Oscar Axelsson på Mercell: “Ett sundare upphandlingsklimat är en “win-win” för alla”

Det är en spännande tid på marknaden för offentliga affär. Tack vare de senaste årens digitalisering samt pandemins påverkan ser vi att fler får upp ögonen för den trygga affärsmöjlighet som den offentliga marknaden kan innebära. Upphandlarna ser allt större vinster i att föra en aktiv dialog med fler företag, vilka i sin tur blir mer proaktiva i deras sätt att göra offentliga affärer.

Trots de allt positivare förutsättningarna är det fortsatt låg konkurrens på den offentliga marknaden, även om den långsamt ökar. Många leverantörer väljer helt bort eller hanterar denna marknad lite vid sidan av, och det kan ibland upplevas enkelt att klaga på otydliga upphandlingar eller orimliga krav. Fler leverantörer borde våga ta en dialog i god tid inför en upphandling eller ett inköp och visa vilken potential som finns och värdet av den egna lösningen.

Idag är det fortfarande heller inte en majoritet av upphandlarna som för en aktiv dialog med leverantörerna inför en upphandling, leverantörerna i sin tur upplever att det är svårt att få kontakt med upphandlarna (källa Anbudsbarometern). Den offentliga affären är helt enkelt en stor möjlighet som jag anser att fler företag borde ta tillvara på.

Den tidiga dialogen anser jag är båda parters ansvar. För att kunna genomföra en bra upphandling är viktigt att i ett tidigt skede ha en dialog med potentiella leverantörer. Dialogen bidrar till att identifiera vilka leverantörer som finns på marknaden idag, deras tekniska förmåga, vilka lösningar som finns och vilka innovativa lösningar som finns i sikte.

Det är också viktigt att detaljkraven i en upphandling är relevanta och rimliga, syftet med dialogen är därför att skaffa sig tillräckligt med kunskap. För nya och ovana aktörer kan det vara extra svårt att navigera bland otydliga upphandlingsdokument.

Dialogen är därför en essentiell del av upphandlingsarbetet oavsett om man är upphandlare
eller leverantör. Det är också viktigt att dessa kan hitta varandra på ett enkelt sätt.

Informationsglappet måste minska

Magnus Johansson, expert på offentlig upphandling och konkurrens på Företagarna, håller med. Enligt honom är det utifrån Företagarnas perspektiv viktigt att få in fler företag i offentlig upphandling. Magnus menar att det är hårda krav, otydliga specifikationer och bökig administration som tenderar att skrämma bort många företag. Dessutom lever många företag i villfarelsen att det är svårare att delta i offentliga upphandlingar än det egentligen är, ofta beroende på informationsglapp, vilket tydliggör problemet ytterligare. Om fler företag deltar i offentlig upphandling ökar konkurrenskraften vilket leder till bättre kvalitet i leveranserna och till bättre prissättning.

Jag ser att vi behöver ta ett steg mot en framtid där det förs en aktiv dialog inför upphandlingen och under avtalstiden mellan professionella köpare och säljare. Enligt min mening bör vi accelerera på den förändring som den senaste tiden skett på den offentliga marknaden där vi går från en tid av reaktiv och begränsad dialog till en mer proaktiv dialog med mer fokus på affärerna. Mer och mer tydligt är att de bästa upphandlarna idag är de som har just aktiva dialoger med företagen både före, under och efter upphandlingen är klar.

Med hjälp av digitala plattformar, likt Mercells Leverantörsregister, kan vi tillföra rätt verktyg till både köpare och säljare så att de på ett enkelt sätt kan hitta varandra. Det ger bägge aktörer en möjlighet att föra en aktiv dialog och delge varandra den information som behövs inför upphandlingen och som leder till bästa möjliga upphandling och affär. Lägg därtill att denna typ av lösning kan minimera problematiken med otillåtna direktupphandlingar, vilket enligt Konkurrensverket är en av de värsta överträdelserna på upphandlingsmarknaden.

Den ökade konkurrensen och aktiva dialogen mellan upphandlare och leverantörer är något vi alla tjänar på. Inte minst är det viktigt då dåligt skötta upphandlingar drabbar skattebetalarna på sista raden. Ett sundare upphandlingsklimat är en win-win för alla.