Nyhet -
Liten guide till att hålla digitala möten och konferenser
Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd om allas ansvar att förhindra smitta av covid-19 är klara och tydliga: Undvik möten eller genomför dem digitalt! Men vad är ett digitalt möte? Vad behövs för att hålla ett digitalt möte? Och vad bör man tänka på när man håller ett digitalt möte?
Ur Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd om allas ansvar att förhindra smitta av covid-19 för föreningar. Läs hela föreskriften >>
…
Vad är ett digitalt möte?
REMM (Resfria/digitala möten i myndigheter) förordar följande definition: Med resfria/digitala möten menas möten på distans i realtid med teknikens hjälp såsom telefon-, webb- eller videomöten.
Telefonmöten: Ett telefonsamtal räknas som ett digitalt möte när tre eller fler deltar. Fördelarna är bland annat att det är snabbt och enkelt och inte lika sårbart avseende tekniken - men eftersom deltagarna inte ser varandra ställer det också höga krav på ordföranden att fördela ordet och se till att alla får säga sitt. Läs mer på remm.se >>
Webbmöten: Webbmöten sker via deltagarnas datorer, vilket gör det möjligt att samtidigt använda chattfunktioner, göra undersökningar och att visa ppt-bilder med mera. Därmed kan mötet ha fler dimensioner, diskussioner kan ske parallellt och det finns mer utrymme för kreativitet. Läs mer på remm.se >>
Videomöten: Videotekniken (exempelvis i särskilda videokonferensrum) erbjuder vanligen bättre kvalitet än webbkameran och är att föredra när grupper av deltagare vill sitta tillsammans - till exempel i samband med konferenser. Läs mer på remm.se >>
Streaming av möten och konferenser: Strömmande media (streaming) är uppspelande av ljud- och videofiler på mottagarens enhet samtidigt som de överförs över ett nätverk (exempelvis Internet). Strömning används för uppspelning av lagrade filer från webbplatser (video-on-demand) och för mottagning av direktsända evenemang (livesändning) på exempelvis Youtube, Facebook eller annan plattform. Streaming av möten och konferenser kräver som regeln mer förberedelser, tekniska lösningar och personal vid genomförandet.
…
Vad behövs för att hålla ett digitalt möte?
Välj ett verktyg (programvara eller webbaserat system) som du är bekväm med och som andra har eller kan få tillgång till. Om deltagarna behöver ladda ner programvara före - meddela det i god tid. Testa programmets funktioner innan mötet - se till att ljud och bild fungerar.
VoteIT är ett öppet och fritt system för att hålla bättre beslutsmöten över nätet. I VoteIT kan mötesdeltagarna diskutera, lägga förslag och rösta under mötets gång. Mötet kan ske helt över nätet eller som en kombination av onlinemöte och vanligt möte där deltagarna träffas och använder VoteIT som beslutsstödsystem. VoteIT har vuxit fram genom ett unikt samarbete mellan en rad olika organisationer runt om i Sverige. Systemet används idag av många små och stora organisationer för att hålla årsmöten, styrelsemöten, beredningsprocesser och mycket annat. De organisationer som är extra engagerade i utvecklingen av VoteIT är medlemmar i Föreningen VoteIT som arbetar för att mötesprogramvaran VoteIT vårdas och utvecklas, samt sprider kunskap om nätbaserade beslutsmöten. Läs mer på voteit.se >>
Bilda Svealand tipsar i ”Tips för ett lyckat digitalt möte” om en rad andra lämpliga och kostnadsfria verktyg för digitala möten:
Teams: Nu finns en gratisversion av Teams som tillåter upp till 300 användare. Obegränsat antal chatt och att gäster kan bjudas in. Begränsningen ligger exempelvis i att varje deltagare max kan dela eller bifoga 2GB filer i chatten. Inom gruppen och kanaler kan max 10 GB filer delas.
Skype: Ljud och videosamtal för upp till 50 personer. Publika Skype och Teams bygger på samma lösning, vilket gör att de påminner om varandra i funktion och gränssnitt. Skype kan också användas via en webbläsare, vilket gör att man inte behöver installera något eller registrera ett konto.
Google Hangouts: Googles version av videosamtal för max 25 personer samtidigt. Har du ett gmail–konto är detta ett enkelt alternativ. Du kan använda tjänsten i en webbläsare (man behöver inte installera något) eller som app på din mobil.
Zoom Meeting: I gratisversionen kan du hålla gruppmöten med upp till 100 personer – men för möten med tre eller fler deltagare finns det en 40-minuters begränsning. Extra bra i zoom är att det finns möjlighet att dela upp ett videomöte i flera mindre gruppmöten.
Citrix Webex Meetings: I gratisversionen kan du hålla HD-videomöten med upp till 100 deltagare och dra fördel av alternativ som skärmdelning och privata chattrum. Videomöten kan hållas via Webex Meetings-appen för dator eller mobil, alternativt online via en webbläsare för de som inte vill installera något.
Lifesize Go: En gratis webbläsarbaserad version av tjänsten LIfeSize som gör att användare kan vara värd för ett obegränsat antal videosamtal (plus skärmdelning på skrivbordet) med upp till 8 deltagare. Inga begränsningar i möteslängd och inga appnedladdningar behövs.
Instagram: Även Instagram har videochatt men för max 6 personer samtidigt.
