Snabbare och billigare bokslut kontra stress och kvalitet i boksluten

Kraven på minskade kostnader för administrationen i företag ökar varje år samtidigt som kraven på snabbhet ökar. Min erfarenhet är att personalen på administrationen har minskat med ca 50% under en period om ca 15 år. Enbart min egen högst ovetenskapliga uppskattning baserat på de kunder jag haft och har. Samtidigt har produktionssystemen ökat funktionaliteten och integrationen och tagit över delar av de manuella arbetsmomenten inom administrationen. Elektronisk hantering av leverantörsfakturor, tidstyrningssystem och andra system som överfört manuella arbetssätt till elektroniskt styrda arbetsflöden.

Med minskat antal personer som ska göra avstämningar av konton ökar stressen i boksluten och vad händer med kvaliten? Många konton förblir oavstämda vid de interna boksluten under året och det kommer överraskningar vid årsbokslutet. Ofta löses detta med generella avsättningar för att ha lite reserver för överraskningar. Här kommer stressen fram och kvaliten på boksluten där stress och tidsbrist styr, blir därefter.

Trots alla nya system som minskar administrationen så har jag inte sett till några system som förenklar och effektiviserar arbetet i bokslutsarbetet. Avstämningar utförs av medarbetarna på ekonomiavdelningen och dokumenteras förhoppningsvis ordentligt. Ofta sparas dokumentationen i pärmar som finns lagrat hos medarbetarna. Det är inte alltid så lätt att kontrollera materialet utan det fordras en kontakt med personen som utfört avstämningen för att få tillgång till rätt avstämning och få den förklarad hur varje underlag hänger ihop med de öppna poster som finns. Tillgängligheten är alltså inte den bästa och inte heller enhetligheten. Ansvarig för bokslutet har som uppgift att kontrollera utgående balans med gjorda avstämningar och denna arbetsuppgift utförs med en visuell granskning mellan kontobalanser och någon form av manuell lista - hur ser det ut hos er?

När vi började specificera funktionaliteten i Miagor Suite var det från önskemål från en VD i ett bilhandelsföretag. Han kände sig osäker i de avstämningar som var gjorda, resultatet fladdrade mellan perioderna och ofta kom det överraskningar. Han ville se alla avstämningar elektroniskt och låta datorn utföra kontrollen om utgående balans överensstämde med avstämningar. Samtidigt ville han att avstämningar skulle gå att göra med automatik i största möjligaste mån. Därtill kommer ett antal krav som exempelvis olika periodicitet på avstämningar, kontroll och attest, samt möjlighet att koppla underlag till avstämning och öppna poster, etc.

Vår marknadsundersökning gav som resultat att det fanns en del system som gjorde delar av den specifikation som vi tagit fram, men det fanns inget system som klarade av helheten. Samtidigt var alla som hörde om vårt projekt mycket positiva. Så då började vi...

Det ska bli intressant och se om vår produkt Miagor Suite kan bidra till att öka effektiviteten, minska stressen och öka kvaliteten i främst de interna periodboksluten, men även i årsboksluten.