Ett av Skandinaviens största AV-projekt vid Stockholms Universitets nya campusområde

Det finns projekt som inte stannar av trots pandemi. Stockholms universitets nya campusområde Albano är ett sådant. Där fick Informationsteknik uppdraget att installera Nordens kanske största projekt med mötesteknik. Ett lyckat projekt med värdefulla erfarenheter.

Fram tills nu har universitetet förutom vid Frescati haft sina verksamheter ganska utspridda i Stockholm. Men det blir det ändring på. Ett syfte med Campus Albano är nämligen att kunna lämna de gamla lokalerna i Kräftriket på andra sidan Roslagsvägen och som inte motsvarar dagens krav på bland annat tillgänglighet och klimatkrav. Snart står fyra, varav SU förhyr tre, helt nya hus klara i det nya campusområdet Albano som ligger vid Roslagsvägen i riktning mot Frescati, från Roslagstull sett.

I husen finns över 210 hypermoderna salar och rum, många med allt från ljud och bild till ljusstyrning och videolösningar. Anpassade för dagens och morgondagens utbildningar. Här kommer allt från hybridföreläsningar till konferenser och utbildningar hållas. Kanske är det ett av det största projekten av det här slaget i Skandinavien och som dessutom har gjorts i ett svep.

Vi pratar med Mauritz Torstenson som har det övergripande projektledaransvaret från Stockholms universitets sida och om hur AV-projektet i detta nybygge började.

– Ett av huvudmålen var att vi skulle hitta en tekniklösning i framkant och som är så framtidssäkrad så långt man nu kan se, säger Mauritz och fortsätter:

– AV-konsulten Jonas Backman som vi anlitade är lite av arkitekten bakom lösningen och han är mycket kompetent. Hans uppdrag från oss på universitet var att ta fram hela förfrågningsunderlaget med funktionsbeskrivning, och som har godkänts av projektets styrgrupp.

AV-konsulten tog mycket stöd i professor Uno Fors, prefekt för Institutionen för data- och systemvetenskap, och hans rapport Framtidens lärandemiljöer. 

Mauritz berättar att ännu ett mål med projektet var att virtuellt kunna koppla ihop flera hörsalar till en stor gemensam med ljud och bild så att alla deltagare kan se och höra samma sak. Tre av hörsalarna har 150, 180 och 300 sittplatser vilket sammantaget blir 630 sittplatser. Det är en av lösningarna som Informationsteknik har installerat med hjälp av AV över IP, det vill säga ljud och bild över vanligt nätverk.

Översikt av projektet
Informationsteknik har skött installationen i inte mindre än 210 salar och rum. Innan vi går vidare så är det bra att ha en liten orientering av vad som är gjort i husen:

• 5 hörsalar.
  80 - 300 sittplatser.
  Här finns teknik för att presentera över kabel eller trådlöst med hjälp av flera projektorer, kameror, ljud och ljussystem, samt trådlösa mikrofoner – för både undervisning på plats och/eller distans med Zoom.
  
  
• 31 lärosalar (klassrum)
  Identiska möjligheter som ovan.
  
  
• ALC-salar (Active Learning Classroom)Läraren kan via sin huvudenhet i Cynapsystemet välja att antigen visa sin dator/presentationsbild på alla gruppskärmar i salen eller ex. vid redovisning av grupparbete, välja att dela en enskild grupps bildskärm till vissa eller alla skärmar i salen. I en ALC-sal är eleverna uppdelade i grupper där varje grupp har en egen bildskärm som gruppens medlemmar kan visa bild på från medhavd laptop. Detta görs antingen via kabel eller trådlöst via Cynap-enheten. Skärmarna är så kallade touchskärmar som även kan användas som digitala whiteboards. Cynapsystemet ger även möjlighet till delning av bild från mobil enhet som t.ex. mobil eller surfplatta. 
  
  
• 50 mötesrum
  Här finns teknik för att presentera över kabel eller trådlöst på bildskärm samt en så kallad videobar för Zoom-möten.

I tillägg till rummen ovan har även ett antal mindre mötesrum installerats.

Styrbar kamera med synkat ljus
SU ville i det här projektet jobba med beprövade lösningar och att tekniken skulle vara så enkel att använda som möjligt. Till exempel skulle det fungera likadant att använda Zoom på campus, som hemma. Därför har Informationsteknik installerat Zoom på alla lärardatorer i alla lärosalar och som är ansluten till rummets ljud- och kamerasystem. För att börja ett Zoom-möte så startar läraren kameran och anpassar rummets ljus genom att trycka på en knapp på rummets Creston-pekskärm. Den gör att Zoom kan använda rummets teknik på samma enkla sätt som en kamera och mikrofon på en bärbar dator.

Kameran som sitter i bakre änden av lärosalarna är för övrigt värd några ord. Den filmar läraren eller tavlan, och går att styra med tre förinställda lägen och som är framtagna för att se bra ut:

1. Ren föreläsning, tar hela podiet

2. Läraren, fix position

3. Inzoomning av skrivtavlan

På tal om skrivtavlan så är det mycket viktigt att belysning fungerar och är bra eftersom reflexer i skärmen kan få kameran att blända ner och göra innehållet svårläst eller svårtolkat. Belysningen måste alltså hänga med i kamerans förinställningar, och den programmeringen har Informationsteknik gjort.