Facebook Messenger: Tillåter videochat med max 8 personer samtidigt. För använda Messenger behöver du numera ha ett Facebook-konto. Det finns också filterfunktioner för video och kamera.
WhatsApp: Istället för att vara knuten till ett konto så är Whatsapp knutet till mobilnumret som man både loggar in med och som blir användarnamnet. Det gör att många tycker det är enkelt att använda Whats app. Whats app tillåter videosamtal med upp till 4 personer.
Signal: En enkel app att använda som erbjuder både röst- och videosamtal. Appen kan användas på både dator och mobil. Signal håller högre säkerhet än andra appar i samma kategori. Som användare kan du välja att låta meddelanden försvinna genom att ange ett tidsintervall för automatisk radering.
Telegram: Ett populärt alternativ till WhatsApp. Den molnbaserade appen fungerar på flera plattformar. Likt Signal erbjuder Telegram möjligheten att automatiskt radera ett meddelande efter en viss tid. Den stöder också multimediafildelning.
Snapchat: Har många unga användare med roliga filter och spel,så kallade snappables. Snapchat har videochattar för upp till 15 personer samtidigt.
Discord: Används flitigt bland yngre, särskilt av gameare. Anses som ett enklare alternativ till Skype. Finns som app och online. Tillåter videosamtal med upp till 10 personer samtidigt.
…
Vad bör man tänka på när man håller ett digitalt möte?
Bra mötesteknik är ännu viktigare vid digitala möten än vid vanliga möten. Ett bra möte (oavsett om det är ett möte i riktiga livet eller ett digitalt möte) har en tydlig struktur, ett tydligt syfte samt ordning och reda på vem som säger vad och när, råder REMM (Resfria/digitala möten i myndigheter):
Fixa infrastrukturen (bild, ljus, ljud mm)
- Ha en så bra internetuppkoppling som möjligt, helst en fast uppkoppling.
- Placera helst kameran så att du är vänd mot den och i ögonhöjd, till exempel ovanpå skärmen som du använder.
- Sitt tillräckligt nära så att du syns bra och vinkla kameran så att dina ögon hamnar en bit över mitten i bilden.
- Ha mer ljus framför än bakom dig. Om du sitter med starkt ljus bakom dig är det svårt att se ditt ansikte, du framträder då mer som en mörk siluett. Flera ljuskällor är också bra.
- Dagsljus eller glödlampljus är bäst, undvik lysrör som kan ge flimmer i bilden.
- Använd helst headset och då helst en version med USB-kontakt. Ljudets kvalitet är viktigt för mötet och du hörs klart bäst när du använder headset med mikrofon. Det blir då dessutom inte rundgång i ljudet (som det kan bli när man använder datorns högtalare och mikrofon). Det finns högtalare som släcker eko och kan vara ett alternativ, exempelvis när man är flera som deltar på samma ställe.
- När det är många i mötet, stäng av din mikrofon när du inte talar. Samma sak gäller om du exempelvis behöver hosta eller tala om för en störande kollega att du är upptagen. (Om uppkopplingen svajar kan det vara bra att även stänga av kameran när du inte talar.)
- Undvik störande bakgrundsljud som exempelvis skrapande stolar, pennor som knackas i bordet, prasslande papper eller fläktar från datorer/projektorer.
- Om möjligt, välj en lokal där det inte ekar. Mattor på golvet och gardiner i fönstren brukar vara bra för akustiken.
- Ha en lugn bakgrund. Röriga bakgrunder tar uppmärksamhet från dig. Bakgrund med rörelser stjäl dessutom bandbredd eftersom ny bildinformation behöver skickas löpande, exempelvis människor som passerar eller träd utanför fönstret som vajar i vinden kan dra ner överföringshastigheten av ljud och bild.
- Undvik finrutiga eller finrandiga kläder som kan försvåra uppdateringen av skärmen och ge konstiga mönster (moiréeffekter).
Delta aktivt
- Anslut till mötet i tid och gärna lite innan så att du vet att uppkopplingen funkar när mötet startar.
- När du talar är det bra att titta direkt i kameran och inte på skärmen, detta ger mer närvarokänsla för övriga deltagare.
- Använd kroppsspråk, exempelvis peka mot den i bild (om ni är flera i bild) som du vill ska svara på en fråga (tänk på att det kan bli spegelvänt…), vinka om du vill ha ordet eller gör tummen upp om någon säger något klokt.
- Använd chattfunktionen om det finns en sådan.
- Använd “dela dokument” eller liknande funktion om detta finns, för att visa exempelvis ppt-bilder.
- Använd omröstningar/poll om detta finns, exempelvis för att stämma av vad mötesdeltagarna tycker i specifika frågor eller för att utvärdera om det varit ett bra möte.
- Använd om/när det är lämpligt eventuella andra funktioner som kan finnas, exempelvis “dela skärm” och anteckningar/writeboards.
- Ett bra sätt att skapa delaktighet och engagemang är att ordföranden med jämna mellanrum fördelar ordet till alla enskilda mötesdeltagare, där de i tur och ordning ombeds kommentera, ge bifall eller komplettera. Det är trevligt om man varierar vilken ordning mötesdeltarana får börja vid varje sådant ”laget-runt-tillfälle”.
- Om du är ordförande, läs noga tipsen under rubriken ”Ordförandens roll” >>
Illustrationer: Peggy & Marco Lachmann-Anke på Pixabay - en community som erbjuder bilder och illustrationer gratis även för kommersiellt bruk.
