Använd lagen om e-faktura och stoppa slöseriet

Varför är Sveriges offentliga förvaltning så släpphänt angående lagen som kräver att inkommande fakturor till upphandlande myndighet ska vara i ett strukturerat elektroniskt format?
Lagar är till för att följas och den här bestämmelsen är mer än fem år gammal. Större efterlevnad skulle tveklöst minska utrymmet för bedrägerier och öka kontrollen. E-fakturan har den effekten – och den vore välkommen.
Just nu slösar det offentliga bort mängder med skattemedel och mycket av pengarna trillar rakt ner i oseriösa fickor.

Den sista meningen vore skönt att slippa skriva. Dels för att det är en allvarlig anklagelse och dels för att vi ser ett skriande behov av resurser inom praktiskt taget all samhällsverksamhet.
Men tyvärr är svinnet en realitet som bekräftats upprepade gånger på sistone när Jens Nylander använt sig av finkalibrig dataanalys för att kartlägga inköp och hanteringen av pengar inom kommuner, regioner och statliga verk. Jens, som är utvecklare och analytiker och som sysslat med mjukvaruutveckling i över 25 år, avslöjar kontinuerligt ett uppseendeväckande slöseri vilket kastat ljus över flera allvarliga brister i hur den offentliga sektorn hanterar sina affärsrelationer.
Nylander pekar på en rad allvarliga problem, från överfakturering och användningen av oseriösa företag som leverantörer, till avtalsbrott och samarbeten med företag som saknar F-skattsedel.

Dessa avslöjanden är inte bara en fråga om ekonomisk ineffektivitet. De sätter fingret på en djupare strukturell problematik inom offentlig förvaltning.

Den enkla lösningen: följ lagen

Nylanders rapporter visar att det finns ett utbrett slarv när det kommer till att ha koll på avtal, leverantörer och betalningar. Denna brist på noggrannhet och kontroll är inte bara kostsam. Det underminerar även förtroendet för den offentliga sektorns förmåga att sköta sina pengar och resurser. Det är uppenbart att dessa problem går hand i hand med en brist på effektiva system för övervakning och revision vilket gör det svårt att upptäcka och åtgärda missförhållanden.
Så hur gör man för att komma åt detta?
Det enkla och självskrivna svaret är: följ lagen.
Det går uppenbarligen trögt för den offentliga förvaltningen att implementera lagen om e-faktura som trädde i kraft för mer än fem år sedan. För en kommun i Västra Götaland blev undfallenheten en dyrbar läxa. Först efter ett bedrägeri, som kostade kommunen 1,6 miljoner kronor, togs det beslut om att enbart ta emot e-fakturor.
Vitsen med e-fakturalagen är att modernisera och effektivisera faktureringsprocesserna. Framsteg som borde ligga i allas intressen. Därför är det märkligt att paragrafen inte följs med större bestämdhet. Är man konspiratoriskt sinnad väcks faktiskt misstankar om ett medvetet överseende.
En möjlig förklaring kan faktiskt vara en rädsla inom offentliga myndigheter för att högkvalitativ data från e-fakturor skulle avslöja fler ekonomiska oegentligheter eller ineffektiviteter. Det kanske finns en potentiell oro för att den transparens som e-fakturor medför skulle kunna blottlägga systematiska fel och brister.

Det går också att spekulera i om det kan råda en allmän utbredd motvilja mot digitalisering inom den offentliga sektorn. Denna motvilja kan vara driven av flera faktorer inklusive en ängslan för att förändring kan leda till upptäckter som skulle kräva större ansvar och strängare kontroller.
Det kan även finnas en djuprotad kultur av att "göra som man alltid har gjort" vilket försvårar implementeringen av nya och mer effektiva system.

Gör en grundlig översyn

Avslöjandena från Jens Nylander borde tjäna som väckarklocka för den offentliga sektorn att ta en hårdare titt på sina interna processer och system. Ska förtroendet återställas hos allmänheten och effektiviteten förbättras behöver offentliga myndigheter inte bara skärpa sin avtals- och leverantörshantering utan även omfamna och effektivt implementera digitala lösningar som e-fakturering.
Att efterleva en lag som redan finns borde vara givet som första steg.
Det är dags för en grundlig och genomgående översyn av hur den offentliga sektorn hanterar sina resurser. Främst för att skydda skattebetalarnas pengar, men också för att säkerställa att man håller jämna steg med den tekniska utvecklingen.

SIMON STRANDELL, Commercial Director, InExchange