Undvik dubbla budskap

För att kommunikationen skall vara så lätt som möjlig att förstå så är ett kritiskt moment att alla delar av budskapet går i samklang och förmedlar samma sak. Olika budskap kan levereras och finnas inbyggda i det verbala meddelandet, såsom till exempel: ”Jag vet att jag kan lita på dig och att du klarar av att genomföra den här arbetsuppgiften på de tider som passar dig bäst, utan att jag kontrollerar dig, men jag vill ändå att du gör det på dagtid när jag är med”. Kommer den som lyssnar att tro att chefen litar på honom eller henne i ovanstående scenario? Det beror naturligtvis på den personens unika tolkningsmall. Det kan tolkas som att chefen verkligen litar på en, men trivs så bra i ens närvaro så att han eller hon därför vill att man kommer på jobbet på dagtid, likväl som det kan tolkas som att chefen inte alls litar på en, utan bara säger så, men i själva verket måste kontrollera att man genomför uppgiften. Ett tydligare budskap i förstaläget skulle ha varit: ”Jag vet att jag kan lita på dig och att du klarar av att genomföra den här uppgiften på de tider som passar dig bäst. Jag tycker dock att det är så roligt att träffas och arbeta tillsammans med dig, så jag skulle tycka att det var roligt ifall du ville göra det på dagtid då jag är här men du får naturligtvis välja själv” eller ”Jag litar inte på att du klarar av att genomföra den här uppgiften utan att jag kontrollerar dig, eftersom det inte har fungerat förut, så därför vill jag vara med så att jag ser att det blir gjort”.

Ett annat exempel på ett dubbelt budskap kopplat till värderingskommunikation skulle vara ifall du som chef tillsatt en tjänst som säljchef som många sökt och du förklarar för en av dem som inte fick tjänsten varför du valde som du valde: ”Jag sätter ett oerhört stort värde på din ambition och din lojalitet för arbetet och gruppen. Du är alltid bland de första till jobbet och sist härifrån. Du peppar alltid dina arbetskamrater ställer alltid upp då något ska göras utan att klaga. Det är egenskaper som jag anser vara de allra viktigaste för att bygga ett starkt arbetslag, men till denna tjänst väljer jag Kristina, eftersom jag tycker att hon lyckats så bra med försäljningen det sista kvartalet”. Vad har chefen egentligen sagt här? I korthet så har denne gett uttryck för några värderingar som han eller hon säger sig ha (arbetsflit, lojalitet) och som hastigt och lustigt upplevs som icke trovärdiga genom tillägget av det sista stycket (….men till denna tjänst…osv.). Då är det bättre att rakt av säga det som värderas högst, i stil med: ”Det jag anser vara den viktigaste faktorn när jag ska tillsätta en tjänst som säljchef är att det blir den person som har bäst försäljningssiffror. Kristina har presterat något bättre än du sista kvartalet varför jag valt henne framför dig”. Måhända att chefens bedömning om försäljningskompetens som en viktig faktor för en säljchef är felaktig, men han eller hon visar i alla fall tydligt att det är försäljningsförmågan som är den viktigaste faktorn vid chefstillsättningen.

En annan typ av dubbla budskap är när det råder upplevd skillnad mellan verbala budskap (det som sägs) och icke-verbala budskap (hur det sägs och kroppsspråk). Låt säga att du har en konflikt med någon och talar om för denne på vilket sätt du upplever problemet, samtidigt som du har en tyst, nästan mumlande röst och tittar ner i bordet. Risken är då att du inte blir tagen på allvar. Ett annat exempel är ifall du har ett utvecklingssamtal med en medarbetare och ständigt tittar på klockan eller ut genom fönstret medan denne talar. När det gäller våra icke-verbala signaler så är de, som redan nämnts, svåra att ständigt hålla koll på. Försök i den mån det är möjligt att tänka över och öva på lämpliga tonlägen och kroppsspråk innan du försätter dig i situationer där du skall föra fram ditt budskap på ett så tydligt sätt som möjligt. Att träna framför en spegel eller att använda en videokamera kan hjälpa. Det bör också åter betonas vikten av att be om andras hjälp i att ge dig en återkoppling på samstämmigheten i orden som sägs, hur de sägs, och på ditt kroppsspråk medan de sägs.

Stefan Söderfjäll (ur boken "Ledarskapets 5 utmaningar")