I salarna finns också trådlösa mikrofoner. För att höras i Zoom så måste läraren eller talaren alltså ha ett headset med mikrofon. Om någon i publiken ställer en fråga så finns ingen fast rumsmikrofon, men det har Informationsteknik löst genom att byta ut ett trådlöst headset mot en trådlös handmikrofon och som kan lämnas ut till personer i auditoriet.

Om någon i publiken behöver strömma sin bild till den stora skärmen så går det bra med en teknik som påminner om AirPlay och Chromecast.

Föreläsningar går även att spela in, vilket görs med hjälp av mjukvaran Kaltura som finns installerad på alla datorer med Zoom.

Detaljkoll på all installerad teknik
Vi frågar Mats Andreasson, försäljningsansvarig för projektet på Informationsteknik om några detaljer i beställningen, och får reda på att AV över IP utrustningen? skulle använda sig av Stockholms universitets eget nätverk.

Vår fråga blir då om en hörsal full med trådlöst uppkopplade studenter kan lägga beslag på värdefull nätverkskapacitet från Informationstekniks installation?

– Nej, det här nätverket är helt skilt från det trådlösa som finns i lokalen, och dessutom är det helt låst och isolerat bara till oss, säger Mats Andreasson och fortsätter:

– En stor del av processen med all AV-utrustning är att integrera och planera tekniken i deras IT-miljö ett arbete i samråd som gjorts möjligt genom det samarbete vi haft med Marcus Hertzén på SU´s IT avdelning.

Vad Mats delvis syftar på här är att varje ansluten enhet i nätverket – och det är tusentals – är dokumenterade med fysisk plats och nätverksport samt unik MAC-adress i nätverket vilket krävs för att trafiken i nätverket skall fungera. Detta underlättar även felsökning och support.

– Även när det driftsätts så blir det mycket enklare. Vi har lyckats mycket bra med det men det tar en hel del tid, sammanfattar Mats Andreasson.

För att hålla koll på alla enheter i nätverket använder Informationsteknik mjukvaran Crestron Fusion som flaggar om något inte funkar som det ska. Och det kan Informationsteknik hålla koll på från sitt kontor genom fjärrstyrning.

Lyckades balansera högre kostnader
Även om anbudsförfrågan var mycket genomarbetad och väl genomförd så undrar vi hur mycket Informationsteknik har behövt anpassa. Mats har svar.

– Är det bara att ta det som står i anbudsförfrågan och klistra in lösningen och att det blir rätt? Nej, så är det nästan aldrig. Då gäller det att se över lösningarna i dialog med AV-konsulten. Och det kan vara en rätt lång process. Från det att vi vann upphandlingen så hade vi nästan ett års planeringsfas för att se till att alla bitar skulle stämma överens och göra eventuella förändringar för att möta förutsättningarna på ett bra sätt. En sådan sak var just att allt går över nätverk. Och då måste vi stämma av att vi har tillräckligt med uttag i rummen och att kapaciteten i nätet tillräcklig. Finns det fysisk plats där konsulten har tänkt att allt ska sitta? Där har vi ibland fått tänka om och hitta en annan lösning.

– Funktionen som SU har tänkt sig är alltid i fokus, men vägen fram kan ibland behöva anpassas. Det är ett stort arbete med mycket detaljplanering.

Mats Andreasson exemplifierar genom att berätta om lärosalarna med skåp under lärarborden där all teknik skulle rymmas. Där hade Informationsteknik inte alla förutsättningar när de gick in i projektet och insåg ganska snart att all teknik inte skulle få plats med i skåpet.

– Ska de bygga ett extra skåp intill? Det blir både fult, bökigt och kostsamt så vi föreslog att de istället skulle välja annan mer kompakt teknik som visserligen kostade en extra slant men som gjorde att de slapp köpa extra skåp och kunde bevara estetiken. Det är exempel på en sådan här förändring.

Vikten av samordning och att hitta kreativa lösningar
Informationstekniks projektledare, Richard Johnson, var den som på plats fick hitta kreativa lösningar på utmaningar som lärarborden här ovan, men även mycket annat. På frågan om vad som var den största utmaningen i projektet svarar han direkt:

– Logistiken och hanteringen av utrustning. Det handlade om ett tiotal lastbilslass med leveranser av utrustning på cirka 110 pallar. Vi hade fått avsatt ett par större rum som lager för våra apparater och utrustning, men de blev ganska snabbt fulla och vi fick ta ytterligare ett par rum i anspråk. Hanteringen av sopor och tomemballage var också tidskrävande – jag räknade till 21 proppfulla lastbilar på 17 kubikmeter som vi körde iväg.

För att komma i mål med ett så pass omfattande projekt under en så lång tid så krävdes det en hel del av Informationsteknik.

