på att en dålig offboarding kan sätta en bitter eftersmak på en anställningstid som i övrigt har varit bra. Här handlar det om att ta vara på chansen att odla en ambassadör, som pratar gott om företaget och kan locka nya kompetenta medarbetare.

Fem punkter att ha med på offboarding-checklistan

1. Informera om de olika momenten. Gå igenom de olika delarna av uppsägningen tillsammans med medarbetaren för att undvika missförstånd. Berätta hur lång uppsägningstiden är, när den sista anställningsdagen är och hur medarbetaren tar del av arbetsgivarintyg och tjänstgöringsbetyg. Tänk också på att avsluta mobilabonnemang, sjukförsäkring och liknande för att undvika dubbla kostnader för samma tjänst.
2. Berätta tidigt för kollegorna. Bestäm tillsammans med medarbetaren hur och när ni kommunicerar ut till avdelningen och kollegorna att han eller hon ska sluta. Det kan lätt uppstå ryktesspridning bland medarbetarna som ska vara kvar om information dröjer, så se till att vara tidigt ute.
3. Tanka av medarbetaren på kompetens och dokumentation. Planera för en överlämning av arbetsuppgifter och ansvarsområden till personen som ska efterträda den som slutar. Här gäller det att tanka av medarbetaren på all kompetens och dokumentation som efterträdaren kan behöva. Ge också medarbetaren chansen att vara delaktig fram till sista dagen. Bara för att personen ska sluta betyder inte det att han eller hon inte kan komma med kloka synpunkter och bidra med kompetens under möten.
4. Avsluta med ett givande samtal. Avsätt tid för ett avslutningssamtal där medarbetaren får möjlighet att komma med synpunkter kring företaget och sin tid där. Det här är ett ypperligt tillfälle att fånga upp saker att jobba vidare med på arbetsplatsen. På Hogia jobbar man aktivt med exitsamtal, och detta ger arbetsgivaren en chans att utvecklas och ta del av en ärlig bild av företaget.
5. Avtackning – storslaget eller i mindre skala. Planera en avtackning på medarbetarens villkor. Vissa tycker om att stå i centrum, men andra gör det inte. Oavsett preferens är det en god idé att som arbetsgivare hörsamma önskemål och se till att även den här sista insatsen möter medarbetaren.