​Hur Asset Management och inventering av IT-tillgångar stärker företaget

Ett företag består av mängder med IT-tillgångar, allt från enheter, hårdvara och programvara till licenser. Ju större företaget blir, desto troligare ökar även antalet IT-tillgångar. Att ha full koll på IT-tillgångarna lönar sig på flera plan, det kan bland annat generera i minskade IT-kostnader, lägre IT-risker och allmänt bättre insyn i vad organisationen besitter IT-mässigt. Det är här som IT Asset Management, eller ITAM, kommer in i bilden. ITAM är en sorts inventering av företagets IT-tillgångar som kan skapa ett bättre flöde i såväl ärendehantering som i affärssystemet i stort.

Att komma igång

ITAM handlar inte om att IT-avdelningen ska genomgå och granska företagets IT-tillgångar, utan det är snarare ett helhetsarbete som kan ske inom ett visst program, projekt eller en process. Hela företaget och dess avdelningar är i behov av ITAM, såväl IT-avdelningen som ekonomi, HR, inköp, juridik och så vidare. Mer eller mindre alla, med andra ord. ITAM har en stor räckvidd när det kommer till åtgärdstagande, exempelvis för att återta outnyttjade licenser, hålla koll på uppdateringar eller ha en support med ett optimalt ärendehanteringssystem. Inom ITAM är sammanställning, bevakning, rapportering och åtgärdande centrala steg.

Steg 1: Sammanställning

Det första steget inom ITAM är sammanställning av IT-tillgångarna. Att logga IT-tillgångar manuellt, exempelvis i Excel eller liknande kalkylark, kan vara otroligt tidskrävande och opraktiskt. Ett desto smidigare tillvägagångssätt är att använda sig av en programvara med ett inbyggt verktyg, vilket gör ITAM till en mer automatiserad process. Utifrån företagets strukturer och behov avgör ni om ni ska logga samtliga enheter, hårdvaror, licenser och liknande tillgångar, eller enbart dem som har relevans för projektet eller avdelningen. Generellt sett är det bra att vara grundlig. När det kommer till ITAM är IT-riskerna betydligt större om företaget har för lite koll och insyn än för mycket. Om det trots detta finns något som ni anser inte är tillräckligt viktigt att logga eller som inte kräver det, så finns det inget som hindrar er från att utelämna det.

Steg 2: Bevakning

Efter sammanställning av IT-tillgångarna är nästa steg att bevaka dem, exempelvis för uppdateringar, korrigeringar, reparationer eller ersättningar. Om även detta sker automatiserat genom programvaran sparar ni återigen tid. När ni har en överblick över IT-tillgångarna och kan identifiera behov genom er bevakning, så finns stora chanser för såväl besparingar och riskreducering som produktivitetsökning och effektivisering.

Steg 3: Rapportering och åtgärdande

Vad kan ni göra mer med er inventering av IT-tillgångarna? Med en heltäckande bild är det enklare att rapportera till chefer, ledningsgrupp, moder- och systerbolag eller andra aktörer när det behövs. Frågor som kan komma att kräva svar är exempelvis lagersaldo av enheter, vilken modell som enheterna är, eventuella reparationsbehov, kommande licensförnyelser och mer därtill. Med en sammanställning genom automatiserad programvara besvaras dessa frågor betydligt enklare och snabbare än vid manuell och, framför allt, utebliven sammanställning. Tack vare ITAM har ni dessutom möjlighet att föreslå åtgärder och förändringar som ni anser bör genomföras utifrån era inventarier. Detta kan i sin tur leda till väsentliga besparingar för företaget.