Blogginlägg -
Digital slutbesiktning effektiviserar kommunala byggprojekt
Varför välja digital slutbesiktning i kommunprojekt?
En slutbesiktning avgör om entreprenaden uppfyller avtalet, men i kommunala projekt fyller den även en bredare funktion. När flera förvaltningar, brukare och entreprenörer samarbetar krävs tydlig ansvarsfördelning och spårbar dokumentation. Genom en gemensam digital plattform blir besiktningsprotokoll, frågor och åtgärdsstatus sökbara och åtkomliga för alla berörda. Då minskar resor, dubbelarbete och risken att information fastnar i enskilda inkorgar. Digitalisering sparar alltså både tid och skattepengar, något som är särskilt värdefullt när flera projekt pågår samtidigt och resurserna ska räcka långt. Läs mer om vår syn på digitalisering.
Vad innebär digital slutbesiktning i praktiken
Branschen lyfter tre grundpelare för en slutbesiktning: en oberoende besiktningsman, ett tydligt startmöte och ordnad dokumentation. I den digitala varianten behålls rollerna men mycket av flödet flyttas in i en molntjänst. Entreprenören laddar upp ritningar och egenkontroller före mötet, frågor samlas i ett förmöte och fel registreras med foto, platsangivelse och tidsstämpel. Startmötet kan ske på plats eller via videolänk. När allt material ligger samlat blir det enkelt att följa upp att åtgärder utförs och att alla ser samma information.
Varför kommunen tjänar på ett digitalt arbetssätt
I en kommun är intressentlistan lång. Skolan behöver veta när lokalerna kan tas i bruk, driftorganisationen vill ha driftsatta system och ekonomienheten kräver underlag för slutreglering. En digital process ger beställaren ett enda läge för fel, brister och åtgärdsstatus. Det minskar antalet telefonsamtal och e-posttrådar. Dessutom kan besiktningsprotokoll diarieföras direkt utan extra tolkning, vilket förenklar offentlighetsprincipen. Vid delöverlämningar är historiken sökbar, så äldre brister tappas inte bort. Den som arbetar med styrning i kommunala bolag slipper därmed många administrativa hinder.
Kvalitet, närvaro och rätt expert på rätt plats
Närvaro i byggnaden är fortfarande avgörande för att känna på material och göra funktionsprov. En digital slutbesiktning ersätter därför inte fysiska kontroller utan kompletterar dem. Besiktningsmannen går igenom samtliga rum på plats, med särskilt fokus på riskmoment. Det säkerställer att alla ytor kontrolleras och att ingen viktig detalj förbises. Den oberoende rollen är fortsatt central, och en besiktningsman med certifikat ger trygghet. Ett väl strukturerat protokoll som hänvisar till kontrakt, ritningar och rumsnummer kortar ledtiderna hos entreprenörens arbetsledning. Samma plattform kan även lagra skötselanvisningar och produktblad så att driftorganisationen snabbt hittar rätt information.
Juridik, tvistförebyggande och uppföljning
Digitalt signerade protokoll med foto och datum gör ansvarsfördelningen transparent. I stora kommunprojekt med flera sidoentreprenader blir spårbarhet en praktisk nödvändighet. Tvister undviks ofta när åtgärdens omfattning och placering syns i bild, när tidsfrister är tydliga och när all kommunikation loggas i samma tråd. Beställaren kan då med gott underlag besluta om godkännande eller krav på efterbesiktning. När status och ansvar redovisas i samma vy sjunker antalet parallella mejl och besiktningsmannens beslut blir lättare att förstå i sitt sammanhang. Läs mer om branschens utmaningar.
Så införs digital slutbesiktning i en kommunal organisation
- Starta med ett möte där ni klargör vad som besiktas på plats och vad som hanteras digitalt.
- Låt entreprenören ladda upp underlag före besiktningen så att tiden på plats används till kontroll, inte till pappersletande.
- Säkerställ att kontrollansvarig ansökt om slutbesked och driftpersonal deltar i planeringen så att överlämningen till förvaltning flyter.
- Använd samma dokumentstruktur som i övriga projektfaser. Då blir uppföljande besiktningar mindre resurskrävande och mer träffsäkra i sakfrågor.
På byggledning och projektledning arbetar MALEON med en helhetslösning där våra byggkonsulter, projektledare, besiktningsmän och teknikspecialister inom el, VVS, installation, bygg och entreprenad samverkar. Vår metod bygger på tydlig kommunikation mellan byggherre och entreprenör och på val som minskar miljöpåverkan under hela byggprocessen.
