Nyhet! Minimera antalet manuella processer och minska pappersförbrukningen

Nextagenda har i samarbete med Konica Minolta utvecklat en AI-programvara som kan kategorisera alla dokument som skrivs ut. Med programvaran kan företag spara in på manuella processer och inte minst stora mängder papper.

Har du egentligen koll på vad som skrivs ut i ditt företag? Under de senaste åren har både offentliga och privata organisationer arbetat med att minska pappersförbrukningen. Det har gjorts dels för att allt ska digitaliseras, dels för att vi ska använda mindre papper med hänsyn till klimatet.

Med anledning av detta har Konica Minolta och Nextagenda, som är experter på datadrivna lösningar, utvecklat en ny AI-programvara för Konica Minoltas skrivare. Programvaran, Smart Workflow Services (SWS), ska hjälpa organisationer och företag att digitalisera sina manuella processer och spara in på företags pappersförbrukning. Den intelligenta programvaran kan nämligen kategorisera alla dokument så att det skapas en överblick över vad som skrivs ut och därmed också vilka processer som eventuellt kan digitaliseras för ett effektivare arbetsflöde.

– Lite populärt uttryckt kan åtgärden att skriva ut sägas vara en process som potentiellt sett kan digitaliseras. Men innan ytterligare ett steg mot mer digitalisering kan tas måste man veta vad som ska digitaliseras. Det är det som Smart Workflow Services kan berätta för oss, berättar Peter Kyvsgaard, CTO i Nextagenda.

Mads Rørdam, vd på Nextagenda, förklarar: ”Det banbrytande här är att vi kan identifiera innehållet med stor precision och kategorisera dokument baserat på väldigt få exempel. Det innebär att vi snabbt skapar insikt och förutom en kvalificerad utgångspunkt för digitalisering också kan identifiera GDPR-utmaningar”.

Programvarans algoritm kan kategorisera en lång rad olika dokument som presentationer, e-post och byggärenden, men den kan också anpassas till det enskilda företagets specifika kategorier. Och faktiskt talar den alla språk, berättar Peter Kyvsgaard. För visst kan den läsa av en del av texten, men det är på pixelnivå som kategorisering sker. Därför talar programvaran redan nu alla språk och är redo att hjälpa företag över hela världen att spara papper och bli mer miljövänliga och inte minst digitala.

Koll på personuppgifter
De flesta företag och organisationer har allteftersom fått god kontroll över sin behandling av personuppgifter och känslig personlig information när det gäller de digitala dokumenten, men samma dokument kan vara svåra att spåra när de väl har skrivits ut. SWS-programvaran kan användas för att hålla ett öga på om det finns utskrivna dokument med personuppgifter för att hela tiden ha kontroll över var dokumenten finns och vem som ansvarar för dem.

– Programvaran täpper till ett potentiellt säkerhetshål eftersom algoritmen kategoriserar och ger överblick över de utskrivna dokumenten med personuppgifter, förklarar Peter Kyvsgaard.

Kan det digitaliseras?
När Smart Workflow Services fått göra sitt jobb levererar den en rapport över de olika dokumentkategorierna som har skrivits ut. Därefter kan Konica Minolta komma med förslag på hur företagen i högre grad kan digitalisera sina manuella processer. Det kan vara rådgivning om ansöknings- eller beställningsscheman som ska digitaliseras eller dokument som ska lagras digitalt, men också hjälp för exempelvis processdokument som skrivs ut och signeras flera gånger om eftersom företaget saknar digitala lösningar för detta.

– Digital dokumenthantering är säkrare och effektivare – dessutom sparar man in på utskrifter så att vi inte använder så mycket papper, betonar Peter Kyvsgaard, som även berättar att programvaran ligger på en självständig server, vilket gör det enkelt att installera lösningen hos organisationer i alla storlekar.

Konica Minolta förvärvade Nextagenda, som använder data för att skapa nya lösningar, 2019. Köpet av den danska verksamheten har varit en naturlig del av Konica Minoltas strategiska fokus på att erbjuda datadrivna lösningar som hjälper kunder att bli mer digitala.