Vi summerar men fortsätter att förenkla för företag

I dagarna lämnar länsstyrelserna, genom Länsstyrelsen i Kronoberg, en slutrapport för arbetet med att förenkla för företag till Näringsdepartementet. Det är ett regeringsuppdrag som har pågått sedan 2011 och även om vi nu summerar så har arbetet bara börjat.

2011 fick länsstyrelserna i uppdrag att förenkla för företag. Näringsdepartementet satte ramarna med målet att förenkla för en märkbart positiv förändring i företagens vardag, men förutom det har spelreglerna varit öppna. Projektledningen valde tidigt att låta processen vara transparent och öppen för inspel från såväl andra myndigheter och verk som för företagare. Samhandling blev projektets nyckel.

– Vi var tydliga med att vi ville nå en hållbar och långsiktig förändring när det gäller bemötande, service och attityd. Därmed valde vi också bort alternativet att använda uppdragets finansiering till att anställa handläggare med uppgift att beta av högarna med ärenden som finns runt om i landet. Vi hade kanske nått det eftertraktade resultatet om kortare handläggningstider inom något område, men troligen bara på kort sikt. Idag är de extra medlen slut och sannolikheten är stor att högarna skulle växa igen. Vi ville arbeta med processerna och få till stånd en förändring – på riktigt, förklarar landshövding Kristina Alsér.

Så, vad har Länsstyrelsen i Kronoberg gjort för att förenkla för företag?

– Vi har sedan flera år tillbaka arbetat med Strategiska samtal – en modell för arbetsmöte där vi samlar representanter från länsstyrelsen, näringslivet och andra aktörer för att diskutera ett aktuellt ämne. Det handlar i mångt och mycket om att gå från ord till handling och hitta lösningar som fungerar för alla parter. Vi arbetar också mycket med interna processer med fokus på service, bemötande och värdskap. Som ansvarig för 17 länsstyrelsers telefoni vann vi SM i telefoni 2014, en utmärkelse som gjorde oss stolta men också taggade för att bli ännu bättre. Vi har också påbörjat ett arbete där vi med hjälp av Lean vill se över och förbättra våra ärendeprocesser. Vi har än så länge testat det i liten skala, men ser redan förbättringar som i slutändan kan förenkla för företag, berättar Kristina Alsér.

Enskilt och tillsammans

Länsstyrelserna är 21 självständiga myndigheter, och har i arbetet med att förenkla för företag arbetat både tillsammans och var för sig. Här har Kronoberg som samordnare ofta varit initiativtagare.

– Vi har skapat ett nätverk mellan dem som ansvarar för uppdraget på varje länsstyrelse, vilket varit en vinst i sig. Dels har man kunnat ta del av andras goda exempel, dels inspirerats av att veta att vi är flera som jobbar i samma riktning, berättar Malin Strand, projektledare för samordningsuppdraget och fortsätter:

– Det är en utmaning att samordna 21 myndigheter där allt gemensamt baseras på överenskommelser. Det tar tid och det är till stor del tack vare kontaktpersonerna och deras engagemang som vi har nått ut med projektet på landets länsstyrelser.

En stor del av samordningsuppdraget har också varit att knyta ihop länsstyrelsernas arbete med andra myndigheters arbete med att förenkla för företag. Även här har Kronoberg tagit initiativ till nationella möten då Residenset i Växjö fyllts av statssekreterare, generaldirektörer från olika myndigheter och näringslivsrepresentanter.

– Vi är många som har uppdrag att förenkla för företag och självklart vill vi ju samarbeta med andra där det går, menar Malin Strand.

En slutrapport brukar innebära slutet på något, men som ovan nämns är detta bara början. Samordningsuppdraget har nämligen arbetat för att få in förenklaarbetet i länsstyrelsernas regleringsbrev, vilket också fanns med när regleringsbrevet för 2015 kom. Här beskrivs vad länsstyrelserna ska arbeta med under det närmsta året och även här finns vinster i att samarbeta mellan länsstyrelserna.

– Vi kommer att fortsätta vårt arbete med strategiska samtal, men också vara ihärdiga när det gäller frågor som rör bemötande, service och attityder. Ett förändringsarbete tar tid, men tack vare detta projekt har vi fått en bra start i arbetet mot att bli en modern myndighet, avslutar Kristina Alsér.

Ta gärna del av slutrapporten i sin helhet på projektets blogg, www.forenklapariktigt.se.

Nyfiken på hur andra länsstyrelser tagit sig an uppdraget? Kolla gärna filmklippen från några av Kristina Alsérs kollegor:

• Länsstyrelsen i Dalarna – Maria Norrfalk
• Länsstyrelsen Gotland – Cecilia Schelin Seidegård
• Länsstyrelsen i Kronoberg – Kristina Alsér
• Länsstyrelsen i Södermanland – Liselott Hagberg
• Länsstyrelsen i Värmland – Kenneth Johansson
• Länsstyrelsen i Västmanland – Håkan Wahlstedt
• Länsstyrelsen i Östergötland – Elisabeth Nilsson

Kontaktpersoner: Malin Persson, 010-223 71 42 eller Malin Strand, 010-223 71 50