– Det viktigaste är god planering och samordning med övriga aktörer i så här stora projekt, säger Richard Johnson och fortsätter:

– Vi hade till exempel möten med SU:s IT-avdelning redan i ett tidigt skede eftersom det var de som skulle stå för switchar och övrig IT-infrastruktur. Vår AV-över-IP-utrustning är mycket bandbreddskrävande vilket behöver vara med i beräkningarna när nätverken byggs. Även samordning med möbelleverantören var viktig då vi i många fall skulle integrera vår utrustning i möblerna.

Richard berättar också hur viktigt det är att ha rätt kompetenser på plats vid projektets olika skeden.

– Vår bransch går ju snabbt mot en mer IT-baserad miljö och det ställer höga krav på de som faktiskt ska få allt att fungera när det väl är monterat.

Men samordning i en tid när fysiska möten har varit snudd på omöjliga att genomföra i perioder, hur har det fungerat, undrar vi?

– Faktiskt bara positiva erfarenheter, säger Richard Johnson och fortsätter:

– Alla projekterings- och installationsmöten med AV-konsulten Jonas Backman och SU:s samordningsansvarige Christer Ek har skett via Teams och det har fungerat mycket bra. Christer har under pandemin jobbat på distans från Spanien och det tog nästan ett år av Teams-möten innan vi sågs på riktigt, men det var inget som var en nackdel. Vi hade en utsedd sekreterare som delade mötesprotokollet med de andra deltagarna så att alla kunde följa med i de punkter som behandlades.


Hjälpande hand på plats
En toppmodern installation för hybridföreläsningar och konferenser i universitetsmiljö, blir det automatiskt en succé? Vi träffar Erik Dolfie som är servicechef på Informationsteknik och den som är ansvarig för service och support mot Stockholms universitet. Även om service och support utgör en liten tårtbit i ett stort projekt så är det enormt viktigt för att projektet ska lyckas i fråga om att användas av lärarna, hur det upplevs av elever och vilket värde beställaren i slutändan kan få ut av projektet.

– Informationstekniks medarbetare Bengt Näsman är stationerad på SU Albano varje dag mellan 7.30 och 16.30 och vi har även två personer i reserv om Bengt skulle vara borta på grund av sjukdom eller annat, berättar Erik Dolfie.

Informationsteknik tar rollen som deras helpdesk när det gäller AV-teknik Bengt svarar i telefon och finns vid behov även på plats innan föreläsningar påbörjas.

– Men han är också proaktiv och går alltid en morgonrunda, kollar alla salar, träffar lärarna. Och sedan gör han samma sak på eftermiddagen. Han blir en del av universitetets verksamhet.

Informationsteknik har fått förtroendet att sköta service och support på plats ytterligare ett år. Enligt Erik Dolfie är detta frukten av ett bra samarbete under första året.

– Vi har ett bra samarbete med täta avstämningar där vi går igenom våra åtaganden.

Trots att service och support innebär att det är mycket teknik att hålla koll på, menar Erik att installationen är så väldokumenterad och väl fungerande att hans jobb som ansvarig ändå är rätt enkelt. Han sammanfattar:

– Tack vare en bra projektledning och skickliga installatörer så har vi full kontroll på all installerad utrustning och det är den röda tråden för en väl fungerande support.

Slutligen tillbaka till projektledaren för SU, Mauritz Torstenson på Stockholms universitet, som betonar vikten av utbildning i projekt som detta.

– Från projektets sida var vi noga med att förebygga handhavandefel genom att ha utbildningspass och introducera lärarna – och det har också tagits emot mycket positivt.

Har det varit något motstånd till tekniken bland lärarna?
– Nej, tvärtom. Vid introduktionen har de sagt ”äntligen”. Även om det är mycket teknik bakom kulisserna så är det utifrån användarens synvinkel inte så stor skillnad mot hur det var i de gamla lokalerna bortsett från att det så klart är mycket mer uppdaterat.

Hur uppfattar du kommunikationen från Informationstekniks håll?
– Den har varit mycket bra. Man ska veta att AV är alltid sist in i ett nybygge och de är beroende av inredning. Där har vi haft en utmärkt samordning mellan inredning och AV med regelbundna möten och samordning på plats, och där har kommunikationen fungerat fläckfritt.

– Även affärsmässigt så tycker vi att budgeten har hållits bra. Det dyker upp situationer som man inte hade kunnat förutse och för att få till lösningen man vill ha så tillkommer kostnader. Men vi la mycket tid på underlaget vilket gjorde det lättare att kunna räkna bra och dessutom har Informationsteknik föreslagit bra lösningar.

Har ni fått det ni ville ha, utifrån beställningen?
Ja, verkligen och med hög finish på installationerna. Vi har ju varit mycket tydliga med vilken nivå vi vill att installationen ska ligga på och hur det ska se ut och de har levererat enligt våra önskemål.

Projektet har nyligen nominerats till AV Awards i kategorin Education Project of the Year. 

AV Awards är ett internationellt riktmärke för högsta möjliga professionella standarder och bästa praxis, och uppmärksammar prestationer hos individer, företag, projekt och teknik inom AV, evenemang och produktionssektorn. Vinnaren koras 4 november i London.