Hagblomkoncernen går i bräschen för en mer digitaliserad hantverkarbransch

Genom smarta lösningar har koncernen kunnat gå från papper och penna till att bli, i det närmaste, digitala fullt ut – något som skapat ökad lönsamhet, bättre arbetsförhållanden för hantverkare och tjänstemän samt nöjdare slutkunder.

Digitalisering är synonymt med ökad effektivitet och bättre sätt att arbeta på men vissa branscher har varit sena med att anamma fördelarna med ny teknik. Koncernen som består av 25 bolag i hantverkarbranschen var tidigt ute med att ställa om till digitala processer. Redan 2009 började koncernen att samarbeta med Konica Minolta som då tog över driften av servrar, support, hårdvara, licenser och internetuppkopplingar. Två år senare blev nästa steg för koncernen att köpa IT som tjänst; något som lett till tydliga förbättringar inom allt från interna processer till kvaliteten som levereras till slutkunden.

– Vi började med att se var vi hade mest pappersarbete, vad vi kunde ta bort och i vilken ordning vi skulle göra det. Förut kunde löneregisteringen, som skedde två gånger i månaden, ta flera dagar av manuellt arbete. Idag kan hantverkarna göra detta själva vilket gör att vi endast behöver lägga ett par timmar i administrativ tid, berättar Magdalena Nilsson, IT-samordnare i koncernen.

Från papper till digitala processer
Att kunna gå från stora pappershögar till helt digitala processer är en av de största behållningarna i koncernens digitalisering. Förutom enklare löneregistrering har exempelvis även fakturahanteringen blivit helt digital.

– Det har dels inneburit en stor arbetsmiljöförbättring med mindre knappande på tangentbord och våra medarbetare har kunnat lägga tid på andra arbetsuppgifter. Våra ekonomiassistenter har gått ifrån att ha väggar med fysiska pärmar till nästan inga papper alls, så vi kan se att pappershanteringen har minskat dramatiskt, säger Magdalena Nilsson.

Ett nytt mobilt arbetssätt
Genom samarbetet med Konica Minolta har koncernen kunnat effektivisera arbetssättet för både hantverkare och arbetsledare. Många får nu all information de behöver när de är ute på plats, direkt i mobilen. Det kan vara allt ifrån uppdrag till styrande dokument, checklistor för egenkontroller, riskanalyser och till exempel även handlingsplaner kopplade till Covid-19.

– Hantverkarna kan själva registrera sina arbetstider och lätt se när nya jobb trillar in i mobilen. På så vis slipper de åka in till något kontor och hämta papper. Det innebär också en helt annan kvalitet för slutkunden när ett antal parametrar måste checkas i innan arbetet kan klarmarkeras. Med ett förutbestämt flöde minskar felmarginalerna, materialet hamnar rätt och fakturorna blir korrekta. Hela processen blir mer effektiv – från anbud och offerter till att jobbet är utfört och fakturerat. När projekten blir klara snabbare kan vi också få in fler jobb, säger Susanne Malm, system- och verksamhetsansvarig i koncernen.

Kan fokusera på sin verksamhet
Den personliga kontakten har stort värde för koncernen, både gentemot sina egna kunder, och i relationen med Konica Minolta, konstaterar Susanne Malm.

– Vi har lokal närvaro och det är viktigt för oss att också kunna få lokal kontakt och hjälp från vår partner. Det får vi med Konica Minolta. Tack vare deras stöd slipper vi hantera IT-frågor och kan fokusera på vår verksamhet. Det viktigaste för oss är våra medarbetare och kundnöjdheten. Och för det behöver de bra verktyg, vilket vi idag kan erbjuda dem, säger Susanne.

– Koncernen var väldigt tidigt ute med att konsumera IT som tjänst. Och det har lagt grunden för en fortsatt digitaliseringsresa i ett syfte att skaffa ett värdefullt försprång, avslutar Torbjörn Svantesson, Sales Manager ITS, Konica Minolta.

Läs mer om Konica Minoltas IT-erbjudande

Läs artikeln på DI-digital!