Nya organisationen i Lindesbergs kommun utvärderad: "Ta bort beredningen för kultur och fritid"

"Beredningarna till kommunstyrelsens utskott (bland annat beredningsgruppen för kultur och fritid) har idag inget reellt demokratiskt inflytande och bidrar inte till en effektivare organisation - därför är vår rekommendation att ta bort beredningarna". Det skriver revisionsbyrån KPMG som på uppdrag av Lindesbergs kommun genomfört en utvärdering av kommunens nya organisation.

Lindesbergs kommun införde 2015 en ny politisk organisation och förvaltningsorganisation. Den politiska organisationen bestod tidigare av fem nämnder (bland annat kultur- och fritidsnämnden) samt kommunstyrelsen och valnämnden underställda kommunfullmäktige. Kommunens förvaltningar var organiserade utifrån nämndorganisationen med bland annat en kultur- och fritidsförvaltning.

Kultur- och fritidsnämnden ersattes i den nya organisationen av en beredningsgrupp för kultur och fritid med uppgift att följa de lokala kultur- och fritidsfrågorna i kommunen som stöd till kommunstyrelsens tillväxtutskott med ansvar för vuxenutbildning, flyktingmottagande, arbetsmarknad, näringslivsutveckling, turism, konsumentrådgivning, landsbygdsutveckling, mark och exploatering, infrastruktur samt den kommunala kultur- och fritidsverksamheten inklusive biblioteksverksamhet. Kultur- och fritidsförvaltningen ersattes av bland annat en kulturenhet inom tillväxtförvaltningen.

Kommunstyrelsens uppdrag skulle förändras för att få ett stärkt fokus på de strategiska frågorna samt stärka uppdraget att leda, ha uppsikt och verkställa. Kommunstyrelsen (med 15 ledamöter och 15 ersättare) har två utskott - tillväxtutskottet och utskottet för stöd och strategi med ledamöter som hämtas ur kommunstyrelsen.

"Mindre möjligheter att hålla sig informerade"

"Organisationen med två utskott med tillhörande beredningar leder till en viss splittring av kommunstyrelsen. Ledamöter uttrycker att de har mindre möjligheter att hålla sig informerade och utöva uppsiktsplikt över de områden som behandlas i utskott de inte sitter i", skriver KPMG i sin utvärdering.

Beträffande de tre beredningarna till kommunstyrelsen utskott (kultur & fritid, lokal utveckling och miljö) konstaterar KPMG i sin analys:

• Det finns en otydlighet kring vad som förväntas av beredningarna samt vad som är deras ansvarsområden;
• Ambitionsnivån hos beredningarna är hög i förhållande till hur många sammanträden de har (fyra per år);
• Beredningarna har idag inget reellt demokratiskt inflytande;
• Det finns inget verksamhetsmässigt behov av att ha fasta beredningar till utskotten och de bidrar inte till att nå högre måluppfyllelse;
• Beredningarna bidrar inte till en effektivare organisation.

Utifrån denna analys kommer KPMG med denna slutsats och rekommendation:

• Det arbete som beredningarna utför skulle kunna utföras inom ramen för de andra delarna av den politiska organisationen;
• Vår rekommendation är att ta bort beredningarna och därmed stärka och förtydliga utskottens roll som beredande till kommunstyrelsen.

Beträffande befintliga nämnder i Lindesbergs kommun (barn- och utbildningsnämnden respektive socialnämnden) konstaterar KPMG att de har ett väl fungerande arbetssätt: "Vi rekommenderar att nämnderna fortsätter med nuvarande arbetssätt och fokuserar på verksamhetsutveckling i befintliga arbetsformer och organisation".

"Tillväxtförvaltningen - splittrad och svår att överblicka"

Det övergripande syftet med den nya organisationen var att få en mer kostnadseffektiv modell för politisk styrning och därtill en anpassad förvaltningsorganisation - bland annat med tydligare uppgiftsfördelning mellan politiker och tjänstemän när det gäller vad som är politiska frågor (VAD-frågor) och tjänstemannafrågor (HUR-frågor).

I den nya tjänstemannaorganisationen har flera områden samlats i tillväxtförvaltningen: "Det kan underlätta möjligheterna att se och utveckla synergieffekter mellan olika områden - samtidigt kan organisationen upplevas som splittrad och svår att överblicka som helhet", skriver KPMG i sin utvärdering: "Mängden av frågor som samlats inom förvaltningen gör att flera områden delegeras till en lägre chefsnivå. Detta kan vara nödvändigt i en så splittrad förvaltning men försvårar samarbetet på chefsnivå med andra förvaltningar då det blir otydligt vem som är ansvarig och äger frågan".

"I en förvaltning med en så blandad verksamhet som tillväxtförvaltningen är det lätt hänt att vissa verksamheter får mindre fokus beroende på mot vilket verksamhetsområde ledande personer i huvudsak är riktade mot. Det innebär en stor utmaning att tillse att ledande befattningar är så generellt inriktade så att hela förvaltningens verksamhetsområden tas tillvara på samma sätt, ges samma fokus och hanteras på samma nivåer", skriver KPMG i sin slutsats och rekommendation beträffande tillväxtförvaltningen.

..................................

Den politiska organisationen i Lindesbergs kommun:

• Kommunfullmäktige - kommunens högsta beslutande organ med 45 folkvalda ledamöter >>
• Kommunstyrelsen - en nämnd med 15 ledamöter valda av kommunfullmäktige >>
• Tillväxtutskottet - beslutande organ över tillväxtförvaltningen där kulturenheten ingår >>
• Barn- och utbildningsnämnden - svarar bland annat för kulturskolan >>